Nach jeder Ansprache gibt es neue Informationen und Empfehlungen. Immer wieder ändern sich rechtliche Vorgaben und Hygiene- und Verhaltenstipps sind zahlreich. Diese Woche ist plötzlich etwas Pflicht, das letzte Woche noch gar nicht relevant war.
In diesem Artikel möchten wir kurz darüber sprechen, wie wir und andere Unternehmen mit der Informationsflut und den ständigen Änderungen umgehen.
Für uns ergeben sich aus dieser Situation vor allem drei Schwierigkeiten:

  1. Aktuelle Informationen erhalten
  2. Darauf basierend Maßnahmen entwickeln
  3. Notwendige Maßnahmen an alle Beteiligten kommunizieren

Wir möchten auf diese Problematik gerne konkret eingehen und deswegen etwas Kontext liefern. Dementsprechend möchten wir das Unternehmen Care Concept kurz vorstellen, welches uns zu diesem Artikel inspiriert hat. Dadurch möchten wir es anderen Lesenden außerdem ermöglichen, sich mit uns und Care Concept zu vergleichen, um abzuschätzen wie sie die Informationen aus diesem Artikel verwenden können. Vielleicht passt es eins zu eins, vielleicht sind jedoch Anpassungen nötig, da unsere Lesenden aus ganz unterschiedlichen Branchen kommen und zu Unternehmen verschiedenster Größe und Organisationsform gehören.

Über die Care Concept AG

Die Care Concept AG mit Sitz in Bonn ist seit 1999 Partner für internationale Krankenversicherungen im Ausland. Der Schwerpunkt des Angebots liegt im Bereich Krankenversicherung für kurz- bis mittelfristige Aufenthalte für Ausländer in Europa, Deutsche im Ausland und Reisende weltweit. Das Unternehmen bietet Versicherungslösungen für Geschäftsreisende, Expatriates, Sprachschüler, Studenten, Saisonarbeiter, Au-pairs und Privatreisende. Bausteine wie Assistance, Haftpflicht- und Unfallversicherung runden das Angebot ab.
Derzeit beschäftigt das Unternehmen 116 Mitarbeiter, davon 15 Auszubildende sowie fünf weitere Mitarbeiter in seiner Tochtergesellschaft „Care Concept Consulting & Services“ in Shanghai. 2017 wurde die Care Concept AG vom renommierten „Great Place to Work“-Institut als einer der besten Arbeitgeber Deutschlands ausgezeichnet.
Die Unternehmenskultur der Care Concept AG ist geprägt von Werten wie Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit und Qualität im verantwortlichen und wertschätzenden Umgang mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern.

Aktuelle Informationen erhalten

Bei coduco haben wir den Eindruck, dass wir es ganz gut schaffen über die uns betreffende Neuigkeiten informiert zu bleiben. Eine wichtige Stellschraube dabei bilden unsere regelmäßigen Teambesprechungen. Im Artikel Homeoffice haben wir berichtet, dass wir täglich für ein paar Minuten telefonieren, um uns über Neuigkeiten auszutauschen, unserer Arbeitsweise anzupassen und unseren Tag zu planen. Mittlerweile haben wir die Frequenz verringert und treffen uns zweimal pro Woche, die Inhalte sind jedoch gleichgeblieben. Da jeder von uns sich über andere Kanäle informiert und andere Schwerpunkte hat, können wir durch einen kurzen Austausch ein breites Spektrum an Informationen zusammentragen. Was wir für Informationskanäle benutzen und wie wir mit Leichtigkeit und ohne zusätzliche Angst informiert bleiben, haben wir bereits in einem Artikel beschrieben: Über Covid-19 informiert bleiben – mit mehr Leichtigkeit

Wir denken, dass unser Vorgehen ausreichend ist für kleine Unternehmen oder einzelne kleine Teams innerhalb eines größeren Unternehmens, die schnell reagieren und sich an äußere Umstände anpassen können.
Größeren Unternehmen empfehlen wir diese Aufgabe zu formalisieren. Das bedeutet, dass es fest eingeteilte Menschen gibt, die dafür verantwortlich sind, die Nachrichten zu verfolgen und den Kontakt zu Ämtern, Beratenden und anderen Organisationen zu erhalten. In manchen Unternehmen gründen sich deswegen Corona Task Forces oder es wird ein Corona-Beauftragter benannt.

Gleichzeitig ist jetzt eine noch engere Zusammenarbeit mit Fachkräften für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragten und Betriebsärzten sinnvoll. Das gilt nicht zuletzt auch deswegen, weil es besonders gefährlich für Einzelpersonen, aber auch für Unternehmen ist, wenn mehrere Sicherheitsrisiken zusammen auftreten. In der Corona-Krise ist es für niemanden von uns hilfreich gleichzeitig auch noch einen Arbeitsunfall zu haben oder zusätzlichen, vermeidbaren Sicherheitsrisiken ausgesetzt zu werden. Nur dadurch, dass Experten, Beauftragte und Belegschaft Informationen gesammelt haben, ist es nicht getan. Die Frage ist jetzt, was auf Basis dieser Informationen geschehen muss, um Risiken zu verringern und Vorgaben einzuhalten. Das führt uns zum nächsten Abschnitt dieses Artikels.

Maßnahmen entwickeln

Letzten Endes handelt es sich beim Entwickeln von Regeln, Handlungsempfehlungen und Sicherheitsmaßnahmen um einen kreativen Prozess: Es muss überlegt werden, wie bekannte Schwierigkeiten mit vorhandenen oder leicht zu beschaffenden Ressourcen gemeistert werden können.

Den Überblick über die Anforderungen und die vorhandenen Ressourcen erhalten wir, indem wir uns umfassend informieren. Oft fallen uns dadurch schon unmittelbar Maßnahmen ein oder wir finden sogar konkrete Anleitungen und Tipps und können direkt etwas umsetzen. Manchmal läuft es jedoch etwas schleppender und wir wissen zwar, dass wir etwas tun müssen, wir wissen aber deswegen noch nicht, was wir tun müssen. Dabei können uns kreativitätsfördernde Methoden weiterhelfen, wie zum Beispiel die folgenden vier:

Brainstorming
Alle Ideen, die jemandem kommen, werden ohne Wertung an einem einzigen, zentralen Ort gesammelt. Das kann eine Mind-Map, eine Pinnwand oder ein für alle Beteiligten verfügbares Textdokument sein. Ob die Idee gut oder schlecht ist wird erst später entschieden. Jeder Beitrag ist gut und wichtig und sollte mit Respekt behandelt werden. Gegebenenfalls ist es hilfreich, die Ideen jetzt schon thematisch zu kategorisieren, um nicht den Überblick zu verlieren.  Beim Brainstorming ist Quantität wichtiger als Qualität, deswegen brainstormt man am besten zusammen. Im Gegenseitigen Austausch entstehen neue Ideen, auf die eine Einzelperson allein vielleicht nie gekommen wäre.

Wenn du einen Flaschengeist hättest, dann …

Bei dieser Methode stellen wir uns folgende Frage: Wenn ich einen Flaschengeist hätte, der mir drei Wünsche erfüllt, was würde ich mir dann wünschen? Eine solche Denkweise erlaubt uns einmal von der Realität Abstand zu nehmen und frei und unabhängig von möglicherweise begrenzenden Faktoren zu denken. Wir können idealistisch sein und unser Optimum definieren. Gleichzeitig heben wir nicht zu weit ab, da wir schließlich nur drei Wünsche haben, nicht unendlich viele.
Sind die drei Wünsche zu Papier gebracht, kann überlegt werden, was die Realität hergibt, um möglichst nah an diese drei Wünsche und an unseren Idealzustand heranzukommen.

Kopfstand
Was müssten wir tun, damit alles noch viel schlimmer wird? Bei coduco könnte das zum Beispiel so aussehen:
Wir werden die maximale Menge an Bußgeldern kassieren, weil wir uns an keine einzige Richtlinie halten. Wir erhöhen die Wahrscheinlichkeit uns anzustecken, indem wir so viele Präsenztermine wie möglich mit unseren Kunden ausmachen. Seminare und Workshops halten wir planmäßig ab und verwenden dabei Interaktionen, die es erfordern, dass Teilnehmende nah beieinanderstehen und sich an den Händen halten. Wir teilen uns die Handtücher im Bad und benutzen am Buffet die gleichen Zangen und Schöpflöffel. Abends sitzen wir alle noch gemütlich zusammen und greifen gemeinsam in dieselbe Chipstüte. Über unsere Finanzen verlieren wir schon nach wenigen Tagen den Überblick, da keiner von uns sich darum kümmert. Dementsprechend bekommen wir von staatlichen und privaten Hilfsangeboten nichts mit und nehmen diese nicht in Anspruch.
Durch diese Herangehensweise können wir uns vor Augen führen, was wir auf jeden Fall vermeiden wollen. Wir können ganz klar sagen: So machen wir das nicht! Kehren wir unser Horror-Szenario dann um, ergeben sich erste Ideen für Maßnahmen, die wir umsetzen können.

Woanders ist das Gras immer grüner
Die Idee hinter dieser Methode ist, dass wir mitunter zu anderen Unternehmen hinüberschauen, die augenscheinlich großartig mit der Krise umgehen. Wir fragen uns dann: Wieso ist das Gras bei denen grüner? Was machen sie anders? Was gefällt mir an deren Vorgehen? Unsere Erkenntnisse versuchen wir dann für unser eigenes Vorgehen zu nutzen.

Viele Kreativitätsmethoden kann man auch gut online durchführen. Dafür können Chats oder Videokonferenzen genutzt werden oder man kann in einem geteilten Dokument arbeiten. Besonders visuell ansprechende Möglichkeiten bieten dabei Mind-Maps oder digitale Whiteboards, die die Integration von Bildern, Videos oder anderen Medien erlauben.

Nachdem Maßnahmen erarbeitet wurden, stellt sich noch eine Frage: Wie kommuniziert man diese möglichst an alle Beteiligten? Die besten Maßnahmen können uns schließlich nicht helfen, wenn niemand davon weiß.

Notwendige Maßnahmen an alle Beteiligten kommunizieren

Bei coduco ist das noch nicht so schwierig: Maßnahmen, die unsere Belegschaft betreffen, können wir noch einfach über Microsoft Teams oder in unserer Teambesprechung weitergeben. Dadurch können wir gewährleisten, dass wir alles mitbekommen, was uns betrifft. Sind unsere Kunden betroffen, so informieren wir sie gezielt telefonisch oder per E-Mail. Ändern wir etwas dauerhaft, so halten wir das in unserem digitalen Managementsystem orgavision* fest. Wenn die Änderung gespeichert wird, bekommt jeder in unserem Team automatisch eine E-Mail mit einer Aufforderung die Änderung zu lesen und mit einem Klick zur Kenntnis zu nehmen.

Deutlich strukturierter geht die Care Concept AG mit dem Thema um. Alle Mitarbeitenden haben einen eigenen Zugang zu orgavision*, da hier perspektivisch alle Informationen hinterlegt sind, die die Belegschaft für ihre Arbeit braucht.
Wird jetzt durch den gebildeten Krisenstab eine neue Maßnahme entschieden, wird diese ebenfalls in orgavision eingepflegt. Die Mitarbeitenden erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung auf die neue Veröffentlichung. Diese können die Änderungen lesen und daraufhin mit einem Klick bestätigen, dass sie die Information erhalten haben. Für die Verantwortlichen ist jederzeit ersichtlich, wer das neue Dokument zur Kenntnis genommen hat und wer noch nicht. Das heißt, dass keine große Besprechung und keine langen E-Mails nötig sind, um Corona-Anweisungen an die Belegschaft weiterzugeben. Wird eine Änderung vorgenommen, werden wieder automatisch alle informiert. Ist jemand krank oder im Urlaub, so kann er auch von zuhause aus bereits alle Änderungen sehen. Nimmt jemand eine Information innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums nicht zur Kenntnis, werden die Führungskräfte benachrichtigt und können bei Bedarf nachhaken.

Jeder Mitarbeitende kann, ähnlich wie in einem sozialen Netzwerk, Kommentare schreiben und Fragen stellen, Anmerkungen machen oder aktuelle Informationen weitergeben. Dadurch ergibt sich eine Rückmeldeschleife: Die Verantwortlichen erfahren, wer die Maßnahmen gelesen hat und was andere darüber denken.

Da sie alle Informationen bezüglich der Corona-Krise in einem Bereich sammeln, ist auch in Zukunft leicht nachvollziehbar, welche Informationen wann und an wen geflossen sind, ohne dass aktiv Dokumentationsaufwand entsteht.

Ein solches Vorgehen finden wir passend für größere Unternehmen oder Unternehmen, die durch die Corona-Krise besonders gefährdet sind. Zusätzlich profitieren können Unternehmen, bei denen ein regelmäßiger persönlicher Austausch mit der gesamten Belegschaft nicht möglich ist. Durch ein System wie orgavision* kann nämlich jede einzelne Person die neuen Informationen zeitnah lesen und zur Kenntnis nehmen.

