Nach jeder Ansprache gibt es neue Informationen und Empfehlungen. Immer wieder ändern sich rechtliche Vorgaben und Hygiene- und Verhaltenstipps sind zahlreich. Diese Woche ist plötzlich etwas Pflicht, das letzte Woche noch gar nicht relevant war.
In diesem Artikel möchten wir kurz darüber sprechen, wie wir und andere Unternehmen mit der Informationsflut und den ständigen Änderungen umgehen.
Für uns ergeben sich aus dieser Situation vor allem drei Schwierigkeiten:

Aktuelle Informationen erhalten
Darauf basierend Maßnahmen entwickeln
Notwendige Maßnahmen an alle Beteiligten kommunizieren

Wir möchten auf diese Problematik gerne konkret eingehen und deswegen etwas Kontext liefern. Dementsprechend möchten wir das Unternehmen Care Concept kurz vorstellen, welches uns zu diesem Artikel inspiriert hat. Dadurch möchten wir es anderen Lesenden außerdem ermöglichen, sich mit uns und Care Concept zu vergleichen, um abzuschätzen wie sie die Informationen aus diesem Artikel verwenden können. Vielleicht passt es eins zu eins, vielleicht sind jedoch Anpassungen nötig, da unsere Lesenden aus ganz unterschiedlichen Branchen kommen und zu Unternehmen verschiedenster Größe und Organisationsform gehören.

Über die Care Concept AG

Die Care Concept AG mit Sitz in Bonn ist seit 1999 Partner für internationale Krankenversicherungen im Ausland. Der Schwerpunkt des Angebots liegt im Bereich Krankenversicherung für kurz- bis mittelfristige Aufenthalte für Ausländer in Europa, Deutsche im Ausland und Reisende weltweit. Das Unternehmen bietet Versicherungslösungen für Geschäftsreisende, Expatriates, Sprachschüler, Studenten, Saisonarbeiter, Au-pairs und Privatreisende. Bausteine wie Assistance, Haftpflicht- und Unfallversicherung runden das Angebot ab.
Derzeit beschäftigt das Unternehmen 116 Mitarbeiter, davon 15 Auszubildende sowie fünf weitere Mitarbeiter in seiner Tochtergesellschaft „Care Concept Consulting & Services“ in Shanghai. 2017 wurde die Care Concept AG vom renommierten „Great Place to Work“-Institut als einer der besten Arbeitgeber Deutschlands ausgezeichnet.
Die Unternehmenskultur der Care Concept AG ist geprägt von Werten wie Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit und Qualität im verantwortlichen und wertschätzenden Umgang mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern.

Aktuelle Informationen erhalten

Bei coduco haben wir den Eindruck, dass wir es ganz gut schaffen über die uns betreffende Neuigkeiten informiert zu bleiben. Eine wichtige Stellschraube dabei bilden unsere regelmäßigen Teambesprechungen. Im Artikel Homeoffice haben wir berichtet, dass wir täglich für ein paar Minuten telefonieren, um uns über Neuigkeiten auszutauschen, unserer Arbeitsweise anzupassen und unseren Tag zu planen. Mittlerweile haben wir die Frequenz verringert und treffen uns zweimal pro Woche, die Inhalte sind jedoch gleichgeblieben. Da jeder von uns sich über andere Kanäle informiert und andere Schwerpunkte hat, können wir durch einen kurzen Austausch ein breites Spektrum an Informationen zusammentragen. Was wir für Informationskanäle benutzen und wie wir mit Leichtigkeit und ohne zusätzliche Angst informiert bleiben, haben wir bereits in einem Artikel beschrieben: Über Covid-19 informiert bleiben – mit mehr Leichtigkeit

Wir denken, dass unser Vorgehen ausreichend ist für kleine Unternehmen oder einzelne kleine Teams innerhalb eines größeren Unternehmens, die schnell reagieren und sich an äußere Umstände anpassen können.
Größeren Unternehmen empfehlen wir diese Aufgabe zu formalisieren. Das bedeutet, dass es fest eingeteilte Menschen gibt, die dafür verantwortlich sind, die Nachrichten zu verfolgen und den Kontakt zu Ämtern, Beratenden und anderen Organisationen zu erhalten. In manchen Unternehmen gründen sich deswegen Corona Task Forces oder es wird ein Corona-Beauftragter benannt.

Gleichzeitig ist jetzt eine noch engere Zusammenarbeit mit Fachkräften für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragten und Betriebsärzten sinnvoll. Das gilt nicht zuletzt auch deswegen, weil es besonders gefährlich für Einzelpersonen, aber auch für Unternehmen ist, wenn mehrere Sicherheitsrisiken zusammen auftreten. In der Corona-Krise ist es für niemanden von uns hilfreich gleichzeitig auch noch einen Arbeitsunfall zu haben oder zusätzlichen, vermeidbaren Sicherheitsrisiken ausgesetzt zu werden. Nur dadurch, dass Experten, Beauftragte und Belegschaft Informationen gesammelt haben, ist es nicht getan. Die Frage ist jetzt, was auf Basis dieser Informationen geschehen muss, um Risiken zu verringern und Vorgaben einzuhalten. Das führt uns zum nächsten Abschnitt dieses Artikels.

