Jedes Unternehmen kann sein Produkt vertreiben. Unabhängig davon, ob es sich bei dem Produkt um eine Dienstleistung oder um materielles Gut handelt, können die meisten Unternehmen ihr Produkt auch ordentlich herstellen. Das ist der Grund, wieso unterschiedliche Firmen auf einem Markt mit den gleichen oder sehr ähnlichen Produkten konkurieren. Auf diesem Märkten gibt es jedoch immer die ein oder andere Firma, die erfolgreicher als alle anderen ist. Nach Simon Sinek gibt es dafür einen eindeutigen Grund: Diese Firmen können für sich selbst und ihre Kunden eine wichtige Frage beantworten. „Warum? Warum genau gibt es unser Unternehmen?“

Seiner Theorie nach müssen sich Unternehmen stets drei verschiedene Fragen stellen und die Antworten auf diese Fragen den potenziellen Kunden kommunizieren. Im „Golden Circle“ hat er diese drei Fragen veranschaulicht. Simon Sinek ist sich sicher, dass die meisten Firmen genau wissen „Was“ (What) sie tun und „Wie“ (How) sie es tun. Sie wissen zum Beispiel was für ein Produkt sie herstellen und sie wissen auch wie sie das tun, das „Warum“ (Why) ist ihnen jedoch unbekannt. Solange ein Unternehmen dieses „Warum“ nicht klar kennt, kann es dieses nicht für seine Komunikation verwenden. Somit kann die Identität des beworben werden und das Unternehmen ist laut Simon Sinek weniger erfolgreich.

Der „Golden Circle“ nach Simon Sinek.

Was bedeutet „Warum“?

Bei dem „Warum“ einer Firma, geht es nicht um den Profit oder Umsatz eines Unternehmens, sondern um die Identität des Unternehmens. Denn dadurch kauft der Kunde nicht nur das Produkt, sondern auch ein Gefühl der Marke mit dazu. Das eigendtliche Produkt, der „Was“ Teil, rückt bei der Kaufentscheidung in den Hintergrund. Der Kunde stillt gleichzeitig auch ein tief verankertes biologisches Bedürfnis nach einem Sinn in seinem Handeln. Somit bindet man sein Klientel an die Identität der Marke und nicht nur an ein Produkt. Dafür muss der Kunde jedoch wissen, welche Motivation steckt hinter dem Unternehmen und wofür steht es ein. Aus welchem Grund wurde mit der Produktion begonnen und woran glaubt die Firma. Dieser innerste Kern, die Identität, muss dem Unternehmen in seiner gesamtheit bewusst werden, damit es eine Marke ausbilden kann.

Kommunikation nach Innen

Wie bei den meisten Kommunikationstechniken ist es auch hier wichtig, dass die Botschaft nicht nur nach außen an die Welt, sondern in erster Linie auch nach innen im Unternehmen, weitergegeben wird. So sollten die einzelnen Mitarbeiter sich mit dem „Warum“, der Motivation, des Unternehmens identifizieren. Erst dadurch kann es bei der Tätigkeit zu einer intrinsischen Motivation kommen. Diese sorgt dann dafür, dass die Mitarbeiter eigenständiger und Motivierter ihrer Arbeit nachgehen. So transportieren sie das gelebte „Warum“ an die Kunden weiter und das gesamte Potenzial des Unternehmens kommt zur Geltung. Weiter verbessert sich auch das Arbeitsklima und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da sie sich neben dem „Wie“ und „Was“ nun auch mit dem essentiellen „Warum“ Teil identifizieren.

Kommunikation nach Außen

Neben der Kommunikation nach innen, ist die Identität eines Unternehmens auch bei der Außenkommunikation wichtig. Die meisten Firmen Kommunizieren in erster Linie nur „Was“ und „Wie“ sie etwas Produzieren. So weiß der Kunde zwar, welches Produkt mit welcher Verarbeitung er erhält. Für eine rein rationale Person reichen diese beiden Informationen auch schon aus. Um jedoch die innersten Bedürfnisse nach einem Sinn zu stillen benötigen sie noch das „Warum“. Erst wenn alle drei Komponenten zusammenfließen ergibt sich für den Kunden ein rundes Gesamtbild des Produktes.