Wir hoffen sehr, dass es auch in diesem Artikel Informationen gab, die dem ein- oder der anderen Lesenden weiterhelfen und dazu inspirieren, selbst aktiv an dem Thema zu arbeiten und zu gestalten, was im eigenen Einflussbereich liegt.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Ressourcen und Quellen:
https://www.care-concept.de/ zuletzt abgerufen am 06.05.2020
https://coduco.de/ueber-covid-19-informiert-bleiben-mit-mehr-leichtigkeit/ zuletzt abgerufen am 06.05.2020
https://orgavision.com* zuletzt abgerufen am 06.05.2020

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In unserem Artikel zum Thema finanzielle Unterstützung für KMUs haben wir unter anderem eine Förderung des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erwähnt:

Die Förderung unternehmerischen Know-hows

Viele Unternehmen brauchen in der Corona-Krise dringend Unterstützung bei verschiedensten Themen, können jedoch keine zusätzliche finanzielle Belastung auf sich nehmen. Diesen Engpass hat das BAFA erkannt und einige Regeln des bisherigen Förderprogramms geändert.

Aktuell ist es für KMUs möglich Beratungsangebote im Wert von bis zu 4000 € in Anspruch zu nehmen, die dann bis zu 100 % gefördert werden. Effektiv bedeutet das also, dass Unternehmen, welche von der Corona-Krise betroffen sind, Beratungsangebote kostenlos in Anspruch nehmen können. Die Gelder dafür kommen unter anderem vom Europäischen Sozialfonds (ESF). In diesem Artikel möchten wir kurz einen Überblick darüber geben, für welche Unternehmen die Förderung infrage kommt und wie das Ganze abläuft.

Für wen die Förderung infrage kommt

  • Unternehmen mit Sitz in Deutschland
  • Entsprechen der EU-Definition von KMU (basierend auf den Daten vom Vorjahr, oder bei neu gegründeten Unternehmen auf Schätzungen des aktuellen Jahres)
    • Mitarbeiteranzahl: weniger als 250 Beschäftigte
    • Entweder Jahresumsatz kleiner als 50 Mio. € oder Jahresbilanzsumme kleiner als 43 Mio. €

Ein paar Details – Für die Unternehmen, die schon fast keine KMU mehr sind

Die KMU-Definition
Manche Unternehmen sind genau an den Grenzen der oben aufgezählten Kriterien. Da kann es sich Lohnen einen Blick, in die Details zu werfen, die im Benutzerleitfaden zur Definition von KMU erklärt werden.

Mitarbeiteranzahl kleiner als 250
Hierbei wird in Jahresarbeitseinheiten (JAE) gerechnet. Ein Vollzeitbeschäftigter, der ein Berichtsjahr lang im Unternehmen gearbeitet hat (egal ob angestellt oder auf Rechnung) zählt als 1 JAE. Das bedeutet, dass Teilzeitkräfte oder Saisonarbeiter anteilig zählen. Zwei Teilzeitkräfte mit einer 50 %-Stelle machen also zusammen 1 JAE aus. Azubis und Menschen in Elternzeit zählen hier auch nicht mit. In einem Unternehmen, in dem zum Beispiel 300 unterschiedliche Menschen tätig sind, kann es also trotzdem sein, dass weniger als 250 Jahresarbeitseinheiten vorhanden sind, so dass eine Förderung durch das BAFA prinzipiell möglich ist.

Was, wenn ein Unternehmen die Grenzwerte im Laufe der Förderperiode knackt?
Das ist kein Problem, da der KMU-Status eines Unternehmens sich erst verändert, wenn die oben genannten Kriterien zwei Geschäftsjahre lang überschritten werden. Wird also viel eingestellt oder ein überraschend hoher Umsatz erzielt, so ist das für die Förderung unternehmen Know-hows kein Problem, sondern eher ein Erfolg!

Besonderheiten bei Partnerunternehmen und verbundenen Unternehmen
Bei der Berechnung Mitarbeiteranzahl, Jahresumsatz und -bilanz zählen Partnerunternehmen und verbundene Unternehmen (anteilige) mit! Infos dazu gibt es ebenfalls in Veröffentlichungen der Europäischen Kommission.

So gut wie alle Themen sind möglich

Das BAFA schreibt auf seiner Seite dazu: „Allgemeine Beratungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung.
Am häufigsten kommen unserer Erfahrung nach folgende Themen vor:

  • Analyse der Ist-Situation und Erarbeitung erster Maßnahmen
  • Strategische Ausrichtung des Unternehmens
  • Büroorganisation
  • Aufgaben- und Projektmanagement
  • Teamentwicklung
  • Arbeit an Strukturen und Abläufen

Aufgrund der Pandemie rechnen wir damit, dass Unternehmen vermehrt Unterstützung dabei brauchen, die eigenen Finanzen zu überblicken und Maßnahmen zur finanziellen Absicherung zu entwickeln. Das ist aktuell sehr wichtig, um das Fortbestehen eines Unternehmens zu gewährleisten. Gleichzeitig dürfen wir dabei nicht die langfristige Perspektive, also die strategische Ausrichtung, außer Acht lassen.

Ablauf einer geförderten Beratung während der Corona-Krise

  1. Antragsstellung

    Der Antrag kann direkt online gestellt werden. Dafür muss eine kurze, formlose Stellungnahme vorbereitet werden, um zu erklären, wie das Unternehmen von der Corona-Krise betroffen ist.

  2. Prüfung des Antrags durch die Förderstelle

    Die Förderstelle prüft die Angaben und meldet sich schriftlich mit einer Bestätigung, dass die Beratungsmaßnahme begonnen werden kann.
    Optional kann ein Gespräch mit einem Regionalpartner des BAFA geführt werden. Das ist gegenwärtig nicht verpflichtend, bietet sich aber an, da hier vielleicht noch weitere Unterstützungsmöglichkeiten besprochen werden können.

  3. Durchführung der Beratung

    Beratende und Unternehmer können den Beratungszeitraum flexibel gestalten und an den Themen arbeiten, die für das Unternehmen gerade wichtig sind. Gegen Ende der Beratung fertigt die Beraterin oder der Berater einen Beratungsbericht an. Darin steht die Beschreibung der gegenwärtigen Situation des Unternehmens und des Ablaufs der Beratung. Zusätzlich versuchen wir immer noch weitere hilfreiche Tipps und Handlungsempfehlungen für die Zukunft, auch über den Beratungszeitraum hinaus, mitzugeben.

  4. Unterlagen bei der Förderstelle einreichen

    Innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Erlaubnis zum Beratungsbeginn, muss der Beratungsbericht zusammen mit der Rechnung des Beratungsunternehmens, durch den Antragssteller beim BAFA eingereicht werden.

  5. Auszahlung der Fördersumme direkt vom BAFA an das Beratungsunternehmen

    Bisher war es so, dass Antragsstellende das gesamte Beratungshonorar vorstrecken mussten und erst später die Fördersumme erstattet wurde. Dieser Schritt wurde jetzt vereinfacht. Die Förderstelle überweist das Geld direkt an das Beratungsunternehmen, sodass der Antragsstellende nichts vorstrecken muss.

Wir haben in der Vergangenheit schon häufig mit unseren Kunden die Förderung unternehmerischen Know-hows in Anspruch genommen und schätzen dabei sehr, dass wir im Rahmen der Förderung zeitlich und thematisch sehr flexibel agieren können. Wir denken, dass jeder Mensch, und damit auch jedes Unternehmen, Beratung braucht. Das gilt jetzt, während einer globalen Pandemie, vielleicht sogar noch mehr als sonst.

Bitte kontaktiert uns (zum Beispiel über unser Kontaktformular) wenn ihr selbst Unterstützung benötigt oder mehr über die Förderung unternehmerischen Know-hows wissen möchtet.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://op.europa.eu/de/publication-detail/-/publication/79c0ce87-f4dc-11e6-8a35-01aa75ed71a1/language-de zuletzt abgerufen am 07.04.2020
https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Beratung_Finanzierung/Unternehmensberatung/unternehmensberatung_node.html zuletzt abgerufen am 07.04.2020

In unserer Artikelserie im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie und in einer Rundmail an unsere Kunden und Partner, haben wir dazu aufgerufen, Fragen zu stellen und sich auszutauschen. Kurz danach hat uns Christof Rehm während eines Telefonats die Frage gestellt, wie sich Ausgangsbeschränkung und Kontaktverbot auf sein Unternehmen auswirken und welche Maßnahmen er in der aktuellen Situation ergreifen kann. Wir möchten in diesem Artikel gerne auf diese Frage eingehen. Wir möchten außerdem das Glashaus Rehm kurz vorstellen, um mehr Kontext beizusteuern und es anderen Lesenden zu ermöglichen, sich selbst mit dem Fragesteller zu vergleichen. Manchmal empfinden wir es so, dass online verfügbare Informationen zu allgemein sind und deshalb ungeeignet für die Praxis. Indem wir das Glashaus Rehm kurz vorstellen und unsere Recherche und Empfehlungen darauf ausrichten, möchten wir diesen Engpass umgehen. Wieso die aktuellen Maßnahmen zum Infektionsschutz uns selbst, bei coduco, so wichtig sind, haben wir zu Beginn unseres Artikels zum Thema Homeoffice erklärt.

Diese Artikel wurde zuletzt am 25.04.2020 aktualisiert.

Über das Glashaus Rehm

Als Familienunternehmen mit etwa 30 Mitarbeitenden gehört das Glashaus Rehm zu den Kleinunternehmen. Der Firmensitz befindet sich in Baden-Württemberg. Zu den angebotenen Produkten gehören zum Beispiel Wintergärten, Glasanbauten, Carports, Fenster, Türen und Jalousien.

Das Glashaus Rehm übernimmt dabei Beratung, Planung, Bauleitung und Montage und unterstützt auch anschließend bei Pflege und Instandhaltung. Es verfügt außerdem über eine eigene Ausstellung in Neckartailfingen. Ausgangssperre und Kontaktverbot wirken sich also zunächst auf alles aus, was mit direktem Kundenkontakt zu tun hat, wie zum Beispiel Beratung in der Ausstellung und Montage. Weitere Infektionsschutzmaßnahmen betreffen jedoch auch das Büro und damit Planung, Buchhaltung, Verwaltung und alle anderen Bereiche.

Rechtliche Grundlagen: der 9-Punkte-Plan

Das oben erwähnte Unternehmen befindet sich in Baden-Württemberg, einem Bundesland, das aktuell besonders stark vom Coronavirus heimgesucht wird. Bis vor kurzem sagen die Regelung in Baden-Württemberg so aus:

Zitat:

In Baden-Württemberg gilt der 9-Punkte-Plan der Bundesregierung und damit ein Kontaktverbot. Ausnahmen: Die Stadt Freiburg hat wegen des neuartigen Coronavirus Sars-CoV-2 ein sogenanntes Betretungsverbot ausgesprochen. Dieses gilt vorerst bis zum 3. April und besagt, wer sich im Freien aufhält, darf dies nur alleine, zu zweit oder mit Personen aus dem eigenen Hausstand. In der Gemeinde Malsch (Landkreis Karlsruhe) herrscht eine Ausgangsbeschränkung

https://www.fr.de/politik/corona-kontaktverbot-coronavirus-sars-cov-2-deutschland-ausgangsbeschraekung-besuch-verbot-13613008.html zuletzt abgerufen am 29.03.2020

Der Angesprochene 9-Punkte plan, kann zum Beispiel auf der Seite des ZDF nachgelesen werden. Dabei besagt Punkt 8 lediglich, dass sich Betriebe an Hygienevorschriften halten und Schutzmaßnahmen für Belegschaft und Kunden umsetzen sollen. Auch die offizielle Themenseite zum Coronavirus der Bundesregierung schreibt, dass Handwerker ihrer Tätigkeit weiter nachgehen können.
Der 9-Punkte Pan war sozusagen das Minium, auf das sich deutschlandweit alle geeinigt haben. Mittlerweile hat sich die Situation weiter verändert, einiges wurde konkretisiert und viele Maßnahmen wurden gelockert, gleichzeitig führen alle Bundesländer die Pflicht zum Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes ein.
Vollständige Einheitlichkeit fehlt jedoch weiterhin. Manche Bundesländer und einzelne Städte haben strengere Regeln, meist immer in Bezug auf private Kontakte. Die spezifischen Regeln einzelner Länder sind unter anderem auf der Seite der Bundesregierung zu aktuellen Regelungen und Einschränkungen verlinkt. Ein Missachten der Regeln gilt für gewöhnlich als Ordnungswidrigkeit und kann somit durch Bußgelder bestraft werden.

Quelle: https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/corona-massnahmen-1734724 zuletzt abgerufen am 25.04.2020

Wie auch außerhalb von Krisensituationen sind Arbeitgeber mitverantwortlich für Gesundheit und Sicherheit ihrer Belegschaft. Deswegen sieht der nationale Pandemieplan vor, dass Unternehmen einen betrieblichen Pandemieplan erstellen. Dazu können sie zum Beispiel mit Fachkräften für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragte und Betriebsärzten zusammenarbeiten. Auf Seite 67 befindet sich eine Checkliste, die Unternehmen Punkt für Punkt durchgehen können. Wir empfehlen dabei einen Hauptverantwortlichen festzulegen, dann aber die einzelnen Punkte aufzuteilen, um die Arbeit auf möglichst viele Schultern zu verteilen. Ausgeführt wir das ganze noch weiter im Handbuch für betriebliche Pandemieplanung, welches ebenfalls vorgefertigte Checklisten enthält, in denen auch direkt die Verantwortlichkeiten eingetragen werden können.

