Wie jedes Jahr, steht nach dem Winter der Frühjahr mitten im Raum. Mit ihm kommen nicht nur mehr Sonne und bunte Wiesen, sondern auch der bekannte Frühjahrputz. Ob zu Hause, im Auto oder auf der Arbeit, alles wird vom Winterstaub befreit und wieder an Ort und Stelle gerückt. Hat es bei Haus und Auto besonders einen optischen Mehrwert, kann ein organisierter und sortierter Schreibtisch bares Geld wert sein. Zu den Vorteilen eines aufgeräumten Arbeitsplatzes zählen neben der höheren Arbeitseffizienz auch eine gesteigerte Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Teams. Denn wer möchte nicht gerne in ein aufgeräumtes Zimmer kommen.

Das übliche Chaos.

Doch wo beginnt man am besten mit der Arbeit und was macht ein organisiertes Büro überhaupt aus? Da wir diese Frage häufig von unseren Kunden gestellt bekommen, haben wir nun hier unsere vier Hauptpunkte für ein gutes Büromanagement zusammengetragen. Befolgt man diese einfachen Punkte, hat man schon die ersten großen Schritte zu einen ordentlichen Büro hinter sich.

#1 So wenig wie nötig, so viel wie möglich!

Ein Häufiges Hindernis zum effizienten Arbeiten, stellen zu viele unnötige Arbeitsmaterialien auf dem Schreibtisch dar. Überlegen Sie sich auf was Sie jederzeit zugreifen müssen. Nur diese Materialien haben langfristig etwas auf ihrem Schreibtisch verloren. Bei den meisten Unternehmen sind das Telefon, Computer und EINE Notizmöglichkeit. Um persönlichen Präferenzen gerecht zu werden können Sie ihr Schreibtischmaterial natürlich noch mit Kalender, Fotos oder Blumen individualisieren. Limitieren Sie sich hier jedoch auf maximal fünf ausgewählte Gegenstände. Alle restlichen Gegenstände verschwinden unter oder in den Schreibtisch. Hier ist wichtig, dass auch dabei jedem Objekt ein fester Platz zugewiesen wird.

#2 Planung ist das halbe Leben

Damit man schnell und einfach einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen erhält, ist es besonders wichtig alle Informationen schnell und zuverlässig zur Verfügung zu haben. Bringen Sie deshalb ihre Termine, Aufgaben und Projekte in eine klare und eindeutige Struktur. Diese muss für jeden Mitarbeiter klar ersichtlich sein und im Optimalfall auch noch projektübergreifend funktionieren. Hierbei helfen verschiedene (Büro-)Managementsysteme wie orgavision oder Nozbe. Diese unterstützen sie dabei den Überblick zu behalten, Abläufe festzulegen und Prioritäten zu setzen.

#3 Suchen und Finden!

Um den Dokumenten-Chaos in einem Büro Herr zu werden, gibt es die unterschiedlichsten Hilfsmittel. Man kann mit verschiedenen Ablagen, Farben und Ordnern arbeiten. Unsere Empfehlung ist hier immer ein einheitliches System für das ganze Büro zu entwickeln und dieses dann konsequent durchzuziehen. Zu den besten Tipps mit Ordner zählt ein diagonaler Farbstreifen auf dem Rücken des Ordners, so dass man Ordnergruppen und die Position des Ordner innerhalb der Gruppe schnell und einfach identifizieren kann. Weiter kann man sich über dynamische oder virtuelle Ordnersysteme organisieren, wenn man bereit ist, den klassischen dicken und unhandlichen Ordnern den Rücken zu kehren.

#4 Jeder spielt das gleiche Spiel!

Dieser Tipp zählt zu den wichtigsten, denn jedes noch so gute Büromanagementsystem scheitert dann, wenn nicht alle mitziehen. Deshalb ist es wichtig, dass alle beteiligten Teammitglieder am Schaffungsprozess der Büroordnung beteiligen. So kann später besser garantiert werden, dass auch jeder das System benutzt und die neu geschaffene Ordnung von langer Dauer ist. Hilfreich ist es hier auch die Strukturen festzuhalten, so dass neue Mitarbeiter schnell in das System eingearbeitet werden können.

Einen ausführlicheren Artikel zu dem Thema Büromanagement und -organisation werden wir in Kürze auch offline veröffentlichen. Wo genau dieser Artikel erscheint, wird natürlich auch hier auf dem Blog angekündigt.

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