Hierbei ist es jedoch wichtig in welcher Reihnfolge das Produkt kommuniziert wird. Beginnt man mit dem „Was“ Teil und Arbeitet sich zum „Warum“ vor, bekommt der Kunde die Informationen in der falschen Reihnfolge und es fehlt ihm bis zuletzt ein Puzzelstück. Ein Beispiel:
„Unser Produkt besteht aus den besten Materialien damit es das Leben einfacher machen kann“
Beginnt man jedoch bei dem „Warum“ und arbeitet sich zum „Was“ vor, spricht man von anfang an das innerste Bedüfnis des Kunden an. Dafür muss man das Beispiel von gerade nur etwas umstellen:
„Damit dir das Leben einfach gemacht wird, haben wir aus den besten Materialien dieses Produkt für sie erschaffen.
Erst dann erreicht man den Kunden und kann zu einem erfolgreichen Unternehmen heranwachsen.

Aufgrund des anhaltenden Wirtschaftswachstums wachsen und gedeihen auch immer mehr Unternehmen. Dabei stehen viele Inhaber vor Herausforderungen, die ihnen meist erst zu spät bewusst werden. So muss nach Larry E. Greiner bei einemen wachsenden Geschäft stetig die Unternehmensstrukturen angepasst werden. Erst dann kann ein Unternehmen bei stetigem Wachstum gleichbleibende Erfolge erziehlen. Ist man sich dessen nicht bewusst häufen sich mit der Zeit immer weitere strukturelle und koordinative Probleme an. Diese führen häufig zu einem schlechteren Arbeitklima von dem Mitarbeiter und Führungspersonen gleichermaßen betroffen sind. In Folge dessen sinken häufig die Einnahmen, was wiederum zu einer verschlechterung des Arbeitsklimas führt. Somit steigt der Leidensdruck innerhalb der Firmen kontinuierlich. Gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlen genau in diesen Situationen die wirtschaftlichen Mittel, um sich bei den nötigen Prozessen fachlich beraten zu lassen.

Chaos im Unternehmen.

Um Firmen bei der Finanzierung für eine ordentliche Beratung unterstützen zu können wurde vom Bund die Initiative „Neue Qualität der Arbeit“ ins Leben gerufen. Diese Initiative fördert seit 2002 mit verschiedensten Programmen die Qualität am Arbeitsplatz. Mit dem Förderprogramm unternehmensWert:Mensch gibt es für Unternehmen die Möglichkeit bei der Finanzierung von Beratungsprojekten unterstützung zu erhalten. im Idealfall kann sich ein Unternehmen bis zu 80% der entstandenen Beratungskosten wieder zurückholen. So kann soll sicher gestellt werden, dass der Leidensdruck innerhalb von Unternehmen nicht aufgrund fehlender Mittel unnötig hoch ist. Die Förderung läuft jedoch in naher Zukunft aus und bisher gibt es noch keine adequate Nachfolgeförderung. Deshalb können nur noch bis Ende Oktober 2019 unterschiedliche Projekte im Berach der Unternehmensberatung angemeldet werden. Gerade kleine Unternehmen sollten hier noch einmal die Möglichkeit für Professionelle Beratung ergreifen. Bei ihnen können in den meisten Fällen die vollen 80% der anfallenden Kosten zurückerstattet werden. So kann das Arbeitsklima innerhalb des Unternehmens gefördert werden und gleichzeitig steigt damit auch die Produktivität des gesamten Betriebs. Es geht hier nicht nur darum schwarze Zahlen zu schreiben, sondern auch um die Zufriedenheit der Mitarbeiter und um den gesellschaftlichen Beitrag von Unternehmen. Deswegen ist ein Projekt mit unternehmensWert:Mensch keine kleine Kurzzeitmaßnahme. Über mehrere Wochen oder Monate hinweg wird professionelle Begleitung durch erfahrene und lizensierte Berater ermöglicht. So können mehrere knifflige Themen angegangen werden, ohne den begrenzten finanziellen und zeitlichen Rahmen der Mitarbeiter und Führungskräfte zu sprengen.