Aus diesen Informationen ergeben sich für uns die folgende drei Kapitel: Hygiene, Mitmenschen schützen und Unklarheiten minimieren

Hygiene

Korrekte Reinigung der Hände
Der wichtigste Punkt, den wir alle sicher schon tausende Male gehört haben, ist die gewissenhafte Reinigung der Hände. So minimieren wir die Anzahl der Viren, die durch Berühren des eigenen Gesichts in unseren Körper gelangen. Gleichzeitig vermeiden wir es, das Virus auf Oberflächen (z. B. Tastaturen, Türklinken, Mobiltelefonen, Lenkräder) zu verteilen. Einfache Maßnahmen, die Unternehmen sofort umsetzen können, um die gesamte Belegschaft bei der Reinigung der Hände zu unterstützen, sind:

  • An jedem Waschbecken Flüssigseife zur Verfügung stellen. Seife greift sozusagen die „Haut“ der Coronaviren an und zerstört sie dadurch. Desinfektionsmittel ist normalerweise nicht notwendig.
  • An jedem Waschbecken Papiertücher zur Verfügung stellen. Diese haben gegenüber Handtüchern den Vorteil, dass sie es ermöglichen das Wasser abzudrehen, ohne den Wasserhahn zu berühren. Anschließend können sie noch benutzt werden, um die Türklinke nicht direkt berühren zu müssen.
  • An jedem Waschbecken eine Anleitung mit der korrekten Händewaschtechnik anbringen (zum Beispiel dieses Schaubild).
  • Ggf. Handcreme bereitstellen, da sehr trockene Haut uns ebenfalls anfälliger für Viren macht.
  • Die Belegschaft für das Thema sensibilisieren (z. B. mit dem Video vom Klinikum Leverkusen, welches eindrucksvoll zeigt, wieso „normal“ Händewaschen nicht ausreicht).

Gefahrlos Niesen und Husten
Am besten ist es, direkt in ein Papiertaschentuch zu niesen und dieses in einem Trittmülleimer mit Deckel zu entsorgen. Danach sofort gründlich Händewaschen. Ist ein Papiertaschentuch nicht greifbar, entweder in die Hände husten/niesen und dann SOFORT die Hände gründlich waschen, oder besser in die Ellenbeuge husten/niesen.
Es macht daher Sinn im Unternehmen Papiertücher nicht nur im Bad, sondern auch an der Kaffeemaschine oder auf Schreibtischen bereitzustellen. Außerdem sollte es überall dort, wo es Papiertücher gibt, Trittmülleimer mit Deckel geben.
In manchen Unternehmen hat es sich eingeschlichen, dass man sich den Ellenbogen statt der Hand gibt. Das ist keine gute Maßnahme, da schon viele Menschen die Gewohnheit aufgebaut haben in den Ellenbogen zu husten. Bitte verzichtet einfach vollständig auf ein solches Begrüßungsritual, wenn es möglich ist. Ansonsten ist der nächste Punkt umso wichtiger:

Nicht ins Gesicht fassen!
Selbst wenn unsere Handhygiene mal nicht 1a ist, können wir uns vor einer Infektion schützen, indem wir unser Gesicht nicht mit unseren Händen berühren. Sars-CoV-2 braucht Kontakt zu unseren Schleimhäuten, um in unseren Körper einzudringen. Deswegen sollten wir uns nicht die Augen reiben, an der Nase kratzen, die Finger nach dem Mittagessen ablecken, … Das erfordert für manche von uns viel mehr Disziplin, als man erwartet, ist aber eine Gewohnheit, die sich auch in zukünftigen Grippewellen auszahlen kann.

Reinigung von Oberflächen
Das Handbuch für betriebliche Pandemieplanung Baden-Württemberg gibt auf Seite 155 sehr detaillierte Informationen zur richtigen Reinigung und Desinfektion. Ein paar Punkte möchten wir hier aufgreifen:

  1. Nicht trocken, sondern feucht reinigen, um keinen Staub aufzuwirbeln.
  2. Umso häufiger etwas in Kontakt mit Händen ist, umso öfter sollte es gereinigt werden (bis zu 3x am Tag).
  3. Dinge, die häufig in Kontakt mit Händen sind (z. B. Türklinken oder die Toilettenspülung), sollten mit Flächen- oder Wischdesinfektion gereinigt werden.
  4. Desinfektionsmittel in den meisten Fällen nicht sprühen, da das die Atemwege unnötig reizt und mehr Desinfektionsmittel verbraucht, als erforderlich.
  5. Reinigungstücher nach der Reinigung entsorgen oder bei mehr als 60 °C waschen.
  6. Für Böden, Fenster und anderes, was für gewöhnlich nicht in Kontakt mit Händen kommt, braucht es kein Desinfektionsmittel.
  7. Nicht vergessen auch Tastaturen, Werkzeuge und Smartphones zwischendurch zu reinigen! Bitte sichert euch dabei ab, dass die verwendeten Reinigungsprodukte das Gerät oder Werkzeug nicht beschädigen.

Mitmenschen schützen, auch während des Kundenkontakts

Mund-Nasen-Schutz
Verpflichtend eingeführt wird der Mund-Nasenschutz am kommenden Montag, den 27.04.2020, in den meisten Bundesländern. Dabei geht es vor allem um den öffentlichen Raum und um Situationen, in denen beispielsweise kein Abstand gehalten werden kann. Es reicht ein Schal, eine selbst genähte oder gekaufte Maske oder ein Tuch um die untere Gesichtshälfte. Es ist nicht notwendig auf Medizinprodukte zurückzugreifen. Wichtig ist, dass Nase und Mund vollständig bedeckt sind, so dass beim Niesen, Husten und Sprechen möglichst keine Tröpfchen durch die Luft fliegen. Mund und Nase zu bedecken schützt nicht uns selbst, da Viren trotzdem durch den Stoff hindurch dringen könnten. Stattdessen geht es darum, dass wir, als möglicherweise unentdeckte Träger des Virus, alles tun, um die Viren nicht zu verbreiten. Coronaviren befinden sich zum Beispiel in der Luft die wie ausatmen und in unserem Speichel. Umso weniger von diesen Flüssigkeiten in Kontakt mit anderen Menschen, Türklinken, Lebensmitteln im Supermarkt oder der Einrichtung von öffentlichen Verkehrsmitteln kommt, umso besser. Dadurch werden wir keine 100 % Sicherheit erreichen, jedoch können wir so die Menge von Viren auf Oberflächen und in der Luft verringern.
Damit die Maske ihre Funktion erfüllen kann, sollte sie regelmäßig gewechselt werden. Benutze Masken am besten in einem geschlossenen Mülleimer entsorgen oder, wenn es sich um Schals, Tücher oder Mehrwegprodukte handelt, bei mindestens 60°C waschen.

Wer Symptome hat, bleibt zu Hause!
Das ist jetzt noch wichtiger als in anderen Situationen. Es ist nicht leicht, die Lungenkrankheit Covid-19 von Grippe oder Erkältung zu unterscheiden. Außerdem ist es durchaus möglich gleichzeitig die Grippe und Covid-19 zu haben. Aus diesen Gründen ist es besonders wichtig sich zu Hause so gut wie möglich selbst zu isolieren, um andere nicht zu gefährden. Gleichzeitig ist es auch für einen selbst gut, sich auszuruhen, es langsam anzugehen und die eigene Gesundheit zu priorisieren.

Abstand halten!
Der Kern von Kontaktverbot und Ausgangssperre ist es, Menschen möglichst soweit voneinander fernzuhalten, dass sie sich gar nicht aneinander anstecken können. Bei Menschen, die nicht im selben Haushalt leben, empfiehlt sich ein Abstand von 1,5m. Es gilt also stets achtsam zu hinterfragen:
Kann ich den persönlichen, direkten Kontakt mit weniger als 1,5 m Abstand vermeiden?
Wenn ich den Kontakt nicht vermeiden kann, kann ich die Anzahl der beteiligten Personen reduzieren?

Im Büro
Hier kann der Abstand zwischen den Kolleginnen und Kollegen zum Beispiel vergrößert werden, indem möglichst vielen die Arbeit aus dem Homeoffice ermöglicht wird. Die Kollegen, die im Büro sind, können dann weiter auseinander sitzen.

Beim Umgang mit Kunden:
Die Beratung von Kunden kann in vielen Fällen online mithilfe von Kommunikationssoftware erfolgen. Statt einem Besuch in der Ausstellung gibt es Online-Präsentationen, digitale Show-Rooms, Bildschirmübertragungen, Fotos und Videos.
Entwürfe und Zeichnungen können digital versendet oder ebenfalls im Webmeeting mit den Kunden besprochen werden. Ist ein Besuch in der Ausstellung zwingend erforderlich, empfehlen wir vorher einen Termin zu vereinbaren und den Termin so zu gestalten, dass wirklich nur zwei Personen gleichzeitig in der Ausstellung sind.

Bei einem Montageeinsatz
Bei der Planung eines Montageeinsatzes kann schon viel getan werden, um die Sicherheit von Monteuren und Kunden zu erhöhen.

  • Überlegen, ob der Einsatz nicht doch verschoben werden kann
  • Kurz vor dem Einsatz recherchieren, welche Regelungen vor Ort gerade gelten
  • Nicht mehr Monteure schicken, als unbedingt notwendig
  • Mit dem Kunden am Tag vor der Montage abklären, ob gesundheitliche Probleme oder womöglich sogar eine Infektion vorliegen -> In dem Fall absagen!
  • Mit dem Kunden abklären, dass sich möglichst niemand in dem Bereich aufhält, in dem montiert werden soll. Die Baustelle kann auch besichtigt werden, nachdem die Monteure sie verlassen haben.
  • Mit dem Kunden abklären, dass ein Waschbecken in der Nähe der Baustelle verwendet werden kann.
  • Dienstfahrzeuge reinigen

Der Montageeinsatz selbst kann ebenfalls so gestaltet werden, dass er möglichst wenig Risiko mit sich bringt:

  • Dienstfahrzeug regelmäßig und gründlich lüften
  • Wirkt der Kunde krank? Wird im Haus gehustet und genießt? -> Einsatz abbrechen!
  • Auch bei Kundenkontakt: Händeschütteln vermeiden und 1,5 m Abstand halten!
  • Eigene Flüssigseife und Papierhandtücher mitbringen
  • Sich das Gäste-WC oder ein anderes Waschbecken zeigen lassen
  • Hygieneempfehlungen einhalten
  • Menschen, die nicht zwingend für die Ausführung einer Arbeit notwendig sind, bitten den Abstand von mindestens 1,5 m einzuhalten
  • Auch in der Mittagspause 1,5 m Abstand einhalten
  • Handschuhe tragen und Verletzungen abdecken
  • Montageort ebenfalls durchlüften (wenn es sich im Haus befindet)

Nach dem Montageeinsatz:

  • Am Ende des Einsatzes/Arbeitstages Werkzeuge und Materialien reinigen
  • Kleidung möglichst bei über 60°C waschen
  • Dienstfahrzeuge reinigen

Unklarheiten minimieren: Corona-Beauftragte

Alle paar Tage und je nach Region ändert sich die Situation. Deswegen muss immer wieder recherchiert werden, wie der aktuelle Stand ist. Wir handhaben das so, dass wir uns in unseren regelmäßigen Besprechungen auch über die Corona-Krise austauschen. So gewährleisten wir, dass wir möglichst viele der aktuellen Entwicklungen mitbekommen. Größeren Unternehmen empfehlen wir, diese Aufgabe jetzt auch gezielt einzuplanen und Verantwortlichkeiten zu bestimmen: Vielleicht kann eine Person im Unternehmen die Nachrichten zum Thema Finanzen regelmäßig checken und eine andere Person informiert sich beim lokalen Gesundheitsamt und eine dritte Person ist dafür verantwortlich vor Montageinsätzen zu prüfen, wie die Regeln vor Ort beim Kunden aktuell sind.

Welche Informationsquellen wir selbst nutzen, haben wir hier beschrieben: Über Covid-19 informiert bleiben – Mit mehr Leichtigkeit
Eine gute Grundlage bietet die Themenseite der Bundesregierung. Unter Aktuelles zur Corona-Pandemie gibt es mehrmals täglich Informationen, auf deren Grundlage man weiter recherchieren kann.
Oft wissen Menschen besonders viel über die Orte, an denen sie selbst leben, weswegen es Sinn ergibt, sich auch mit Kunden und Lieferanten über die aktuelle Lage auszutauschen.

Manche Personen haben Angst davor, dass sie auf dem Weg zur Arbeit oder während eines Einsatzes im Außendienst von der Polizei kontrolliert werden und nicht glaubhaft versichern können, dass sie nun mal beruflich unterwegs sind. Das ist ein weiterer Punkt, an dem Unsicherheit vermieden werden kann. Aus diesem Grund empfiehlt der Fachverband Schreinerhandwerk Bayern eine Bescheinigung des Arbeitsgeber mitzuführen, obwohl diese aktuell nicht notwendig ist. Die Handelskammer Stuttgart stellt hierfür auch eine Vorlage zur Verfügung.