Maßnahmen entwickeln

Letzten Endes handelt es sich beim Entwickeln von Regeln, Handlungsempfehlungen und Sicherheitsmaßnahmen um einen kreativen Prozess: Es muss überlegt werden, wie bekannte Schwierigkeiten mit vorhandenen oder leicht zu beschaffenden Ressourcen gemeistert werden können.

Den Überblick über die Anforderungen und die vorhandenen Ressourcen erhalten wir, indem wir uns umfassend informieren. Oft fallen uns dadurch schon unmittelbar Maßnahmen ein oder wir finden sogar konkrete Anleitungen und Tipps und können direkt etwas umsetzen. Manchmal läuft es jedoch etwas schleppender und wir wissen zwar, dass wir etwas tun müssen, wir wissen aber deswegen noch nicht, was wir tun müssen. Dabei können uns kreativitätsfördernde Methoden weiterhelfen, wie zum Beispiel die folgenden vier:

Brainstorming
Alle Ideen, die jemandem kommen, werden ohne Wertung an einem einzigen, zentralen Ort gesammelt. Das kann eine Mind-Map, eine Pinnwand oder ein für alle Beteiligten verfügbares Textdokument sein. Ob die Idee gut oder schlecht ist wird erst später entschieden. Jeder Beitrag ist gut und wichtig und sollte mit Respekt behandelt werden. Gegebenenfalls ist es hilfreich, die Ideen jetzt schon thematisch zu kategorisieren, um nicht den Überblick zu verlieren. Beim Brainstorming ist Quantität wichtiger als Qualität, deswegen brainstormt man am besten zusammen. Im Gegenseitigen Austausch entstehen neue Ideen, auf die eine Einzelperson allein vielleicht nie gekommen wäre.

Wenn du einen Flaschengeist hättest, dann …

Bei dieser Methode stellen wir uns folgende Frage: Wenn ich einen Flaschengeist hätte, der mir drei Wünsche erfüllt, was würde ich mir dann wünschen? Eine solche Denkweise erlaubt uns einmal von der Realität Abstand zu nehmen und frei und unabhängig von möglicherweise begrenzenden Faktoren zu denken. Wir können idealistisch sein und unser Optimum definieren. Gleichzeitig heben wir nicht zu weit ab, da wir schließlich nur drei Wünsche haben, nicht unendlich viele.
Sind die drei Wünsche zu Papier gebracht, kann überlegt werden, was die Realität hergibt, um möglichst nah an diese drei Wünsche und an unseren Idealzustand heranzukommen.

Kopfstand
Was müssten wir tun, damit alles noch viel schlimmer wird? Bei coduco könnte das zum Beispiel so aussehen:
Wir werden die maximale Menge an Bußgeldern kassieren, weil wir uns an keine einzige Richtlinie halten. Wir erhöhen die Wahrscheinlichkeit uns anzustecken, indem wir so viele Präsenztermine wie möglich mit unseren Kunden ausmachen. Seminare und Workshops halten wir planmäßig ab und verwenden dabei Interaktionen, die es erfordern, dass Teilnehmende nah beieinanderstehen und sich an den Händen halten. Wir teilen uns die Handtücher im Bad und benutzen am Buffet die gleichen Zangen und Schöpflöffel. Abends sitzen wir alle noch gemütlich zusammen und greifen gemeinsam in dieselbe Chipstüte. Über unsere Finanzen verlieren wir schon nach wenigen Tagen den Überblick, da keiner von uns sich darum kümmert. Dementsprechend bekommen wir von staatlichen und privaten Hilfsangeboten nichts mit und nehmen diese nicht in Anspruch.
Durch diese Herangehensweise können wir uns vor Augen führen, was wir auf jeden Fall vermeiden wollen. Wir können ganz klar sagen: So machen wir das nicht! Kehren wir unser Horror-Szenario dann um, ergeben sich erste Ideen für Maßnahmen, die wir umsetzen können.

Woanders ist das Gras immer grüner
Die Idee hinter dieser Methode ist, dass wir mitunter zu anderen Unternehmen hinüberschauen, die augenscheinlich großartig mit der Krise umgehen. Wir fragen uns dann: Wieso ist das Gras bei denen grüner? Was machen sie anders? Was gefällt mir an deren Vorgehen? Unsere Erkenntnisse versuchen wir dann für unser eigenes Vorgehen zu nutzen.

Viele Kreativitätsmethoden kann man auch gut online durchführen. Dafür können Chats oder Videokonferenzen genutzt werden oder man kann in einem geteilten Dokument arbeiten. Besonders visuell ansprechende Möglichkeiten bieten dabei Mind-Maps oder digitale Whiteboards, die die Integration von Bildern, Videos oder anderen Medien erlauben.

Nachdem Maßnahmen erarbeitet wurden, stellt sich noch eine Frage: Wie kommuniziert man diese möglichst an alle Beteiligten? Die besten Maßnahmen können uns schließlich nicht helfen, wenn niemand davon weiß.

Notwendige Maßnahmen an alle Beteiligten kommunizieren

Bei coduco ist das noch nicht so schwierig: Maßnahmen, die unsere Belegschaft betreffen, können wir noch einfach über Microsoft Teams oder in unserer Teambesprechung weitergeben. Dadurch können wir gewährleisten, dass wir alles mitbekommen, was uns betrifft. Sind unsere Kunden betroffen, so informieren wir sie gezielt telefonisch oder per E-Mail. Ändern wir etwas dauerhaft, so halten wir das in unserem digitalen Managementsystem orgavision* fest. Wenn die Änderung gespeichert wird, bekommt jeder in unserem Team automatisch eine E-Mail mit einer Aufforderung die Änderung zu lesen und mit einem Klick zur Kenntnis zu nehmen.