Wir von coduco haben zusammen mit unseren Kunden bisher sehr positive Erfahrungen mit der finanziellen Unterstützung durch dieses Förderprogramm sammeln können. Deshalb empfehlen wir unternehmensWert:M gerne an die unterschiedlichsten Unternehmen weiter. Für weitere Informationen erreichen Sie uns per Telefon oder über unser Kontaktformular.

Jedes Unternehmen kann wachsen und dann ändern sich auch die Strukturen innerhalb des Unternehmens. Deshalb sollte man als Unternehmer immer ein Auge auf die aktuelle Größe des Unternehmens haben. Wie man die Übergänge zwischen den Phasen dieses Unternehmenswachstums überwinden kann und worauf es in den einzelnen Phasen ankommt, zeigen wir im Folgendem. Angelehnt an die Greiner Kurve, von Larry E. Greiner, haben wir für die verschiedenen Wachstumsphasen ein Modell entwickelt. Im Folgenden werden die ersten drei Wachstumsstufen vorgestellt und ihre Stärken sowie Grenzen aufgezeigt. Eine detaillierte Beratung gibt es während unserer Seminartermine oder im direkten Kontakt mit uns.

Die einzelnen Wachstumsphasen eines Unternehmens.

Pionierphase
Am Anfang eines jeden Unternehmens steht die Idee einer Einzelperson oder einer kleinen Gruppe. Diese Idee wird von allen Beteiligten gleichermaßen verfolgt und man stößt in unbekannte Gebiete vor. In dieser Phase gehen die verschiedenen Mitglieder noch kaum spezialisiert ihrer Arbeit nach und legen so den Grundstein für ein funktionierendes Unternehmen. Jeder kennt die Abläufe des jeweils anderen und kann bei Engpässen und Hürden aushelfen. Das Team besteht somit aus Allroundern, die in vielen unterschiedlichen Bereichen Kompetenzen aufweisen.

Am Ende der Pionierphase steht dann die Führungskrise. Hierbei wächst das Team so weit an, dass es für einzelne Bereiche schon Spezialisten gibt. Diese können nur noch schwierig bei Engpässen und Hürden aushelfen. So werden die alteingesessenen Allrounder mit Organisatorischen Aufgaben überfordert. Um diese Krise zu überwinden müssen neue Arbeitsstrukturen und -mechanismen geschaffen werden.

Direktive Phase
Um die Führungskrise zu überwinden, müssen abteilungsähnliche Strukturen geschaffen werden. Unter der Führung der schon länger im Unternehmen arbeitenden Allrounder können die neuen Spezialisten ihr volles Potenzial entfalten. Die Allrounder können sich gegenseitig noch unterstützen und bei Engpässen aushelfen. Diese grobe Aufteilung bedeutet jedoch auch, dass es zwar schon erste klare Arbeitsbereiche gibt, diese aber nicht mit einer komplett autonomen Führungskraft besetzt sind. So wird bei einem weiteren Wachstum der Workload für die Allrounder immer größer, da sie weiterhin über alle Vorgänge im Unternehmen bescheid wissen müssen.

Am Ende der Direktiven Phase stellt meist die höchste Führungsperson einen Flaschenhals dar, da niemand autonom Entscheidungen treffen kann und alle auf das Urteil der Geschäftsführung angewiesen sind. Alle Entscheidungen werden, zum Teil nur aus Gewohnheit, durch die Leitung abgesegnet. In der sogenannten Autonomiekrise wird das Unternehmen immer handlungsunfähiger und neue Wege müssen beschritten werden.