Wir bedanken uns sehr für die Frage, die zu diesem Artikel geführt hat und hoffen, dass diese Antwort Glashaus Rehm und vielen anderen Unternehmen in nächster Zeit dabei hilft gute Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu entwickeln. Ihr habt weitere Fragen an uns oder braucht noch mehr Unterstützung? Oder ihr möchtet Informationen ergänzen? Bitte kontaktiert uns über unser Kontaktformular!

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://www.fr.de/wissen/coronavirus-sars-cov-2-test-schnelltest-deutschland-covid-19-13582178.html zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.fr.de/politik/corona-kontaktverbot-coronavirus-sars-cov-2-deutschland-ausgangsbeschraekung-besuch-verbot-13613008.html zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.zdf.de/nachrichten/politik/coronavirus-ausgangsbeschraenkung-verschaerfung-ueberblick-100.html zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/corona-massnahmen-1734724 zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.kbv.de/media/sp/Nationaler_Pandemieplan_1.pdf zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.bbk.bund.de/SharedDocs/Downloads/BBK/DE/Downloads/GesBevS/Handbuch-Betriebl_Pandemieplanung_2_Auflage.pdf?__blob=publicationFile zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://de.wikipedia.org/wiki/Händedesinfektion#/media/Datei:04_Hegasy_Hand_Hygiene_Wiki_DE_CCBYSA.png zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://de.wikipedia.org/wiki/Händedesinfektion zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.youtube.com/watch?v=mWRS8OWNEIg zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.bbk.bund.de/SharedDocs/Downloads/BBK/DE/Downloads/GesBevS/Handbuch-Betriebl_Pandemieplanung_2_Auflage.pdf?__blob=publicationFile zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://coduco.de/ueber-covid-19-informiert-bleiben-mit-mehr-leichtigkeit/ zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/coronavirus-1725960 zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.schreiner.de/meinschreiner/ zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.hwk-stuttgart.de/coronavirus#Passierschein zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.hwk-stuttgart.de/coronavirus zuletzt abgerufen am 29.03.2020
https://www.kbv.de/media/sp/Poster_10_Hygienetipps.pdf zuletzt abgerufen am 29.03.2020

In den letzten Tagen gewinnt das Thema Coronavirus stündlich mehr und mehr an Bedeutung. Jeden Tag gibt es neue Einschränkungen. Wiederholt wurden wir gefragt, wie wir mit der Thematik umgehen. Schon immer ist uns eine persönliche Beziehung und enger Kontakt zu Kunden und Partnern sehr wichtig. Das gilt besonders in Krisenzeiten, da wir in solchen besonders auf die Kraft von freundschaftlichen Beziehungen angewiesen sind, um uns gegenseitig zu stärken und zu unterstützen.
Wie wir im Team miteinander arbeiten und den Kontakt zu Kunden und Partnern aufrechterhalten, während wie gleichzeitig zum Schutz unserer Mitmenschen beitragen, möchten wir in diesem Artikel kurz thematisieren und in unseren anderen Artikeln detailliert ausführen.

Bitte zögert nicht, uns zu kontaktieren, wenn ihr zu einzelnen Punkten noch mehr Fragen habt oder Unterstützung benötigt.

Wie wir während der nächsten Wochen arbeiten werden

Wir möchten natürlich auch dazu beitragen, die Anzahl der Neuinfektionen möglichst gering zu halten, damit alle, die medizinische Behandlung brauchen, diese bekommen können.

Deswegen bleiben wir natürlich zu Hause und arbeiten im Homeoffice weiter!
Aktuell können wir fast alle Termine dank Online-Konferenz-Tools weiterhin wahrnehmen. Das Vorgehen dazu sprechen wir im Einzelfall mit unseren Kunden und Partnern ab und stellen entsprechende Softwarezugänge zur Verfügung.

Seminare im Nussanger wird es in den nächsten paar Wochen leider keine geben.

Wenn ihr euch dafür interessiert, wie wir ortsunabhängiges Arbeiten möglich machen oder wissen möchtet, welche Optionen es für euch gibt, kontaktiert uns bitte oder schaut in unseren Artikel zum Thema Homeoffice.

Konzentration auf interne Projekte

Da es trotz allem auch bei uns voraussichtlich ein wenig ruhiger wird, wollen wir die Zeit nutzen und uns auf interne Projekte konzentrieren: Wir werden neue Produkte entwickeln, uns weiterbilden, recherchieren, unsere Prozesse und Strukturen überarbeiten und schriftlich dokumentieren und an unserer Strategie feilen. Wir sehen darin das Potenzial aus der aktuellen Krise gestärkt hervorzugehen und unseren Unternehmenszweck währenddessen und anschließend noch besser erfüllen zu können. Wir möchten denjenigen unter euch, die ebenfalls mit einer Entschleunigung des Tagesgeschäfts rechnen, Mut machen: Viele interne Projekte, die im Alltag oft untergehen, sind jetzt dran. Diese Zeit kann uns helfen, nach der Krise mit Vollgas durchzustarten, wenn wir sie gut nutzen. Wir haben ein paar Ideen gesammelt, welche internen Projekte gut von zu Hause aus möglich sind. Wir setzen dabei für gewöhnlich einen Computer und eine Internetverbindung voraus.

Finanzielle Möglichkeiten, um die Krise leichter zu überstehen

Viele Unternehmen bangen gerade um ihre Existenz oder fürchten, sich stark zu verschulden. Das geht uns nicht anders: Alle Präsenztermine wurden abgesagt und ganze Schulungsreihen sind gefährdet. Trotzdem sollen unsere nächsten Schritte nicht auf Angst und Panik basieren. Stattdessen besinnen wir uns gerade in dieser Zeit auf die Zuversicht, Fürsorge und Vertrauen.

Deutschland arbeitet daran, die wirtschaftlichen Konsequenzen des Coronavirus einzudämmen. Wir selbst sind in engem Kontakt mit unserem Steuerbüro, Banken und verschiedenen Ämtern. Auch von Kunden und Partnern haben wir schon gute Hinweise zu dem Thema bekommen. Wir sehen uns in einer Position, die uns erlaubt solche Informationen zu multiplizieren und zu bündeln, sodass nicht jeder von uns Zeit in die entsprechende Recherche investieren muss. Aus diesem Grund haben einen Artikel über die gegebenen finanziellen Möglichkeiten geschrieben, um eine erste Orientierung anzubieten. Wir als Unternehmer können und sollten uns über solche Dinge austauschen.

Zuverlässige Informationsquellen

Uns ist es wichtig, Entscheidungen die coduco oder unsere persönliche Sicherheit betreffen nicht aufgrund reißerischer Nachrichten in dicken roten Buchstaben oder weit verbreiteter Falschmeldungen zu treffen. Aus diesem Grund bevorzugen wir qualitätsgeprüfte oder offizielle Informationskanäle, von denen wir euch eine Auswahl unter diesem Link vorstellen möchten: https://coduco.de/ueber-covid-19-informiert-bleiben-mit-mehr-leichtigkeit/

Unsere Corona-Kurztipps für Unternehmen

An dieser Stelle werden wir nicht die gängigen Tipps zum Infektionsschutz und zur persönlichen Hygiene wiederholen. Wir möchten gezielt Unternehmen dabei helfen während dieser Krise produktiv zu bleiben und sich selbst und die Mitwelt zu schützen.

  1. Investiert in Technologie, um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen
  2. Beansprucht staatliche Unterstützung
  3. Bleibt in engem, regelmäßigen Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen
  4. Nutzt die Entschleunigung zur Regeneration und zur Optimierung
  5. Achtet auf eure Gesundheit
  6. Lebt Selbst- und Nächstenliebe

Was wir mit jedem der sechs Punkte genau meinen, haben wir in diesem Artikel ausführlich erklärt.

Wir freuen uns über jede Kontaktaufnahme und jeden Austausch mit euch. Und natürlich stehen wir weiterhin unseren Kunden und Partnern beratend zur Seite und unterstützen euch bei der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen, um die aktuelle Krise so unbeschadet wie möglich zu überstehen und womöglich sogar gestärkt daraus hervorzugehen.

Wir hoffen, dass wir euch schon möglichst bald gesund und munter persönlich wiedersehen. Achtet bitte vor allem auf eure Gesundheit, denn sie ist unersetzbar.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Unsere gesamte Artikelserie zum Coronavirus findet ihr hier: https://coduco.de/news/

Im Leitartikel unserer Corona-Artikelserie und in unserer Rundmail zu dem Thema haben wir 5 „Kurztipps“ erwähnt und nicht weiter ausgeführt, was wir damit meinen. Jeden dieser Corona-Kurztipps möchten wir in diesem Artikel weiter ausführen.

1. Investiert in Technologie, um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen

Wie wir bereits in unserem Artikel zum Thema Homeoffice ausgeführt haben, arbeiten mehr als 17 Millionen Menschen in Deutschland an Büroarbeitsplätzen. Wir gehen davon aus, dass ein großer Teil der Tätigkeiten, die diese Personen bei der Arbeit ausführen, von zu Hause aus erledigt werden können. Bevor jemand die Arbeit ganz oder teilweise einstellen muss oder dem Risiko ausgesetzt ist zu erkranken, sollte kritisch geprüft werden, ob es nicht doch Möglichkeiten gibt, die Arbeitsfähigkeit im Homeoffice herzustellen.

2. Beansprucht staatliche Unterstützung

Es ist nicht nur schade, sondern mitunter auch existenzgefährdend, sich über Soforthilfemaßnahmen, Förderungen und Darlehen nicht zu informieren. Ein Antrag ist oft schnell erledigt und der mögliche Nutzen für das Unternehmen ist sehr groß! Das, was wir über das Thema wissen, haben wir in einem Artikel zum Thema finanzielle Unterstützung während der Corona-Krise zusammengefasst. Bitte sprecht euch dringend mit Steuerbüros, Banken und Ämtern ab und sucht euch externe Unterstützung um die bestmögliche Lösung für euer Unternehmen zu finden. Wir unterstützen gerne beispielsweise bei der Liquiditätsplanung. Wenn ihr wertvolle Informationen habt, die ihr uns mitgeben möchtet, damit wir sie mit anderen Unternehmen teilen oder wenn ihr selbst Unterstützung braucht, um das Thema anzugehen, kontaktiert uns bitte.

3. Bleibt in engem, regelmäßigen Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen

Für uns sind unsere Kolleginnen und Kollegen nicht nur irgendwelche fremden Menschen. Sie sind gute Bekannte, vielleicht sogar enge Freunde, und vor allem sind sie Menschen mit Potenzialen, Wünschen, Sorgen und Bedürfnissen. Uns ist es, insbesondere in Krisenzeiten, wichtig, füreinander da zu sein und uns gegenseitig zu stärken und zu unterstützen. Unabhängig davon ist auch die tägliche Arbeitsorganisation im Homeoffice einfacher, wenn wir es schaffen, in Kontakt zu bleiben. Aus diesem Grund telefonieren wir aktuell an jedem Werktag zumindest für ein paar Minuten miteinander. Wir nutzen die Gelegenheit zu persönlichem Austausch, zum Teilen von Informationen über die Corona-Pandemie und zum Organisieren und planen unserer Arbeit. Wie wir das machen, könnt ihr in unserem Artikel zum Thema Homeoffice/ortsunabhängiges Arbeiten nachlesen.

4. Nutz die Entschleunigung zur Regeneration und zur Optimierung

Wenn Kundentermine rar werden, die Produktion runtergefahren wird und kaum montiert werden kann, ist ein guter Moment um am System zu arbeiten. Nutzt die Zeit für Mitarbeitergespräche (natürlich digital), Prozessoptimierung, strategische Überlegungen, Online-Umfragen, Budgetplanungen und andere interne Projekte. Wir selbst widmen unsere Zeit zum Beispiel der Finanzplanung, der Produktentwicklung und der Recherche und Aktualisierung von Inhalten. Wir haben einen Artikel mit ein paar Ideen zusammengestellt, wie man von zu Hause aus ein Unternehmen verbessern kann, um in einigen Punkten sogar gestärkt aus der Krise hervorzugehen.

5. Achtet auf eure Gesundheit

Zur Bekämpfung der Pandemie ist es unerlässlich, dass wir vorsichtig mit unserer eigenen Gesundheit umgehen und möglichst keine Risiken eingehen. Haben wir Kontakt zu infizierten Menschen und werden mitunter selbst krank, so ist das nicht nur für uns ein Risiko, sondern auch für unsere Familien, die Nachbarschaft, Kolleginnen und Kollegen und letzten Endes für die gesamte Gesellschaft. Wir riskieren die Überlastung des gesamten Gesundheitssystems, was dazu führt, das Behandlungsbedürftige nicht adäquat versorgt werden können. Aus diesem Grund sehen viele Pandemiepläne und Infektionsschutzmaßnahmen vor, den Kontakt zwischen Menschen zu verringern. Es geht nicht darum, dass sich möglichst wenig Leute anstecken. Es geht nur darum, dass sich nicht alle gleichzeitig anstecken. „Social distancing“ haben wir zu Beginn unseres Artikels namens „Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten: Wie „social distancing“ auch im KMU gelingt“ erklärt. Weitere von uns genutzte Informationsquellen haben wir ebenfalls in einem Artikel aufgelistet.