Deutlich strukturierter geht die Care Concept AG mit dem Thema um. Alle Mitarbeitenden haben einen eigenen Zugang zu orgavision*, da hier perspektivisch alle Informationen hinterlegt sind, die die Belegschaft für ihre Arbeit braucht.
Wird jetzt durch den gebildeten Krisenstab eine neue Maßnahme entschieden, wird diese ebenfalls in orgavision eingepflegt. Die Mitarbeitenden erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung auf die neue Veröffentlichung. Diese können die Änderungen lesen und daraufhin mit einem Klick bestätigen, dass sie die Information erhalten haben. Für die Verantwortlichen ist jederzeit ersichtlich, wer das neue Dokument zur Kenntnis genommen hat und wer noch nicht. Das heißt, dass keine große Besprechung und keine langen E-Mails nötig sind, um Corona-Anweisungen an die Belegschaft weiterzugeben. Wird eine Änderung vorgenommen, werden wieder automatisch alle informiert. Ist jemand krank oder im Urlaub, so kann er auch von zuhause aus bereits alle Änderungen sehen. Nimmt jemand eine Information innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums nicht zur Kenntnis, werden die Führungskräfte benachrichtigt und können bei Bedarf nachhaken.

Jeder Mitarbeitende kann, ähnlich wie in einem sozialen Netzwerk, Kommentare schreiben und Fragen stellen, Anmerkungen machen oder aktuelle Informationen weitergeben. Dadurch ergibt sich eine Rückmeldeschleife: Die Verantwortlichen erfahren, wer die Maßnahmen gelesen hat und was andere darüber denken.

Da sie alle Informationen bezüglich der Corona-Krise in einem Bereich sammeln, ist auch in Zukunft leicht nachvollziehbar, welche Informationen wann und an wen geflossen sind, ohne dass aktiv Dokumentationsaufwand entsteht.

Ein solches Vorgehen finden wir passend für größere Unternehmen oder Unternehmen, die durch die Corona-Krise besonders gefährdet sind. Zusätzlich profitieren können Unternehmen, bei denen ein regelmäßiger persönlicher Austausch mit der gesamten Belegschaft nicht möglich ist. Durch ein System wie orgavision* kann nämlich jede einzelne Person die neuen Informationen zeitnah lesen und zur Kenntnis nehmen.

Wir hoffen sehr, dass es auch in diesem Artikel Informationen gab, die dem ein- oder der anderen Lesenden weiterhelfen und dazu inspirieren, selbst aktiv an dem Thema zu arbeiten und zu gestalten, was im eigenen Einflussbereich liegt.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Ressourcen und Quellen:
https://www.care-concept.de/ zuletzt abgerufen am 06.05.2020
https://coduco.de/ueber-covid-19-informiert-bleiben-mit-mehr-leichtigkeit/ zuletzt abgerufen am 06.05.2020
https://orgavision.com* zuletzt abgerufen am 06.05.2020

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6. Mai 2020

Kostenlose Unternehmensberatung? Förderung unternehmerischen Know-hows des BAFA

Allgemein, coduco Tipps, Krisenmanagement

In unserem Artikel zum Thema finanzielle Unterstützung für KMUs haben wir unter anderem eine Förderung des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erwähnt:

Die Förderung unternehmerischen Know-hows

Viele Unternehmen brauchen in der Corona-Krise dringend Unterstützung bei verschiedensten Themen, können jedoch keine zusätzliche finanzielle Belastung auf sich nehmen. Diesen Engpass hat das BAFA erkannt und einige Regeln des bisherigen Förderprogramms geändert.

Aktuell ist es für KMUs möglich Beratungsangebote im Wert von bis zu 4000 € in Anspruch zu nehmen, die dann bis zu 100 % gefördert werden. Effektiv bedeutet das also, dass Unternehmen, welche von der Corona-Krise betroffen sind, Beratungsangebote kostenlos in Anspruch nehmen können. Die Gelder dafür kommen unter anderem vom Europäischen Sozialfonds (ESF). In diesem Artikel möchten wir kurz einen Überblick darüber geben, für welche Unternehmen die Förderung infrage kommt und wie das Ganze abläuft.

Für wen die Förderung infrage kommt

Unternehmen mit Sitz in Deutschland
Entsprechen der EU-Definition von KMU (basierend auf den Daten vom Vorjahr, oder bei neu gegründeten Unternehmen auf Schätzungen des aktuellen Jahres)
- Mitarbeiteranzahl: weniger als 250 Beschäftigte
- Entweder Jahresumsatz kleiner als 50 Mio. € oder Jahresbilanzsumme kleiner als 43 Mio. €

Ein paar Details – Für die Unternehmen, die schon fast keine KMU mehr sind

Die KMU-Definition
Manche Unternehmen sind genau an den Grenzen der oben aufgezählten Kriterien. Da kann es sich Lohnen einen Blick, in die Details zu werfen, die im Benutzerleitfaden zur Definition von KMU erklärt werden.