Delegationsphase
Damit das Unternehmen seine Handlungsfähigkeit wieder zurück erlangt muss die höchste Führungsperson einen Teil der Entscheidungsgewalt abgeben. Aus den abteilungsähnlichen Strukturen müssen abgegrenzte Bereiche mit eigenständigen Leitungen und genau ausdifferenzierten Aufgaben und Zielen entstehen. Es bilden sich, je nach Unternehmenskultur, entweder klassische Abteilungen, Kreise oder Teams. Klare Kommunikationsstrukturen werden entwickelt, so dass Entscheidungen innerhalb der neu festgelegten Bereiche weitergegeben werden können. So kann der Workload gut unter den einzelnen Führungspersonen aufgeteilt werden und das Unternehmen kann weiter wachsen.

Am Ende der Delegationsphase entsteht jedoch ein so enormer Kommunikationsbedarf über die Abteilungen hinweg, dass die einzelnen Leitungspersonen die ganzen Informationen nicht mehr untereinander weitergeben können. Die Kommunikationskanäle sind überlastet. Man spricht hier von der Kontrollkrise. Diese kann jedoch wiederum durch das Schaffen von neuen Strukturen und Abläufen beseitigt werden, wenn dabei die neue Unternehmensgröße berücksichtigt wird.

Gerade für Unternehmen, die jetzt gerade merken, dass sie an einem bestimmten kritischen Punkt ihres Wachstums angekommen sind, ist die genaue Analyse sowie fachmännische Betreuung der damit zusammenhängenden Prozesse ein wichtiger Schritt für weiteres gesundes Wachstum und ein gutes Miteinander. Der Leidensdruck ist vermutlich schon fühlbar. Vielleicht sind schon teure Fehler passiert und professionelle Beratung stellt eine zusätzliche finanzielle Belastung dar. Um aber eben diesen Firmen die Möglichkeit für eine zielführende Beratung zu geben, gibt es das Programm unternehmenswert:Mensch. Hierbei handelt es sich um eine Aktion des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales und des Europäischen Sozialfonds. Je nach Unternehmensgröße können bis zu 80% der Kosten übernommen werden. Wir haben in den letzten Jahren gute Erfahrungen mit dem Förderprogramm gesammelt und können es noch bis Ende Juni an Neuaufträge weitervermitteln. Für weitere Informationen über Fördermöglichkeiten sprechen Sie uns einfach an.


Am 1. Mai wird mit dem Tag der Arbeit an die globalen Demonstrationen zur Durchsetzung der 8 Stunden Woche gedacht. Auch heute gibt es deutschlandweit wieder Demonstrationen, bei denen Arbeitnehmer ihrem Unmut Luft verschaffen. Unmut, der an einigen Arbeitsplätzen durch schwerfällige Strukturen und Abläufe hervorgerufen wird, die dringend überarbeitet werden müssen. Hierbei spielen häufig eine Vielzahl von kleinen Faktoren zusammen, die das tatsächliche Potenzial von Unternehmen hemmen. Weil das Thema sehr vielfältig ist und oft schon kleine Verbesserungen in den bestehenden Abläufen und Strukturen helfen, befassen wir uns damit in den nächsten Beiträgen. Für einen tieferen Einblick bieten wir ab Herbst wieder unsere Seminarreihe an. Für weitere Informationen nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Kommunikationswände abbauen und gemeinsam an Lösungen arbeiten. (Bild von Free-Photos auf Pixabay)

Meetings- und Kommunikationsstrukturen
Ein Knackpunkt sind mangelnde oder fehlende Meetings- und Kommunikationsstrukturen. Diese zu verbessern hilft nicht nur bei unternehmensinternen, sondern auch bei externen Treffen und Gesprächen. Neben einer schnellen und geregelten Kommunikation können so auch Verständigungsprobleme und mögliche Fehlerquellen schnell ausgeschlossen und umgangen werden.