Für unsere Gesundheit können wir viel tun, was über die aktuellen Empfehlungen zu Hygiene und Infektionsschutz hinaus geht. Vor allem alltägliche Gewohnheiten, die uns jeden Tag nur ein paar Minuten kosten, können sich langfristig auszahlen. Fällt die Zeit zum Pendeln weg, kann diese vielleicht stattdessen in eine Runde Krafttraining, eine entspannende Meditation oder in 30 Minuten mehr Schlaf investiert werden.

6. Lebt Selbst- und Nächstenliebe

Jeder von uns hat eigene Schwierigkeiten und einen individuellen Umgang mit dieser weltweiten Krise und das ist in Ordnung. Stellen wir bei uns selbst Angst oder Sorge fest, so ist das in Ordnung und wir sollten uns selbst dafür nicht rügen, sondern wahrnehmen, dass dahinter unerfüllte oder gefährdete Bedürfnisse stecken. Es ist wichtig, dass wir uns selbst akzeptieren und lieben mit all unseren Stärken und Schwächen.

Gleichzeitig gibt es Menschen in unserer Familie, in unseren Unternehmen und unserer Nachbarschaft, für die wir gerade hilfreich sein können. Manche Kolleginnen und Kollegen brauchen vielleicht einfach ein offenes Ohr für ihre Sorgen. Anderen Menschen können wir mit Einkäufen, Hilfe im Haushalt oder auch Unterstützung bei der Verwendung neuer Hard- und Software weiterhelfen. Wir können an zahlreichen Organisationen Geld oder Waren spenden (ein paar Möglichkeiten sind unter „Quellen und Ressourcen“ verlinkt) und die Rechenleistung unserer Computer für die Forschung zur Verfügung stellen. Man kann als Aushilfskraft beim Robert-Koch Institut im nationalen Krisenmanagement tätig werden oder andere gemeinnützige Organisationen unterstützen. Es ist auch weiterhin sicher Blut und Plasma zu spenden. Und natürlich können wir alle etwas Zeit mit unseren Liebsten verbringen. Was wir geben, wird uns auch früher oder später gegeben.

Wir hoffen, dass euch unsere Artikel inspirieren und euch dabei unterstützen, zu entscheiden, was euch und eurem Unternehmen in den nächsten Tagen und Wochen guttun könnte. Schon immer ist uns eine persönliche Beziehung und enger Kontakt zu euch sehr wichtig. Das gilt besonders in Krisenzeiten, da wir jetzt besonders auf die Kraft von freundschaftlichen Beziehungen angewiesen sind, um uns gegenseitig zu stärken und zu unterstützen.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://www.welthungerhilfe.de/corona-spenden/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.startnext.com/pages/hilfsfonds/campaign/corona-virus-shutdown-spenden-amp-crowdfunding-323 zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://diakonie.at/coronavirus-hilfsfonds zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.tafel.de/ueber-uns/aktuelle-meldungen/aktuelle-meldungen-2020/wegen-corona-tafeln-rufen-zu-solidaritaet-und-unterstuetzung-auf/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://foldingathome.org/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/RKI-BVA-2020/dashboard.html?fbclid=IwAR3vhY7BPed3DtweOlKonbgK8ji1jrRd3LQvZ00LMjqUdKP_LMEQTBYULYE zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.drk-blutspende.de/infos-blutspende-coronavirus.php zuletzt abgerufen am 22.03.2020

Diese Krisensituation und die aktuellen Ausgangsbeschränkungen führen zu erheblichen Schwierigkeiten für die meisten deutschen Unternehmen, von Selbstständigen bis zu Großkonzernen. Wir selbst nehmen eine gewisse Entschleunigung wahr: keine Autofahrten, keine Familienbesuche, weniger Kundentermine, kein Vereinssport, …

Gleichzeitig herrscht großes Verständnis, da alle betroffen sind und die Einschränkungen mehr oder weniger stark zu spüren bekommen.

Für manche von uns fühlen sich die Tage aktuell ungewohnt lang an und das Coronavirus ermöglicht uns fast schon so etwas wie eine Verschnaufpause. Die frei gewordenen Kapazitäten möchten wir gerne nutzen, um an den Sachen zu arbeiten, die uns im Alltag sonst immer stören, für deren Optimierung wir uns aber trotzdem nicht immer genug Zeit nehmen.

Wir denken, dass es anderen Unternehmen ähnlich geht. Daher möchten wir unsere Ideen für Verbesserungsprojekte, die von überall aus durchgeführt werden können (solange ein PC und eine Internetverbindung vorhanden sind), mit euch teilen.

Strategische Überlegungen

Darunter verstehen wir die grundsätzliche Ausrichtung des Unternehmens:

  • Welche Stärken hat das Unternehmen?
  • Was sind die Werte des Unternehmens?
  • Wie sieht unsere Vision aus?
  • Welche Zielgruppe wird angesprochen?
  • Was macht dieses Unternehmen anders als andere?
  • Welche Ressourcen werden in der Zukunft benötigt, um den Unternehmenszweck zu erfüllen?
  • Welche Schlussfolgerungen ergeben sich daraus für die langfristige Planung?

Wir selbst stellen jedes Jahr einen Strategieplan zusammen, den wir alle paar Monate anschauen, um zu überlegen, wie wir vorangekommen sind und wo wir nachjustieren müssen. Für Unternehmen, die für dieses Jahr schon eine Strategie entwickelt haben, ist jetzt ein guter Moment um diese genau anzuschauen und zu überprüfen, was angepasst werden muss, um die Strategie an die aktuelle Krise anzupassen. Viele Unternehmen haben noch gar keine definierte Strategie und agieren ausschließlich spontan und kurzfristig. In diesem Fall ist jetzt ein guter Moment, um über die Zukunft nachzudenken.

  1. Zunächst teilen wir dazu jedes Unternehmen in Teilbereiche ein (z. B. „Unsere Mitarbeiter“, „Kunden und Produkte“, „Ressourcen und Finanzen“, etc.).
  2. Anschließend definieren wir langfristige Ziele: Wie wollen wir in 5 Jahren dastehen?
  3. Haben wir für jeden Bereich die langfristigen Ziele festgelegt, geht es weiter mit dem aktuellen Jahr: Was müssen wir dieses Jahr tun, um uns unseren Zielen anzunähern?
  4. Jetzt empfiehlt es sich einmal alle Bereiche anzuschauen und zu prüfen: Ist das, was für dieses Jahr geplant ist, überhaupt zu schaffen? Was sollten wir lieber erst nächstes Jahr anpacken?

Nicht nur Unternehmen brauchen eine Strategie! Auch einzelne Bereiche, Abteilungen, Teams oder Arbeitnehmer können eine langfristige Planung haben, die die Unternehmensstrategie unterstützt.

Hard- und Software recherchieren

Schon ewig steht die Einführung einer Projektmanagement-Software aus? Zum aktuellen ERP-System sollen neue Module hinzugefügt werden? Die Leistung der Firmen-Laptops reicht so langsam nicht mehr aus? Zu Hause ist ein guter Ort, um neue Angebote zu recherchieren, Testversionen auszuprobieren und Reviews zu lesen. Dieses Thema ist aus unserer Sicht gerade besonders wichtig, da viele Unternehmen sich digitaler ausrichten, um die eigene Belegschaft nicht unnötigen Risiken auszusetzen und sich an geltende Ausgangsbeschränkungen zu halten. Über das Thema Homeoffice bzw. ortsunabhängiges Arbeiten haben wir einen Artikel geschrieben, indem wir beschreiben, welche Software wir zu diesem Zweck selbst benutzen und wie wir, trotz „social distancing“ in regelmäßigem Austausch bleiben und den Kontakt zueinander nicht verlieren.

An der Außenwirkung arbeiten

Besonders Kleinstunternehmen haben noch keine Marketing- oder PR-Abteilung und oftmals auch keine Agentur, die sich um die Außenwirkung kümmert. Wir selbst arbeiten gerne mit externen Expertinnen und Experten zusammen, um unser Unternehmen gut darzustellen. Gleichzeitig gibt es viele kleine Aufgaben, die wir selbst übernehmen können. Im nächsten Absatz möchten wir einige, kleine bis große, Ideen zusammenstellen:

  • Visitenkarten, Flyer und andere Printmedien nachbestellen
  • Texte auf der Webseite nachlesen und prüfen, ob Änderungen notwendig sind
    (Ist eine der Formulierungen vielleicht nicht mehr zeitgemäß? Sind Inhalte veraltet? Sind auch unsere neusten Produkte und Dienstleistungen schon online? Sollten Fotos aktualisiert werden?)
  • Vorlagen und Formulare gestalten/aktualisieren
    (Für Visitenkarten, Briefpapier, Rechnungen, Berichte, Präsentationen,…)
  • Soziale Netzwerke aktualisieren
    (Veraltete Öffnungszeiten und Telefonnummern aktualisieren, neue Fotos hochladen, Beiträge veröffentlichen und für die Zukunft planen, Kontakte hinzufügen und anschreiben, Beiträge aus Gruppen lesen und selbst etwas zur Diskussion beitragen,…)

Rollenbeschreibungen anfertigen

Obwohl wir selbst nicht so viele sind, haben wir mehr als 25 Rollenbeschreibungen. Jeder von uns hat mindestens drei verschiedene Rollen. Andrea zum Beispiel ist DSGVO-Beauftragte, Soft- und Hardware-Beauftragte, Co-Managerin, Trainerin und Beraterin. (Ja, das sind drei verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Aufgaben und nicht jeder bei coduco hat alle drei Rollen inne. Fragt gerne bei uns nach, wenn ihr den Unterschied wissen möchtet.)
Leonhard hat die Rollen allgemeine Bürotätigkeiten, Hausmanagement, Außenbereich Nussanger und Seminarverwaltung.
So ergibt sich ein doch recht großes Organigramm, obwohl wir ein kleines Unternehmen sind. Es ist schwer den Überblick über die Aufgabenbereiche, Befugnisse und Vertretungsregeln zu behalten, ohne die Rollen schriftlich festzuhalten.
Manchmal ändert sich auch etwas. Eine Rolle muss zum Beispiel aufgeteilt werden oder es kommen Aufgaben hinzu. Deswegen versuchen wir mindestens 1x im Jahr unsere Rollenbeschreibungen zu aktualisieren.

Eine vollständige Rollenbeschreibung sollte mindestens diese vier Punkte enthalten:

  1. Zweck oder Auftrag der Rolle: Wieso tun die Inhabenden der Rolle das, was sie tun? Wie trägt das zum Unternehmenszweck bei?
  2. Aufgaben: Welche Aufgaben hat die Rolle?
  3. Befugnisse: Was darf die Rolle, was andere Rollen nicht dürfen? Verfügt sie zum Beispiel über bestimmte Budgets? Darf sie Gerätschaften benutzen, die andere nicht bedienen können? Gibt es wichtige Entscheidungen, die die Rolle selbstständig treffen darf?
  4. Stellvertretende: Was passiert, wenn Inhabende dieser Rolle nicht da sind?

Wir haben schon in unserem Homeoffice-Artikel erwähnt, dass wir orgavision* als unser digitales Managementsystem verwenden. Dementsprechend legen wir hier auch unsere Rollenbeschreibungen an, was für uns den Vorteil hat, dass wir alle von überall aus darauf zugreifen können, wenn wir etwas nachlesen oder überarbeiten möchten. Außerdem können wir den aktuellen Punkt, Rollenbeschreibungen, und unseren nächsten Punkt, Prozessbeschreibungen, miteinander verbinden, da wir beides im gleichen System abbilden und miteinander verlinken können. Wenn ihr sehen möchtet, wie so etwas aussehen kann, könnt ihr gerne zu uns oder auch zu orgavision Kontakt aufnehmen*.

Prozessbeschreibungen anfertigen

Im letzten Jahr hat Tobias große Teile des kaufmännischen Bereichs übernommen. Um die Übergabe zu vereinfachen, hat Andrea zuvor ein paar Prozessbeschreibungen und Anleitungen erstellt und konnte so alle Aufgaben, die sie zuvor in dem Bereich hatte, in wenigen Tagen übergeben. Wir empfinden solche Prozessbeschreibungen auch dann als hilfreich, wenn wir darüber diskutieren, wo etwas schief läuft, und wie wir es besser machen können. Außerdem können uns gemeinsam erarbeitete und schriftlich festgelegte Prozesse dabei helfen eine möglichst einheitliche Arbeitsweise zu etablieren, sodass zum Beispiel Beratungsberichte immer auf dieselbe Art und Weise angefertigt werden.

Die einfachste Möglichkeit, einen Prozess zu beschreiben, ist vermutlich mithilfe einer nummerierten Liste.

  1. Kaffeefilter raussuchen
  2. Kaffeefilter mit 4 Esslöffeln Pulverkaffee befüllen
  3. Kaffeefilter in die Kaffeemaschine einsetzen
  4. Wasser in die Kaffeemaschine einfüllen
  5. Kaffeemaschine anschalten
  6. Warten, bis der Kaffee durchgelaufen ist (ca. 10 min)
  7. Kaffeemaschine ausschalten
  8. Kaffeefilter im Mülleimer unter der Spüle entsorgen
  9. Kaffee genießen!