Mitarbeiteranzahl kleiner als 250
Hierbei wird in Jahresarbeitseinheiten (JAE) gerechnet. Ein Vollzeitbeschäftigter, der ein Berichtsjahr lang im Unternehmen gearbeitet hat (egal ob angestellt oder auf Rechnung) zählt als 1 JAE. Das bedeutet, dass Teilzeitkräfte oder Saisonarbeiter anteilig zählen. Zwei Teilzeitkräfte mit einer 50 %-Stelle machen also zusammen 1 JAE aus. Azubis und Menschen in Elternzeit zählen hier auch nicht mit. In einem Unternehmen, in dem zum Beispiel 300 unterschiedliche Menschen tätig sind, kann es also trotzdem sein, dass weniger als 250 Jahresarbeitseinheiten vorhanden sind, so dass eine Förderung durch das BAFA prinzipiell möglich ist.

Was, wenn ein Unternehmen die Grenzwerte im Laufe der Förderperiode knackt?
Das ist kein Problem, da der KMU-Status eines Unternehmens sich erst verändert, wenn die oben genannten Kriterien zwei Geschäftsjahre lang überschritten werden. Wird also viel eingestellt oder ein überraschend hoher Umsatz erzielt, so ist das für die Förderung unternehmen Know-hows kein Problem, sondern eher ein Erfolg!

Besonderheiten bei Partnerunternehmen und verbundenen Unternehmen
Bei der Berechnung Mitarbeiteranzahl, Jahresumsatz und -bilanz zählen Partnerunternehmen und verbundene Unternehmen (anteilige) mit! Infos dazu gibt es ebenfalls in Veröffentlichungen der Europäischen Kommission.

So gut wie alle Themen sind möglich

Das BAFA schreibt auf seiner Seite dazu: „Allgemeine Beratungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung.„
Am häufigsten kommen unserer Erfahrung nach folgende Themen vor:

Analyse der Ist-Situation und Erarbeitung erster Maßnahmen
Strategische Ausrichtung des Unternehmens
Büroorganisation
Aufgaben- und Projektmanagement
Teamentwicklung
Arbeit an Strukturen und Abläufen

Aufgrund der Pandemie rechnen wir damit, dass Unternehmen vermehrt Unterstützung dabei brauchen, die eigenen Finanzen zu überblicken und Maßnahmen zur finanziellen Absicherung zu entwickeln. Das ist aktuell sehr wichtig, um das Fortbestehen eines Unternehmens zu gewährleisten. Gleichzeitig dürfen wir dabei nicht die langfristige Perspektive, also die strategische Ausrichtung, außer Acht lassen.

Ablauf einer geförderten Beratung während der Corona-Krise

Antragsstellung
Der Antrag kann direkt online gestellt werden. Dafür muss eine kurze, formlose Stellungnahme vorbereitet werden, um zu erklären, wie das Unternehmen von der Corona-Krise betroffen ist.
Prüfung des Antrags durch die Förderstelle
Die Förderstelle prüft die Angaben und meldet sich schriftlich mit einer Bestätigung, dass die Beratungsmaßnahme begonnen werden kann.
Optional kann ein Gespräch mit einem Regionalpartner des BAFA geführt werden. Das ist gegenwärtig nicht verpflichtend, bietet sich aber an, da hier vielleicht noch weitere Unterstützungsmöglichkeiten besprochen werden können.
Durchführung der Beratung
Beratende und Unternehmer können den Beratungszeitraum flexibel gestalten und an den Themen arbeiten, die für das Unternehmen gerade wichtig sind. Gegen Ende der Beratung fertigt die Beraterin oder der Berater einen Beratungsbericht an. Darin steht die Beschreibung der gegenwärtigen Situation des Unternehmens und des Ablaufs der Beratung. Zusätzlich versuchen wir immer noch weitere hilfreiche Tipps und Handlungsempfehlungen für die Zukunft, auch über den Beratungszeitraum hinaus, mitzugeben.
Unterlagen bei der Förderstelle einreichen
Innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Erlaubnis zum Beratungsbeginn, muss der Beratungsbericht zusammen mit der Rechnung des Beratungsunternehmens, durch den Antragssteller beim BAFA eingereicht werden.
Auszahlung der Fördersumme direkt vom BAFA an das Beratungsunternehmen
Bisher war es so, dass Antragsstellende das gesamte Beratungshonorar vorstrecken mussten und erst später die Fördersumme erstattet wurde. Dieser Schritt wurde jetzt vereinfacht. Die Förderstelle überweist das Geld direkt an das Beratungsunternehmen, sodass der Antragsstellende nichts vorstrecken muss.

Wir haben in der Vergangenheit schon häufig mit unseren Kunden die Förderung unternehmerischen Know-hows in Anspruch genommen und schätzen dabei sehr, dass wir im Rahmen der Förderung zeitlich und thematisch sehr flexibel agieren können. Wir denken, dass jeder Mensch, und damit auch jedes Unternehmen, Beratung braucht. Das gilt jetzt, während einer globalen Pandemie, vielleicht sogar noch mehr als sonst.