Eine fehlende oder unpassende Kommunikationsstruktur, ist wie eine Wand zwischen einzelnen Abteilungen. Gibt es beispielsweise einen Informationsaustausch zwischen Verkauf und Fertigung sind diese beiden Abteilungen die Kommunikationsorgane. Der Mailverkehr, das Telefongespräch oder der persönliche Kontakt sollten hier Wege sein, auf welchen Informationen von einer Seite zur anderen weitergegeben werden. An solchen Wegen kann durch verschiedene Störfaktoren ein verringerter Informationsfluss entstehen, so dass wichtige Nachrichten nicht mehr oder nur fehlerhaft von der einen in die andere Abteilung weitergegeben werden. Durch Frust, weil die ganzen Gespräche ja doch nichts helfen, wird die Kommunikation dann verringert und es entsteht eine Kommunikationswand. Die Symptome verschlimmern sich weiter, es entstehen noch mehr Fehler und Unklarheiten und auch persönliche Beziehungen mit den Kollegen leiden vermehrt. Die Kommunikationswand wird immer höher.

Ein gängiges Vorgehen für eine verbesserte Kommunikationsstruktur ist es deshalb, diese Wände ausfindig zu machen und mit allen beteiligten Organen daran zu arbeiten, diese abzubauen und durch Wegen zu ersetzen. Ergebnisse solcher Verbesserungen können sehr verschieden sein. Beispielsweise könnte ein gemeinsamer Definitionskatalog für verschiedene wichtige Begriffe erstellt werden, damit alle Beteiligten dasselbe Vokabular verwenden. Es kann aber auch das Umstellen auf einen komplett neuen Kommunikationsweg bedeuten. Neue Meeting Formate können eingeführt werden oder die Beteiligten können entscheiden, dass in Zukunft immer ein neutraler Moderator dabei sein muss. Wie die Kommunikationswand abgebaut werden kann, hängt dabei von der Problemstellung ab. Es geht darum herauszufinden, was in der aktuellen Situation eine Verbesserung herbeiführt.

Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die sich gerade im Wachstum befinden, verändern sich stets die Anforderungen an die vorhandenen Kommunikationswege. Diese müssten eigentlich mit der Unternehmensgröße mitwachsen und sich den neuen Gegebenheiten anpassen. Wenn sich die Kommunikationswege adäquat weiterentwickeln, und so eine verbesserte Meetings- und Kommunikationsstruktur entsteht, kann das zu einer Steigerung des Umsatzes und einem besseren Arbeitsklima für alle Abteilungen führen.

Gerade für Unternehmen, die jetzt gerade merken, dass die Kommunikationswände immer höher werden, ist die genaue Analyse sowie fachmännische Betreuung der damit zusammenhängenden Prozesse ein wichtiger Schritt für weiteres gesundes Wachstum und ein gutes Miteinander. Der Leidensdruck ist vermutlich schon fühlbar. Vielleicht sind schon teure Fehler passiert und professionelle Beratung stellt eine zusätzliche finanzielle Belastung dar. Um aber eben diesen Firmen die Möglichkeit für eine zielführende Beratung zu geben, gibt es das Programm unternehmenswert:Mensch. Hierbei handelt es sich um einen Fördertopf der durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds gefördert wird. Je nach Unternehmensgröße können bis zu 80% der Kosten übernommen werden. Wir haben in den letzten Jahren gute Erfahrungen mit dem Förderprogramm gesammelt und können es noch bis Ende Juni an Neuaufträge weitervermitteln. Für weitere Informationen über Fördermöglichkeiten sprechen Sie uns einfach an.

Wie jedes Jahr, steht nach dem Winter der Frühjahr mitten im Raum. Mit ihm kommen nicht nur mehr Sonne und bunte Wiesen, sondern auch der bekannte Frühjahrputz. Ob zu Hause, im Auto oder auf der Arbeit, alles wird vom Winterstaub befreit und wieder an Ort und Stelle gerückt. Hat es bei Haus und Auto besonders einen optischen Mehrwert, kann ein organisierter und sortierter Schreibtisch bares Geld wert sein. Zu den Vorteilen eines aufgeräumten Arbeitsplatzes zählen neben der höheren Arbeitseffizienz auch eine gesteigerte Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Teams. Denn wer möchte nicht gerne in ein aufgeräumtes Zimmer kommen.