Viele Prozesse sind jedoch deutlich komplizierter. Manchmal braucht es mehrere beteiligte Rollen, zahlreiche Schnittstellen oder verschiedene Formulare und Dokumente. In solchen Fällen bieten sich Prozessdiagramme an, die man zu Hause entweder mit Stift und Papier, mit Post-its auf dem Tisch oder mit bestimmter Software am Computer gestalten kann.

Wir arbeiten bei der Verschriftlichung unserer eigenen Prozesse aktuell ausschließlich mit orgavision* und nicht mehr mit Papier. Wenn wir zusammen an einem Prozess arbeiten möchten, nutzen wir dazu Bildschirmübertragungen, solange wir uns nicht persönlich sehen können, und pflegen die Änderungen direkt ein. So sieht zum Beispiel unser Prozess „Seminarnachbereitung am letzten Seminartag“ aus:

Wer schon über Prozessdiagramme oder andere Ablaufbeschreibungen verfügt, kann diese jetzt durchgehen und überlegen, ob sie aktuell sind und ob die beschriebenen Prozesse ihren Zweck erfüllen. Meetings, um an den Prozessen zu arbeiten, kann man wunderbar online durchführen und die besprochenen Änderungen direkt eintragen. Wie wir bei coduco Webmeetings abhalten, könnt ihr in diesem Artikel nachlesen.

Mitarbeitergespräche führen

Im Alltagsstress bleiben Mitarbeitergespräch oft auf der Strecke und werden nicht, oder zu selten, geführt. Wir denken, dass Mitarbeitergespräche auch vor- und nachbereitet werden sollten. Das alles geht auch aus dem Homeoffice oder in kleinen Sitzungen mit nur zwei Personen. Vielleicht ist jetzt sogar eine besonders gute Zeit für Mitarbeitergespräche, da viele von uns weniger mit Kundenaufträgen beschäftigt, wodurch Zeit frei wird. Außerdem denken wir, dass besonders in schwierigen Zeiten persönliche Beziehungen gepflegt und gestärkt werden sollten.

Datei-Chaos beseitigen

Ist der ganze Desktop schon voll mit Text- und Bilddokumenten? Gibt es Dateien auf dem eigenen Rechner, oder in der gemeinsamem Dateiablage, die schon lange niemand mehr braucht? Jetzt ist ein guter Moment Laptop, Diensthandy, Cloud, digitale To-do-Liste und Co. von überflüssigen Dateien zu befreien und das, was dann noch übrig bleibt, gut zu strukturieren. Ohne die Suchfunktion am Laptop zu benutzen, sollten wir jede Datei auf unseren Geräten in weniger als einer Minute finden können. Für Fortgeschrittene gerne auch schneller: weniger als 30 Sekunden Suchzeit. Das kann man hervorragend mit sich selbst testen. Manchmal hilft es uns trotzdem, dabei miteinander zu telefonieren. Es macht ein bisschen mehr Spaß, sich um so was zu kümmern, wenn man es zusammen macht und offene Fragen sofort klären kann (z. B. „Braucht noch irgendwer dieses Formular?“ oder „Ist Projekt XYZ noch in Arbeit, oder kann ich es löschen?“).

Etwas neues Lernen oder die eigenen Kenntnisse vertiefen

Von zu Hause aus kann man hervorragend Bücher lesen, Online-Kurse mitmachen und Webinare anschauen. Dabei kann man gleichzeitig kleine Unternehmen und Selbstständig unterstützen, wenn man darauf achtet Bücher und Kurse nicht unbedingt bei Großkonzernen zu kaufen. Aufgrund des Coronavirus liefern aktuell selbst kleine Buchhandlungen in die eigene Stadt und Bildungsinstitutionen stellen vermehrt ihr Programm digital zur Verfügung. Sich regelmäßig weiterzubilden hilft nicht nur dabei sich selbst und die eigene Arbeit zu verbessern. Es ist gleichzeitig eine Möglichkeit (gesellschaftliche) Trends mitzubekommen. Ein paar Ideen, was wir alles ortsunabhängig lernen können:

  • Neue Funktionen und Tipps für häufig verwendete Software kennenlernen
  • Zeitgemäße Managementliteratur und Ratgeber für Unternehmen lesen
  • Neue Fähigkeiten erlernen (z. B. Grundlagen des Programmierens, Bildbearbeitung, gewaltfreie Kommunikation oder Grundlagen der Suchmaschinenoptimierung)
  • Zertifikate und formelle Qualifikationen erwerben (Fernstudiengänge und Online-Fortbildungen, z. B. zu Qualitätsmanagement, Datenschutz, Marketing, Prozessmanagement, Wirtschaftspsychologie,…)
  • Online-Austausch mit Menschen aus anderen Unternehmen (z. B. über XING oder Unternehmensnetzwerke)

Auch wir möchten gerne Neues lernen und uns mit anderen Unternehmen austauschen. Möchtet ihr gerne mehr zu den Themen dieses Artikels erfahren, oder euch mit uns austauschen, kontaktiert uns bitte. Uns ist es wichtig mit unseren Kunden und Partnern in persönlichem, engem und oft auch freundschaftlichem Kontakt zu bleiben, obwohl wir uns in nächster Zeit vermutlich nicht von Angesicht zu Angesicht treffen können.

Viel Kraft, Mut, Gesundheit und nur das Beste, wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://www.orgavision.com/* zuletzt abgerufen am 31.03.2020

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Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 25.04.2020 und bezieht sich vor alle auf Bayern, wobei einige der Punkte in mehreren Bundesländern oder sogar deutschlandweit gelten.

Viele Unternehmen bangen gerade um ihre Existenz oder fürchten, sich stark zu verschulden. Das geht uns nicht anders: Alle Präsenztermine wurden vorerst abgesagt und ganze Schulungsreihen sind gefährdet. Trotzdem sollen unsere nächsten Schritte nicht auf Angst und Panik basieren. Stattdessen besinnen wir uns gerade in dieser Zeit auf Zuversicht, Fürsorge und Vertrauen. 

Deutschland arbeitet daran, die wirtschaftlichen Konsequenzen des Coronavirus einzudämmen. Wir selbst sind in engem Kontakt mit unserem Steuerbüro, Banken und verschiedenen Ämtern. Auch von unseren Kunden und Partnern haben wir schon gute Hinweise bekommen. Wir sehen uns in einer Position, die uns erlaubt solche Informationen zu multiplizieren und zu bündeln, sodass nicht jeder von uns Zeit in die entsprechende Recherche investieren muss. Wir als Unternehmer können und sollten uns miteinander austauschen. 

Die Möglichkeiten, über die wir uns informiert haben, möchten wir hier kurz vorstellen. 

Förderungen

Zuschüsse

Bayerischer Soforthilfe-Fond
Um insbesondere kleinere Unternehmen in Bayern zu unterstützen, die in akuten finanziellen Schwierigkeiten stecken, hat Bayern einen Fond eingerichtet, aus dem unkompliziert und schnell Zuschüsse im Wert von mehreren Tausend Euro beantragt werden können.

Sofort-Hilfe des Bundes
Das Sofortprogramm für kleine Unternehmen, Selbstständige, Landwirte und Freiberufler bietet Zuschüsse etwa für Miet- und Pachtkosten: Selbstständige und Unternehmen mit bis zu fünf Beschäftigten können einmalig maximal 9.000 € erhalten. Bei Unternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten (jeweils Vollzeitäquivalente einschließlich Auszubildenden) stehen maximal 15.000 Euro für drei Monate zur Verfügung. Ansprechpartner für dieses Programm sind die Landesregierungen des Bundeslandes des jeweiligen Wohnorts.
Das Sofortprogramm des Bundes kann mit den Landesprogrammen kombiniert werden, im Ergebnis darf aber es zu keiner Überkompensation kommen. Damit die Soforthilfen des Bundes und des Landes bestmöglich kombiniert werden, läuft das Antragsverfahren über das jeweilige Bundesland.

Arbeits- und steuerrechtliche Möglichkeiten

Kurzarbeit

Viele kennen Kurzarbeit nur so, dass Arbeitskräfte zu Hause bleiben und nur noch 60 % (bzw. 67 % bei Menschen mit Kindern) von dem verdienen, was sie bisher zur Verfügung hatten. Für einige Personen ist das eine furchtbare Vorstellung, da nicht jeder genug Reserven hat, um plötzlich und womöglich monatelang auf 40 %, bzw. 33 %, des Einkommens zu verzichten. 

Das muss nicht so sein! Kurzarbeit kann auch anteilig funktionieren. Mitarbeitende können zum Beispiel statt 40 Stunden mit nur noch 20 Stunden weiterarbeiten. Solche Lösungen können helfen, gleichzeitig die finanzielle Sicherheit der Angestellten und die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten. 

Ebenso ist es möglich, Arbeitnehmenden in Kurzarbeit Zuschüsse auszuzahlen. Gegenwärtig ist das vor allem deswegen eine Option, weil für Kurzarbeiter keine Sozialabgaben anfallen. Das bedeutet also, dass selbst in den Fällen eine Ersparnis möglich ist, in denen Mitarbeitende nur teilweise in Kurzarbeit gehen und noch einen Zuschuss bekommen. 

Kurzarbeit ist ein umstrittenes Thema. Wir sehen beide Perspektiven: Gibt es die Möglichkeit zur Kurzarbeit nicht, bedeutet das womöglich das Aus für das gesamte Unternehmen. Umgekehrt bedeutet Kurzarbeit für viele Menschen in Deutschland Angst und Sorge. Es geht darum, Lösungen zu erarbeiten, die so gut wie möglich die Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllen. Deswegen empfehlen wir sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen eine intensive Auseinandersetzung mit den eigenen Finanzen und die Unterstützung durch externe, erfahrene Beraterinnen und Berater.

Steuerstundung

Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen haben, wenn sie unmittelbar von den Auswirkungen der Corona-Pandemie betroffen sind, die Möglichkeit, vereinfachte Anträge bei den Finanzbehörden zu stellen. Bitte klärt mit eurem Steuerberater individuell ab, ob dies für euch eine sinnvolle Möglichkeit zur Erhaltung der Liquidität ist. Wir haben von folgenden drei Möglichkeiten erfahren:

  • zinslose Stundung 
  • Herabsetzung von Vorauszahlungen 
  • Herabsetzung des Steuermessbetrages für Zwecke der Gewerbesteuervorauszahlung

Die online verfügbaren Informationen dazu waren für uns tagelang sehr verwirrend und wir hatten verschiedene Aussagen aus verschiedenen Quellen gesammelt. Aus diesem Grund möchten haben wir entschieden hier nur Links aus staatlichen Quellen zur Verfügung zu stellen. Unsere recherchierten Links beziehen sich zwar alle auf das Bundesland Bayern, jedoch sind die enthaltenen Informationen laut eines Schreibens des Bundesministeriums für Finanzen vom 19.03.2020 für ganz Deutschland gültig.

Bitte beachtet, dass unsere Informationen und die hier gelisteten Quellen lediglich informativen Charakter und keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben. Sie beruhen nicht auf der Prüfung eurer persönlichen Umstände. Damit können sie keinesfalls eine individuelle Beratung durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater ersetzen.

Darlehen

Nach wie vor ist die eigene Hausbank eine wichtige Institution bei der Planung und Sicherung der Unternehmensfinanzen. Aufgrund der aktuellen Krise gibt es auch in diesem Bereich besondere Möglichkeiten. Beispielsweise wurden die Risikobewertungen verändert, sodass die entsprechenden Darlehen für mehr Unternehmen infrage kommen. Informationen dazu gibt es auf den Seiten der jeweiligen Anbieter und bei Banken.

  • KfW-Schnellkredit 2020: Insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern können zügig und ohne weitere Kreditrisikoprüfung durch die Bank oder die KfW ein Darlehen erhalten. Die Bank erhält eine Haftungsfreistellung in Höhe von 100 Prozent durch die KfW. Der Bund garantiert dafür. Das Volumen des Kredits umfasst bis zu drei Monatsumsätze des Jahres 2019, maximal 800.000 Euro für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern und maximal 500.000 Euro für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern. Der Zinssatz beträgt aktuell drei Prozent mit einer Laufzeit von zehn Jahren.
  • Für Unternehmen in Bayern: Angebote der LfA

Unterstützung durch andere Unternehmen und Privatpersonen

Es gibt Situationen, in denen die oben aufgezählten Fähigkeiten nicht ausreichen oder nicht finrage kommen. Glücklicherweise gibt es gleichzeitig Unternehmen und Privatpersonen, die über ausreichende Mittel verfügen, um anderen zu helfen. In Deutschland hat zum Beispiel Startnext eine Corona Hilfsaktion gestartet, in deren Rahmen vor allem Kleinstunternehmen, Künstler, Musiker und Gasthäuser eingeladen sind, sich zu bewerben. Andere Branchen werden jedoch nicht ausgeschlossen und es lohnt sich in jedem Fall sich mit dem Projekt auseinanderzusetzen. Vielleicht sind manche von uns auch selbst in der Lage etwas für ein anderes Unternehmen zu geben.