Bitte kontaktiert uns (zum Beispiel über unser Kontaktformular) wenn ihr selbst Unterstützung benötigt oder mehr über die Förderung unternehmerischen Know-hows wissen möchtet.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://op.europa.eu/de/publication-detail/-/publication/79c0ce87-f4dc-11e6-8a35-01aa75ed71a1/language-de zuletzt abgerufen am 07.04.2020
https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Beratung_Finanzierung/Unternehmensberatung/unternehmensberatung_node.html zuletzt abgerufen am 07.04.2020
https://www.consulting.de/hintergruende/fachartikel/einzelansicht/die-bafa-foerderung-in-der-corona-krise-ein-geschenk-fuer-klienten-und-berater/ zuletzt abgerufen am 30.06.2020

7. April 2020

coduco - Susanne Kleider

Wie wir als Unternehmen die Corona-Krise angehen – ein Überblick

Allgemein, coduco Tipps, Krisenmanagement

In den letzten Tagen gewinnt das Thema Coronavirus stündlich mehr und mehr an Bedeutung. Jeden Tag gibt es neue Einschränkungen. Wiederholt wurden wir gefragt, wie wir mit der Thematik umgehen. Schon immer ist uns eine persönliche Beziehung und enger Kontakt zu Kunden und Partnern sehr wichtig. Das gilt besonders in Krisenzeiten, da wir in solchen besonders auf die Kraft von freundschaftlichen Beziehungen angewiesen sind, um uns gegenseitig zu stärken und zu unterstützen.
Wie wir im Team miteinander arbeiten und den Kontakt zu Kunden und Partnern aufrechterhalten, während wie gleichzeitig zum Schutz unserer Mitmenschen beitragen, möchten wir in diesem Artikel kurz thematisieren und in unseren anderen Artikeln detailliert ausführen.

Bitte zögert nicht, uns zu kontaktieren, wenn ihr zu einzelnen Punkten noch mehr Fragen habt oder Unterstützung benötigt.

Wie wir während der nächsten Wochen arbeiten werden

Wir möchten natürlich auch dazu beitragen, die Anzahl der Neuinfektionen möglichst gering zu halten, damit alle, die medizinische Behandlung brauchen, diese bekommen können.

Deswegen bleiben wir natürlich zu Hause und arbeiten im Homeoffice weiter!
Aktuell können wir fast alle Termine dank Online-Konferenz-Tools weiterhin wahrnehmen. Das Vorgehen dazu sprechen wir im Einzelfall mit unseren Kunden und Partnern ab und stellen entsprechende Softwarezugänge zur Verfügung.

Seminare im Nussanger wird es in den nächsten paar Wochen leider keine geben.

Wenn ihr euch dafür interessiert, wie wir ortsunabhängiges Arbeiten möglich machen oder wissen möchtet, welche Optionen es für euch gibt, kontaktiert uns bitte oder schaut in unseren Artikel zum Thema Homeoffice.

Konzentration auf interne Projekte

Da es trotz allem auch bei uns voraussichtlich ein wenig ruhiger wird, wollen wir die Zeit nutzen und uns auf interne Projekte konzentrieren: Wir werden neue Produkte entwickeln, uns weiterbilden, recherchieren, unsere Prozesse und Strukturen überarbeiten und schriftlich dokumentieren und an unserer Strategie feilen. Wir sehen darin das Potenzial aus der aktuellen Krise gestärkt hervorzugehen und unseren Unternehmenszweck währenddessen und anschließend noch besser erfüllen zu können. Wir möchten denjenigen unter euch, die ebenfalls mit einer Entschleunigung des Tagesgeschäfts rechnen, Mut machen: Viele interne Projekte, die im Alltag oft untergehen, sind jetzt dran. Diese Zeit kann uns helfen, nach der Krise mit Vollgas durchzustarten, wenn wir sie gut nutzen. Wir haben ein paar Ideen gesammelt, welche internen Projekte gut von zu Hause aus möglich sind. Wir setzen dabei für gewöhnlich einen Computer und eine Internetverbindung voraus.

Finanzielle Möglichkeiten, um die Krise leichter zu überstehen

Viele Unternehmen bangen gerade um ihre Existenz oder fürchten, sich stark zu verschulden. Das geht uns nicht anders: Alle Präsenztermine wurden abgesagt und ganze Schulungsreihen sind gefährdet. Trotzdem sollen unsere nächsten Schritte nicht auf Angst und Panik basieren. Stattdessen besinnen wir uns gerade in dieser Zeit auf die Zuversicht, Fürsorge und Vertrauen.

Deutschland arbeitet daran, die wirtschaftlichen Konsequenzen des Coronavirus einzudämmen. Wir selbst sind in engem Kontakt mit unserem Steuerbüro, Banken und verschiedenen Ämtern. Auch von Kunden und Partnern haben wir schon gute Hinweise zu dem Thema bekommen. Wir sehen uns in einer Position, die uns erlaubt solche Informationen zu multiplizieren und zu bündeln, sodass nicht jeder von uns Zeit in die entsprechende Recherche investieren muss. Aus diesem Grund haben einen Artikel über die gegebenen finanziellen Möglichkeiten geschrieben, um eine erste Orientierung anzubieten. Wir als Unternehmer können und sollten uns über solche Dinge austauschen.

Zuverlässige Informationsquellen

Uns ist es wichtig, Entscheidungen die coduco oder unsere persönliche Sicherheit betreffen nicht aufgrund reißerischer Nachrichten in dicken roten Buchstaben oder weit verbreiteter Falschmeldungen zu treffen. Aus diesem Grund bevorzugen wir qualitätsgeprüfte oder offizielle Informationskanäle, von denen wir euch eine Auswahl unter diesem Link vorstellen möchten: https://coduco.de/ueber-covid-19-informiert-bleiben-mit-mehr-leichtigkeit/

Unsere Corona-Kurztipps für Unternehmen

An dieser Stelle werden wir nicht die gängigen Tipps zum Infektionsschutz und zur persönlichen Hygiene wiederholen. Wir möchten gezielt Unternehmen dabei helfen während dieser Krise produktiv zu bleiben und sich selbst und die Mitwelt zu schützen.