Das übliche Chaos.

Doch wo beginnt man am besten mit der Arbeit und was macht ein organisiertes Büro überhaupt aus? Da wir diese Frage häufig von unseren Kunden gestellt bekommen, haben wir nun hier unsere vier Hauptpunkte für ein gutes Büromanagement zusammengetragen. Befolgt man diese einfachen Punkte, hat man schon die ersten großen Schritte zu einen ordentlichen Büro hinter sich.

#1 So wenig wie nötig, so viel wie möglich!

Ein Häufiges Hindernis zum effizienten Arbeiten, stellen zu viele unnötige Arbeitsmaterialien auf dem Schreibtisch dar. Überlegen Sie sich auf was Sie jederzeit zugreifen müssen. Nur diese Materialien haben langfristig etwas auf ihrem Schreibtisch verloren. Bei den meisten Unternehmen sind das Telefon, Computer und EINE Notizmöglichkeit. Um persönlichen Präferenzen gerecht zu werden können Sie ihr Schreibtischmaterial natürlich noch mit Kalender, Fotos oder Blumen individualisieren. Limitieren Sie sich hier jedoch auf maximal fünf ausgewählte Gegenstände. Alle restlichen Gegenstände verschwinden unter oder in den Schreibtisch. Hier ist wichtig, dass auch dabei jedem Objekt ein fester Platz zugewiesen wird.

#2 Planung ist das halbe Leben

Damit man schnell und einfach einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen erhält, ist es besonders wichtig alle Informationen schnell und zuverlässig zur Verfügung zu haben. Bringen Sie deshalb ihre Termine, Aufgaben und Projekte in eine klare und eindeutige Struktur. Diese muss für jeden Mitarbeiter klar ersichtlich sein und im Optimalfall auch noch projektübergreifend funktionieren. Hierbei helfen verschiedene (Büro-)Managementsysteme wie orgavision oder Nozbe. Diese unterstützen sie dabei den Überblick zu behalten, Abläufe festzulegen und Prioritäten zu setzen.

#3 Suchen und Finden!

Um den Dokumenten-Chaos in einem Büro Herr zu werden, gibt es die unterschiedlichsten Hilfsmittel. Man kann mit verschiedenen Ablagen, Farben und Ordnern arbeiten. Unsere Empfehlung ist hier immer ein einheitliches System für das ganze Büro zu entwickeln und dieses dann konsequent durchzuziehen. Zu den besten Tipps mit Ordner zählt ein diagonaler Farbstreifen auf dem Rücken des Ordners, so dass man Ordnergruppen und die Position des Ordner innerhalb der Gruppe schnell und einfach identifizieren kann. Weiter kann man sich über dynamische oder virtuelle Ordnersysteme organisieren, wenn man bereit ist, den klassischen dicken und unhandlichen Ordnern den Rücken zu kehren.

#4 Jeder spielt das gleiche Spiel!

Dieser Tipp zählt zu den wichtigsten, denn jedes noch so gute Büromanagementsystem scheitert dann, wenn nicht alle mitziehen. Deshalb ist es wichtig, dass alle beteiligten Teammitglieder am Schaffungsprozess der Büroordnung beteiligen. So kann später besser garantiert werden, dass auch jeder das System benutzt und die neu geschaffene Ordnung von langer Dauer ist. Hilfreich ist es hier auch die Strukturen festzuhalten, so dass neue Mitarbeiter schnell in das System eingearbeitet werden können.

Einen ausführlicheren Artikel zu dem Thema Büromanagement und -organisation werden wir in Kürze auch offline veröffentlichen. Wo genau dieser Artikel erscheint, wird natürlich auch hier auf dem Blog angekündigt.