Wie bereits oben erwähnt sind wir selbst aktuell regelmäßig mit unserer Liquiditätsplanung beschäftigt und stehen in engem Kontakt mit Steuerberatung, Banken und Ämtern. Wir wünschen uns, dass möglichst viele Unternehmen die Möglichkeiten kennen, die es gibt, um möglichst nicht in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. 

Ihr kennt weitere Möglichkeiten oder habt Informationen zu den hier dargestellten Inhalten? Bitte schreibt uns (zum Beispiel über unser Kontaktformular). Gerne unterstützen wir euch mit den Förderungen oder erarbeiten mit euch gemeinsam Lösungen für die nächsten Wochen. 

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team! 

Quellen und Ressourcen:
https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Beratung_Finanzierung/Unternehmensberatung/unternehmensberatung_node.html zuletzt abgerufen am 25.04.2020
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-03-13-Corona-FAQ.html;jsessionid=149DF6336A3DAFD1DBBC6E0B745E6DDF.delivery1-master zuletzt abgerufen am 25.04.2020
https://www.deutschlandfunk.de/der-tag-multimilliardenhilfe.3415.de.html?dram:article_id=473122 zuletzt abgerufen am 24.03.2019
https://www.startnext.com/pages/hilfsfonds/campaign/corona-virus-shutdown-spenden-amp-crowdfunding-323 zuletzt abgerufen am 23.03.2020
https://www.unternehmens-wert-mensch.de/startseite.html zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.unternehmens-wert-mensch.de/uwm-plus/uebersicht/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.bafa.de/SharedDocs/Kurzmeldungen/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/20200318_unb.html zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.stmwi.bayern.de/coronavirus/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Steuerinfos/Weitere_Themen/Coronavirus/default.php?f=LfSt&c=n&d=x&t=x zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.finanzamt.bayern.de/LfSt/Aktuelles/Pressemitteilungen/2020/03-19.php?f=LfSt&c=n&d=x&t=x zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.kfw.de/KfW-Konzern/Newsroom/Aktuelles/KfW-Corona-Hilfe-Unternehmen.html zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.kfw.de/KfW-Konzern/Newsroom/Aktuelles/KfW-Corona-Hilfe-Unternehmen.html zuletzt abgerufen am 22.03.2020

Uns ist es wichtig, Entscheidungen die coduco oder unsere persönliche Sicherheit betreffen auf Basis qualitätsgeprüfter, zuverlässiger Informationen zu treffen. Wir möchten uns nicht von reißerischen Nachrichten in dicken roten Buchstaben oder von weitverbreiteten Falschmeldungen beunruhigen lassen. Aus diesem Grund verlassen wir uns auf offizielle oder vertrauenswürdige, oftmals qualitätsgeprüfte Informationsquellen.

Gleichzeitig ist eine Flut negativer Nachrichten im Alltag oft belastend für uns. Humor, positive Nachrichten und auch mal eine Nachrichten-Pause können sich gut auf unsere Stimmung auswirken und mehr Leichtigkeit und Entspannung in die Situation bringen.

Da jeder bei coduco sich auf eine andere Art und Weise informiert, nutzen wir unsere regelmäßigen Absprachen im Team auch dazu, aktuelle Informationen auszutauschen. So haben wir die größtmögliche Chance, dass wir neue Entwicklungen zeitnah mitbekommen.

Susanne hat zum Beispiel den Draht zu den Sorgen und Nöten von KMUs und informiert sich mit Andrea über wissenschaftliche Erkenntnisse und Lösungen gesellschaftlicher Probleme. Andrea ist aktiv in den sozialen Netzwerken und informiert sich über die aktuellen Infektionsschutzmaßnahmen und deren Sinn und Zweck. Michael und Tobias haben genau im Blick, wie sich die wirtschaftliche Lage in Deutschland entwickelt und wie es mit Förderungen und Zuschüssen aussieht.

In den nächsten Abschnitten haben wir ein paar Informationsquellen zusammengestellt, denen wir vertrauen und erklären, wie Social Media und helfen kann quasi „automatisch“ auf dem Laufenden zu bleiben.

Staatliche Informationsquellen

Unabhängige Informationsquellen

  • Worldometers.info
    • Dabei handelt es sich um eine Webseite, die von der Firma Dadax betrieben wird, die sich für gewöhnlich mit der Entwicklung von intelligenten Softwarelösungen beschäftigt.
    • Die Seite ist völlig unabhängig und bezieht die von ihr verarbeiteten Daten aus offiziellen Quellen, zum Beispiel von der WHO.
    • Für aktuelle Zahlen aus Deutschland bitte hier klicken.
  • Medium.com
    • Hierbei handelt es sich um eine werbefreie, unabhängige Plattform für schriftlichen Content, der qualitätsgeprüft wird.
    • Ein umfangreicher Artikel, der aktuelle und historische Zahlen analysiert und Handlungsempfehlungen, sowie deren positiven Effekt visualisiert ist hier verlinkt: Coronavirus: Why you must act now (Es gibt auch eine deutsche Übersetzung: Coronavirus: Warum du jetzt handeln musst!)
  • Correctiv.org
    • Hierbei handelt es sich um eine unabhängige, gemeinnützige Organisation, die sich mit der Recherche gesellschaftlicher Themen im deutschsprachigen Raum beschäftigt.

Soziale Medien gezielt nutzen

Das tägliche, aktive suchen und checken von Informationen, kostet auch Zeit und Kraft. Soziale Medien können uns dabei helfen „automatisch“ an für uns relevante Informationen zu kommen, weil wir im Alltag schon fast über sie „stolpern“. Viele von uns nutzen ohnehin regelmäßig Facebook, Instagram, Xing, Youtube, Telegram und andere Kanäle für private und geschäftliche Zwecke. Wir haben nach wie vor zu großen Teilen Einfluss darauf, wie wir solche Plattformen nutzen und welche Beiträge uns angezeigt werden. Indem wir vertrauenswürdigen Informationsquellen folgen und deren Inhalte konsumieren, signalisieren wir unser Interesse daran, was schon nach kurzer Zeit dazu führt, dass sich der Anteil von Kettenbriefen, Falschmeldungen und ähnliches in unserem Feed verringert.

Viele Regierungsorganisationen, Universitäten, Forschungseinrichtungen und Fachexperten publizieren Inhalte mithilfe sozialer Medien. So hat die Europäische Kommission einen eigenen Instagram-Account und die WHO stellt Pressekonferenzen und Hygienetipps auf ihrem Youtubekanal zur Verfügung.

Facebook und Instagram

  • Tagesschau im Messenger
    • Ein Chatbot der Tagesschau schickt einem morgens und abends die wichtigsten Nachrichten auf einen Blick.
    • Wer weiterlesen will, kann die verlinkten Artikel anklicken.
  • Facebook selbst ist aktiv geworden und hat ein Coronavirus-Informationszentrum eingerichtet.
  • Außerdem hat Facebook, und damit auch Instagram, begonnen mit Qualitätsprüfern und den eigenen Nutzern zusammenzuarbeiten, um Falschmeldungen zu vermeiden. Wie das Vorgehen aussieht, kann man hier nachlesen.
  • Die BR Sendung „quer“ postet auf ihrer Seite manchmal ernste, aber meist humorvolle Grafiken über die aktuelle gesellschaftliche Lage.
  • Die deutsche Instagram-Seite der Europäischen Kommission punktet mit sehr kurzen Mitteilungen als Video, Text oder Bild.
  • Die meisten Fernsehsender, Regierungsorganisationen, Politiker und Forschungsinstitutionen sind auf Facebook vertreten. Es bietet keinen Mehrwert absolut allen davon zu folgen. Wir können uns jedoch unsere 3-4 Favoriten aussuchen.

Telegram und WhatsApp

  • Den oben erwähnten Tagesschau Chatbot gibt es auch für Telegram!
  • Die WHO hat einen Chatbot für WhatsApp eingerichtet, um Informationen über Covid-19 noch einfacher abrufbar zu machen.

Youtube

  • Wie auch bei Facebook, sind hier die meisten Regierungsorganisationen, Rundfunksender, Zeitschriften und Magazine vertreten. 3-4 Abos unserer Favoriten sorgen dafür, dass wir auf unserer Youtube-Startseite immer wieder aktuelle Informationen zur Corona-Krise erhalten.
  • Youtube hat unter jedem Video zu diesem Thema ein Banner zur BZGA-Seite Infektionsschutz.de platziert.
  • Eine Besonderheit an Youtube ist, dass auch mehr und mehr ärztliche Fachkräfte Videos hochladen, sodass eine einzelne Ärztin oder ein einzelner Arzt Millionen von Menschen erreichen kann. Am bekanntesten ist vermutlich der amerikanische Arzt Doctor Mike, der seit Beginn der Corona-Krise gegen Falschinformationen ankämpft. (Für viele seiner Videos gibt es deutsche Untertitel.)

Selbstfürsorge trotz schlechter Nachrichten

Jedes einzelne Detail über diese Pandemie und alle anderen Pandemien und Epidemien der Vergangenheit zu kennen, stresst uns vermutlich mehr, als es nützt. Es ist wichtig, informiert zu sein, um gute Entscheidungen zu treffen und an der Gesellschaft teilzuhaben. Genauso wichtig ist es, uns zwischendurch abzuschalten, die Seele baumeln zu lassen und eben nicht permanent die Fallzahlen weltweit zu prüfen.

Zum Ausgleich ist es manchmal schön, auch positive Nachrichten zu lesen. Es geht um Informationen darüber, welche Unternehmen und Menschen gutes tun und Zusammenarbeiten, um etwas zum positiven zu verändern.

Kanäle für positive Nachrichten

  • In der App Good News werden von Montag bis Freitag täglich positive Nachrichten gesammelt.
  • Das Good News Network beschäftigt sich seit den 90er Jahren mit positiven Nachrichten und gibt diese als Text und Podcast weiter.

Es gibt Dinge, die sind nicht in unserem Einflussbereich. Zum Beispiel gilt das für das Wetter, die Weltpolitik oder die Handlungen von Menschen, die uns nicht kennen. Wenn wir uns darüber permanent informieren und mit aller Kraft versuchen etwas zu bewirken, ohne dass wir Erfolg haben, laugt uns das aus. Bei coduco möchten wir uns lieber in unserem Einfluss- und Kontrollbereich bewegen. Wir können kontrollieren, was wir selbst tun und welche Medien wir konsumieren. Wir können unser zu Hause gestalten und uns an die Empfehlungen zum Infektionsschutz halten. Zu einem gewissen Grad können wir auch beeinflussen, was die Menschen tun, die uns kennen, indem wir uns austauschen und unsere Informationen teilen.

Und genau dazu möchten wir alle einladen: Lasst uns in einen Austausch treten. Verratet uns, was die Informationsquellen sind, denen ihr vertraut und tauscht euch mit uns aus. Wir möchten gerne in Verbindung bleiben und diskutieren, auch wenn persönlicher Kontakt gerade nicht möglich ist. Hier findet ihr unsere Kontaktdaten.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:

https://www.rki.de/DE/Home/homepage_node.html zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.infektionsschutz.de/coronavirus-sars-cov-2.html zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://tools.rki.de/PLZTool/ zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.youtube.com/user/BMGesundheit/videosOffizielle zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.tagesschau.de/inland/messenger-109.html zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.zdf.de/nachrichten/panorama/mythen-kettenbriefe-coronavirus-100.html zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.worldometers.info/ zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://medium.com/ zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://medium.com/@tomaspueyo/coronavirus-act-today-or-people-will-die-f4d3d9cd99ca zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://perspective-daily.de/article/1181/2hWA1mB8 zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://correctiv.org/ zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.tagesschau.de/inland/messenger-109.html zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.facebook.com/coronavirus_info/?page_source=coronavirus_inform_qp_info zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.facebook.com/help/publisher/182222309230722 zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.facebook.com/pg/quer/posts/?ref=page_internal zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.instagram.com/eukommission/?hl=de zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.who.int/news-room/feature-stories/detail/who-health-alert-brings-covid-19-facts-to-billions-via-whatsapp zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.youtube.com/channel/UC0QHWhjbe5fGJEPz3sVb6nw/videos zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://goodnews.eu/ zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.goodnewsnetwork.org/more/about-us/ zuletzt abgerufen am 21.03.2020

Viele Mitarbeitende in kleinen und mittleren Unternehmen genießen den regelmäßigen Austausch mit anderen Kolleginnen und Kollegen. Dabei geht es nur teilweise um soziale Aspekte. Auch kurze Wege, schnelle Absprachen und unkomplizierter Austausch über offene Fragen und Schwierigkeiten ist besonders einfach möglich, wenn sich die gesamte Belegschaft in räumlicher Nähe zueinander befindet.

Wir möchten in diesem Artikel kurz erklären, was „social distancing“ ist, wieso es wichtig ist um die Corona-Krise möglichst gut zu meistern und wie die Arbeit im Homeoffice aussehen kann.