Investiert in Technologie, um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen
Beansprucht staatliche Unterstützung
Bleibt in engem, regelmäßigen Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen
Nutzt die Entschleunigung zur Regeneration und zur Optimierung
Achtet auf eure Gesundheit
Lebt Selbst- und Nächstenliebe

Was wir mit jedem der sechs Punkte genau meinen, haben wir in diesem Artikel ausführlich erklärt.

Wir freuen uns über jede Kontaktaufnahme und jeden Austausch mit euch. Und natürlich stehen wir weiterhin unseren Kunden und Partnern beratend zur Seite und unterstützen euch bei der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen, um die aktuelle Krise so unbeschadet wie möglich zu überstehen und womöglich sogar gestärkt daraus hervorzugehen.

Wir hoffen, dass wir euch schon möglichst bald gesund und munter persönlich wiedersehen. Achtet bitte vor allem auf eure Gesundheit, denn sie ist unersetzbar.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Unsere gesamte Artikelserie zum Coronavirus findet ihr hier: https://coduco.de/news/

23. März 2020

coduco - Susanne Kleider

Unsere Corona-Kurztipps ausführlich erklärt

Allgemein, coduco Tipps, Krisenmanagement

Im Leitartikel unserer Corona-Artikelserie und in unserer Rundmail zu dem Thema haben wir 5 „Kurztipps“ erwähnt und nicht weiter ausgeführt, was wir damit meinen. Jeden dieser Corona-Kurztipps möchten wir in diesem Artikel weiter ausführen.

1. Investiert in Technologie, um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen

Wie wir bereits in unserem Artikel zum Thema Homeoffice ausgeführt haben, arbeiten mehr als 17 Millionen Menschen in Deutschland an Büroarbeitsplätzen. Wir gehen davon aus, dass ein großer Teil der Tätigkeiten, die diese Personen bei der Arbeit ausführen, von zu Hause aus erledigt werden können. Bevor jemand die Arbeit ganz oder teilweise einstellen muss oder dem Risiko ausgesetzt ist zu erkranken, sollte kritisch geprüft werden, ob es nicht doch Möglichkeiten gibt, die Arbeitsfähigkeit im Homeoffice herzustellen.

2. Beansprucht staatliche Unterstützung

Es ist nicht nur schade, sondern mitunter auch existenzgefährdend, sich über Soforthilfemaßnahmen, Förderungen und Darlehen nicht zu informieren. Ein Antrag ist oft schnell erledigt und der mögliche Nutzen für das Unternehmen ist sehr groß! Das, was wir über das Thema wissen, haben wir in einem Artikel zum Thema finanzielle Unterstützung während der Corona-Krise zusammengefasst. Bitte sprecht euch dringend mit Steuerbüros, Banken und Ämtern ab und sucht euch externe Unterstützung um die bestmögliche Lösung für euer Unternehmen zu finden. Wir unterstützen gerne beispielsweise bei der Liquiditätsplanung. Wenn ihr wertvolle Informationen habt, die ihr uns mitgeben möchtet, damit wir sie mit anderen Unternehmen teilen oder wenn ihr selbst Unterstützung braucht, um das Thema anzugehen, kontaktiert uns bitte.

3. Bleibt in engem, regelmäßigen Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen

Für uns sind unsere Kolleginnen und Kollegen nicht nur irgendwelche fremden Menschen. Sie sind gute Bekannte, vielleicht sogar enge Freunde, und vor allem sind sie Menschen mit Potenzialen, Wünschen, Sorgen und Bedürfnissen. Uns ist es, insbesondere in Krisenzeiten, wichtig, füreinander da zu sein und uns gegenseitig zu stärken und zu unterstützen. Unabhängig davon ist auch die tägliche Arbeitsorganisation im Homeoffice einfacher, wenn wir es schaffen, in Kontakt zu bleiben. Aus diesem Grund telefonieren wir aktuell an jedem Werktag zumindest für ein paar Minuten miteinander. Wir nutzen die Gelegenheit zu persönlichem Austausch, zum Teilen von Informationen über die Corona-Pandemie und zum Organisieren und planen unserer Arbeit. Wie wir das machen, könnt ihr in unserem Artikel zum Thema Homeoffice/ortsunabhängiges Arbeiten nachlesen.

4. Nutz die Entschleunigung zur Regeneration und zur Optimierung

Wenn Kundentermine rar werden, die Produktion runtergefahren wird und kaum montiert werden kann, ist ein guter Moment um am System zu arbeiten. Nutzt die Zeit für Mitarbeitergespräche (natürlich digital), Prozessoptimierung, strategische Überlegungen, Online-Umfragen, Budgetplanungen und andere interne Projekte. Wir selbst widmen unsere Zeit zum Beispiel der Finanzplanung, der Produktentwicklung und der Recherche und Aktualisierung von Inhalten. Wir haben einen Artikel mit ein paar Ideen zusammengestellt, wie man von zu Hause aus ein Unternehmen verbessern kann, um in einigen Punkten sogar gestärkt aus der Krise hervorzugehen.

5. Achtet auf eure Gesundheit

Zur Bekämpfung der Pandemie ist es unerlässlich, dass wir vorsichtig mit unserer eigenen Gesundheit umgehen und möglichst keine Risiken eingehen. Haben wir Kontakt zu infizierten Menschen und werden mitunter selbst krank, so ist das nicht nur für uns ein Risiko, sondern auch für unsere Familien, die Nachbarschaft, Kolleginnen und Kollegen und letzten Endes für die gesamte Gesellschaft. Wir riskieren die Überlastung des gesamten Gesundheitssystems, was dazu führt, das Behandlungsbedürftige nicht adäquat versorgt werden können. Aus diesem Grund sehen viele Pandemiepläne und Infektionsschutzmaßnahmen vor, den Kontakt zwischen Menschen zu verringern. Es geht nicht darum, dass sich möglichst wenig Leute anstecken. Es geht nur darum, dass sich nicht alle gleichzeitig anstecken. „Social distancing“ haben wir zu Beginn unseres Artikels namens „Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten: Wie „social distancing“ auch im KMU gelingt“ erklärt. Weitere von uns genutzte Informationsquellen haben wir ebenfalls in einem Artikel aufgelistet.

Für unsere Gesundheit können wir viel tun, was über die aktuellen Empfehlungen zu Hygiene und Infektionsschutz hinaus geht. Vor allem alltägliche Gewohnheiten, die uns jeden Tag nur ein paar Minuten kosten, können sich langfristig auszahlen. Fällt die Zeit zum Pendeln weg, kann diese vielleicht stattdessen in eine Runde Krafttraining, eine entspannende Meditation oder in 30 Minuten mehr Schlaf investiert werden.

6. Lebt Selbst- und Nächstenliebe

Jeder von uns hat eigene Schwierigkeiten und einen individuellen Umgang mit dieser weltweiten Krise und das ist in Ordnung. Stellen wir bei uns selbst Angst oder Sorge fest, so ist das in Ordnung und wir sollten uns selbst dafür nicht rügen, sondern wahrnehmen, dass dahinter unerfüllte oder gefährdete Bedürfnisse stecken. Es ist wichtig, dass wir uns selbst akzeptieren und lieben mit all unseren Stärken und Schwächen.

Gleichzeitig gibt es Menschen in unserer Familie, in unseren Unternehmen und unserer Nachbarschaft, für die wir gerade hilfreich sein können. Manche Kolleginnen und Kollegen brauchen vielleicht einfach ein offenes Ohr für ihre Sorgen. Anderen Menschen können wir mit Einkäufen, Hilfe im Haushalt oder auch Unterstützung bei der Verwendung neuer Hard- und Software weiterhelfen. Wir können an zahlreichen Organisationen Geld oder Waren spenden (ein paar Möglichkeiten sind unter „Quellen und Ressourcen“ verlinkt) und die Rechenleistung unserer Computer für die Forschung zur Verfügung stellen. Man kann als Aushilfskraft beim Robert-Koch Institut im nationalen Krisenmanagement tätig werden oder andere gemeinnützige Organisationen unterstützen. Es ist auch weiterhin sicher Blut und Plasma zu spenden. Und natürlich können wir alle etwas Zeit mit unseren Liebsten verbringen. Was wir geben, wird uns auch früher oder später gegeben.

Wir hoffen, dass euch unsere Artikel inspirieren und euch dabei unterstützen, zu entscheiden, was euch und eurem Unternehmen in den nächsten Tagen und Wochen guttun könnte. Schon immer ist uns eine persönliche Beziehung und enger Kontakt zu euch sehr wichtig. Das gilt besonders in Krisenzeiten, da wir jetzt besonders auf die Kraft von freundschaftlichen Beziehungen angewiesen sind, um uns gegenseitig zu stärken und zu unterstützen.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://www.welthungerhilfe.de/corona-spenden/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.startnext.com/pages/hilfsfonds/campaign/corona-virus-shutdown-spenden-amp-crowdfunding-323 zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://diakonie.at/coronavirus-hilfsfonds zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.tafel.de/ueber-uns/aktuelle-meldungen/aktuelle-meldungen-2020/wegen-corona-tafeln-rufen-zu-solidaritaet-und-unterstuetzung-auf/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://foldingathome.org/ zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/RKI-BVA-2020/dashboard.html?fbclid=IwAR3vhY7BPed3DtweOlKonbgK8ji1jrRd3LQvZ00LMjqUdKP_LMEQTBYULYE zuletzt abgerufen am 22.03.2020
https://www.drk-blutspende.de/infos-blutspende-coronavirus.php zuletzt abgerufen am 22.03.2020

22. März 2020

coduco - Susanne Kleider

Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten: Wie „social distancing“ auch im KMU gelingt

Allgemein, Büroorganisation, coduco Tipps, Krisenmanagement

Viele Mitarbeitende in kleinen und mittleren Unternehmen genießen den regelmäßigen Austausch mit anderen Kolleginnen und Kollegen. Dabei geht es nur teilweise um soziale Aspekte. Auch kurze Wege, schnelle Absprachen und unkomplizierter Austausch über offene Fragen und Schwierigkeiten ist besonders einfach möglich, wenn sich die gesamte Belegschaft in räumlicher Nähe zueinander befindet.

Wir möchten in diesem Artikel kurz erklären, was „social distancing“ ist, wieso es wichtig ist um die Corona-Krise möglichst gut zu meistern und wie die Arbeit im Homeoffice aussehen kann.