Räumliche Distanzierung = „social distancing“

Quelle: http://signerlab.com/ abgerufen am 20.03.2020 um 08.47

Um die aktuelle Krise möglichst schnell zu überwinden und die langfristigen Auswirkungen auf unsere Angehörigen, unsere Gesellschaft und die Wirtschaft möglichst klein zu halten, ist es notwendig, dass wir uns so gut wie möglich räumlich voneinander distanzieren. Dadurch tragen wir dazu bei, dass jeder Mensch, der ärztliche Behandlung braucht, diese auch bekommt. Das schaffen wir, indem wir die Anzahl der Neuansteckungen so gering wie möglich halten, um eine Überlastung des Gesundheitssystems zu verhindern. Das bedeutet nicht, dass nicht viele von uns krank werden. Es bedeutet nur, dass alle, die krank werden auch adäquat medizinisch versorgt werden.

Für viele von uns bedeutet das in der Praxis: Wir bleiben zu Hause! Raus gehen wir nur, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Und das wiederum bedeutet für viele Arbeitskräfte, dass die alltägliche Arbeit liegen bleiben muss.

Unsere Lösung dafür heißt: Homeoffice!

Natürlich ist uns klar, dass nicht jeder Job von zu Hause aus möglich ist. Jedoch arbeiteten 2016 immerhin 17,6 Millionen Berufstätige an Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen – Tendenz steigend. Wir behaupten, dass für einen Großteil dieser Arbeitskräfte das Homeoffice , zumindest in Krisenzeiten, in Frage kommt. Bei coduco gehen wir noch einen Stück weiter und sprechen vom ortsunabhängigen Arbeiten.

Viele Unternehmen sind schon seit langem so aufgestellt, dass zumindest Teile der Belegschaft einige Tage im Monat von zu Hause aus arbeiten konnten. In diesen Fällen ist es nicht so schwierig Hard- und Software so zu erweitern, dass die meisten Arbeitskräfte dem Büro fernbleiben können. Für manche Firmen ist die Arbeit im Homeoffice allerdings noch neu und es stellt sich die Frage, wie es Arbeitnehmenden schnell, einfach und günstig ermöglicht werden kann, sich räumlich zu distanzieren.

Wir möchten hier über unsere eigenen Erfahrungen mit der ortsunabhängigen Arbeit berichten und die Soft- und Hardware vorstellen, die uns dabei hilft produktiv zu bleiben und nahezu lückenlos weiterzuarbeiten.

Unsere Software für ortsunabhängiges Arbeiten

Bei coduco verwenden wir folgende Software, um auch von zu Hause aus und getrennt voneinander weiterarbeiten zu können:

  • Microsoft Teams um zu chatten, zu telefonieren, für Meetings und für Kundentermine
    Tipp: Microsoft Teams gibt es aktuell bis Januar 2021 kostenlos und Microsoft stellt Informationen zum Thema Homeoffice auf dieser Webseite zur Verfügung. Außerdem speichert Microsoft die Daten deutscher Accounts auf europäischen Servern, um die Einhaltung der DSGVO zu ermöglichen.
  • GoToMeeting für Kundentermine
  • Nozbe* für Aufgabenmanagement
    Es gibt auch Nozbe Teams, mit verbesserten Funktionen in Bezug auf Kommunikation und Kollaboration.
  • OneNote als digitales Notizbuch: um recherchierte Informationen festzuhalten, Notizen zu machen und den Überblick über Projekte zu behalten (nicht geeignet für große Projekte!)
  • orgavision* als digitales Managementsystem (für Vorlagen, Formulare, Besprechungsprotokolle, Prozesse, Organigramme, Hygienerichtlinien, …)
  • LexOffice* für die digitale Buchhaltung, Controlling und Rechnungsstellung
  • Clockodo* zur Zeiterfassung, für projektspezifisches Controlling und als Grundlage für die Rechnungsstellung
  • pm k.i.s.s. für digitales Projektmanagement (bei größeren Projekten)

Wir benutzen übrigens Geräte mit Windows 10, iOS und Android und jede Software, die wir benutzen, funktioniert auf all unseren Geräten.

Unsere Hardware für ortsunabhängiges Arbeiten

Diesen Punkt möchte ich gerne sehr kurz halten: Alle unsere Geräte verfügen über eine Kamera, ein Mikrofon und Lautsprecher in ausreichender Qualität, so dass wir stets an Webkonferenzen teilnehmen können. Diese Voraussetzungen erfüllt für gewöhnlich jeder normale Bürolaptop.
Zusätzlich benutzen manche von uns gerne Geräte mit Touchscreen, um beispielsweise während eines Online-Termins Zeichnungen direkt auf dem Bildschirm anzufertigen und mit den anderen zu teilen. Wir machen auch gerne handschriftlich Notizen oder schreiben und unterstreichen in PDF-Dokumenten und Präsentationen Inhalte. Dazu haben wir sowohl iPads, als auch Convertibles mit Windows 10 im Einsatz.

Den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen behalten, obwohl man sich nicht persönlich trifft?

Auch wir genießen es, wie zu Beginn des Artikels beschrieben, wenn Kommunikation und Zusammenarbeit einfach und schnell funktionieren, weil wir alle im Büro sind oder direkt bei unseren Kunden im Haus sein können. Da uns das aktuell nicht möglich ist ohne hohe Risiken einzugehen, haben wir bestimmte Regeln aufgestellt, um trotz räumlicher Distanzierung in regem Austausch zu bleiben und auch unsere persönliche Verbindung zueinander nicht zu verlieren.

Wir telefonieren jeden Tag
Ja, wir telefonieren aktuell zumindest an jedem Werktag für ein paar Minuten. Da manche von uns Frühaufsteher sind und andere lieber länger Schlafen, haben wir uns auf 10Uhr morgens geeinigt. Wir nutzen diese Zeit um folgende Themen zu besprechen:

  • Check-In
    Bevor wir in die inhaltichen Themen einsteigen, checken wir ein. Das bedeutet, dass wir uns gegenseitig kurz berichten, wie es uns gerade geht und was uns beschäftigt. So kriegen wir Ängste, Sorgen, aber auch tolle Neuigkeiten frühzeitig mit. Wir bleiben in persönlichem Austausch und können das Verhalten unserer Kolleginnen und Kollegen besser einschätzen.
  • Aktuelle Entwicklung der Corona-Krise
    Dieser Punkt ist uns deswegen so wichtig, weil jeder von uns eine andere Art hat sich zu informieren. Durch einen Austausch gewährleisten wir, dass jeder von uns alle Informationen hat, die gebraucht werden, um kluge Entscheidungen in Bezug auf coduco und die eigene persönliche Sicherheit zu treffen. Informationen dazu wie und über welche Quellen wir uns informieren, findet ihr in diesem Artikel:
  • Unser Stand bezüglich unserer Kundenprojekte
  • Unser Stand bezüglich interner Projekte
  • Planung des heutigen Tages
  • Planung und Priorisierung von Maßnahmen für die nächsten Tage/Wochen
  • Check-Out
    Auch den Check-Out machen wir nicht täglich, sondern mindestens 1x pro Woche. Wir reflektieren wie unsere Stimmung und unsere Zufriedenheit mit der aktuellen Arbeitsweise ist. Das hilft uns dabei früh zu erkennen, wenn wir uns an einer Stelle unkompliziert verbessern können und unterstützt unseren persönlichen Austausch. Für die Teilnehmenden bedeutet es außerdem eine kontinuierliche Übung der Selbst- und Fremdreflexion. Denn Feedback gibt es bei uns nicht nur 1x im Jahr.

Da wir mit Microsoft Teams gut eingespielt sind und Webkonferenz-Software in den letzten Jahren generell stetig besser geworden ist, können wir um 10Uhr sofort loslegen und verschwenden keine Zeit für Mikrofoneinstellungen, Rückkopplungen, „Könnt ihr mich hören? Ich kann euch nicht hören. Hallo?“, …
Wir sammeln zu Beginn unsere heutigen Themen und besprechen dann zuerst das, was alle betrifft. Gibt es dann noch Themen, die nur einzelne von uns betreffen, können diese einfach länger in der Leitung bleiben, während die anderen schonmal weiterarbeiten.

Parallel E-Mails lesen und Multitasking ist verboten! (meistens)
Wie im „echten“ Meeting möchten wir auch hier vermeiden, dass einer spricht und keiner zuhört. Das ist nämlich unhöflich, unpersönlich, frustrierend, respektlos, … Ich glaube so eine unangenehme Situation haben die meisten schonmal erlebt. Wer den Eindruck hat, dass er oder sie für den Rest des Meetings nicht gebraucht wird, oder dass das Meeting nicht ausreichend effizient abläuft, darf das jederzeit äußern. Es liegt nämlich in unserem eigenen Einflussbereich daran etwas zu ändern!
Wer genau um 10 Uhr noch ganz dringend etwas erledigen muss, hat die Pflicht die anderen zu informieren und kann um eine Verschiebung bitten. Dazu nutzen wir ebenfalls Microsoft-Teams, denn das haben zu dieser Zeit alle von uns offen.

Auch ein Online-Meeting muss dokumentiert werden
Während jedem Treffen ist eine Person von uns dafür verantwortlich Projekte und Aufgaben in Nozbe zu erstellen und eine andere Person schreibt Informationen mit. Bei „größeren“ Meetings verfassen wir ein Protokoll, welches wir in orgavision* hochladen. Bei unseren täglichen Absprachen brauchen wir das normalerweise nicht. Da reicht uns die Dokumentation von Projekten und Aufgaben in Nozbe.

Zeiten definieren, in denen man erreichbar/nicht erreichbar ist
Für manche von uns bedeutet Homeoffice auch Kinderbetreuung. Es hilft im Team offen darüber zu sprechen, wer wann verfügbar ist und wann eben nicht. Homeoffice heißt weder, dass man weniger arbeitet, noch bedeutet es, dass man permanent erreichbar sein muss.

Große Teams in kleine Teams einteilen
Wie auch bei „echten“ Meetings ist es so, dass es ab einer gewissen Größe schwer wird den Überblick zu behalten und allen ausreichend Gesprächszeit einzuräumen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht nicht mehr als 10 Personen gleichzeitig per Onlinekonferenz miteinander zu verbinden. Wir sind normalerweise sogar nur 5. Große Abteilungen oder Teams können überlegen sich in kleine Einheiten aufzuteilen. Vielleicht gibt es einzelne Projektgruppen oder Aufgabenbereiche, nach denen das Team aufgeteilt werden kann. Einmal in der Woche sollten sich dann „Delegierte“ aus dem Team treffen. In jeder Kleingruppe wird eine Person bestimmt, die die Gruppe gegenüber den anderen vertritt. So ist gewährleistet, dass die Arbeit koordiniert abläuft und Informationen weitergegeben werden, die alle betreffen.

Unser System kann nicht für jeden funktionieren

Wie bereits weiter oben erläutert, arbeitet nur etwa jede zweite Arbeitskraft überhaupt an einem Büroarbeitsplatz und es gibt große Unterschiede in den technischen und organisatorischen Anforderungen. Einen kleinen Bürolaptop für 450€ extra zu kaufen, damit E-Mails und Präsentationen von zu Hause aus bearbeitet werden können, ist einfach etwas anderes, als eine 4500€ Hochleistungsmaschine für anspruchsvollste Tätigkeiten in Forschung, Videoproduktion und 3D-Modelling anzuschaffen.
Unternehmen mit 200 Mitarbeitern arbeiten anders, als Unternehmen mit 20 Mitarbeitern und auch von Branche zu Branche und von Team zu Team gibt es Unterschiede.

Dennoch sind wir bei coduco davon überzeugt, dass Millionen von Arbeitsplätzen ortsunabhängig hervorragend funktionieren und eine Investition in diese Richtung für Unternehmen absolut lohnenswert ist. Je länger diese Krise andauert, desto wichtiger ist es, dass wir an Lösungen arbeiten, um die Erhaltung der Arbeitskraft zu erhalten und gleichzeitig die Gesundheit aller Menschen zu sichern.

Wir haben mittlerweile einiges an Erfahrung in der Recherche und Einführung von Software und unterstützen KMUs jeder größe und Branche gerne dabei ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Am einfachsten ist es uns über unser Kontaktformular anzusprechen.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://www.zeit.de/arbeit/2019-03/bueroarbeit-sitzen-arbeitsplatz-auswirkungen-gesundheit-bewegung zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/free?market=de zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-located#office-ContentAreaHeadingTemplate-bkjgypc zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://www.gotomeeting.com/de-de zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://nozbe.com/de/* zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://nozbe.com/teams zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://products.office.com/de-de/onenote/digital-note-taking-app?rtc=1 zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://orgavision.com/* zuletzt abgerufen am 31.03.2020
https://www.awin1.com/cread.php?awinmid=13787&awinaffid=697599&clickref=Homeoffice&ued=https%3A%2F%2Fwww.lexoffice.de%2F* zuletzt abgerufen am 31.03.2020
https://www.lexware.de/coronavirus/ zuletzt abgerufen am 21.03.2020
https://www.clockodo.com/de/?utm_source=coduco&utm_campaign=partner* zuletzt abgerufen am 24.03.2020
https://settingmilestones.com/projektmanagement/kiss-projektmanagement/ zuletzt abgerufen am 20.03.2020
https://collegeinfogeek.com/remote/ zuletzt abgerufen am 24.03.2020

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