Räumliche Distanzierung = „social distancing“

Quelle: http://signerlab.com/ abgerufen am 20.03.2020 um 08.47

Um die aktuelle Krise möglichst schnell zu überwinden und die langfristigen Auswirkungen auf unsere Angehörigen, unsere Gesellschaft und die Wirtschaft möglichst klein zu halten, ist es notwendig, dass wir uns so gut wie möglich räumlich voneinander distanzieren. Dadurch tragen wir dazu bei, dass jeder Mensch, der ärztliche Behandlung braucht, diese auch bekommt. Das schaffen wir, indem wir die Anzahl der Neuansteckungen so gering wie möglich halten, um eine Überlastung des Gesundheitssystems zu verhindern. Das bedeutet nicht, dass nicht viele von uns krank werden. Es bedeutet nur, dass alle, die krank werden auch adäquat medizinisch versorgt werden.

Für viele von uns bedeutet das in der Praxis: Wir bleiben zu Hause! Raus gehen wir nur, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Und das wiederum bedeutet für viele Arbeitskräfte, dass die alltägliche Arbeit liegen bleiben muss.

Unsere Lösung dafür heißt: Homeoffice!

Natürlich ist uns klar, dass nicht jeder Job von zu Hause aus möglich ist. Jedoch arbeiteten 2016 immerhin 17,6 Millionen Berufstätige an Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen – Tendenz steigend. Wir behaupten, dass für einen Großteil dieser Arbeitskräfte das Homeoffice , zumindest in Krisenzeiten, in Frage kommt. Bei coduco gehen wir noch einen Stück weiter und sprechen vom ortsunabhängigen Arbeiten.

Viele Unternehmen sind schon seit langem so aufgestellt, dass zumindest Teile der Belegschaft einige Tage im Monat von zu Hause aus arbeiten konnten. In diesen Fällen ist es nicht so schwierig Hard- und Software so zu erweitern, dass die meisten Arbeitskräfte dem Büro fernbleiben können. Für manche Firmen ist die Arbeit im Homeoffice allerdings noch neu und es stellt sich die Frage, wie es Arbeitnehmenden schnell, einfach und günstig ermöglicht werden kann, sich räumlich zu distanzieren.

Wir möchten hier über unsere eigenen Erfahrungen mit der ortsunabhängigen Arbeit berichten und die Soft- und Hardware vorstellen, die uns dabei hilft produktiv zu bleiben und nahezu lückenlos weiterzuarbeiten.

Unsere Software für ortsunabhängiges Arbeiten

Bei coduco verwenden wir folgende Software, um auch von zu Hause aus und getrennt voneinander weiterarbeiten zu können:

Microsoft Teams um zu chatten, zu telefonieren, für Meetings und für Kundentermine
Tipp: Microsoft Teams gibt es aktuell bis Januar 2021 kostenlos und Microsoft stellt Informationen zum Thema Homeoffice auf dieser Webseite zur Verfügung. Außerdem speichert Microsoft die Daten deutscher Accounts auf europäischen Servern, um die Einhaltung der DSGVO zu ermöglichen.
GoToMeeting für Kundentermine
Nozbe* für Aufgabenmanagement
Es gibt auch Nozbe Teams, mit verbesserten Funktionen in Bezug auf Kommunikation und Kollaboration.
OneNote als digitales Notizbuch: um recherchierte Informationen festzuhalten, Notizen zu machen und den Überblick über Projekte zu behalten (nicht geeignet für große Projekte!)
orgavision* als digitales Managementsystem (für Vorlagen, Formulare, Besprechungsprotokolle, Prozesse, Organigramme, Hygienerichtlinien, …)
LexOffice* für die digitale Buchhaltung, Controlling und Rechnungsstellung
Clockodo* zur Zeiterfassung, für projektspezifisches Controlling und als Grundlage für die Rechnungsstellung
pm k.i.s.s. für digitales Projektmanagement (bei größeren Projekten)

Wir benutzen übrigens Geräte mit Windows 10, iOS und Android und jede Software, die wir benutzen, funktioniert auf all unseren Geräten.

Unsere Hardware für ortsunabhängiges Arbeiten

Diesen Punkt möchte ich gerne sehr kurz halten: Alle unsere Geräte verfügen über eine Kamera, ein Mikrofon und Lautsprecher in ausreichender Qualität, so dass wir stets an Webkonferenzen teilnehmen können. Diese Voraussetzungen erfüllt für gewöhnlich jeder normale Bürolaptop.
Zusätzlich benutzen manche von uns gerne Geräte mit Touchscreen, um beispielsweise während eines Online-Termins Zeichnungen direkt auf dem Bildschirm anzufertigen und mit den anderen zu teilen. Wir machen auch gerne handschriftlich Notizen oder schreiben und unterstreichen in PDF-Dokumenten und Präsentationen Inhalte. Dazu haben wir sowohl iPads, als auch Convertibles mit Windows 10 im Einsatz.

Den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen behalten, obwohl man sich nicht persönlich trifft?

Auch wir genießen es, wie zu Beginn des Artikels beschrieben, wenn Kommunikation und Zusammenarbeit einfach und schnell funktionieren, weil wir alle im Büro sind oder direkt bei unseren Kunden im Haus sein können. Da uns das aktuell nicht möglich ist ohne hohe Risiken einzugehen, haben wir bestimmte Regeln aufgestellt, um trotz räumlicher Distanzierung in regem Austausch zu bleiben und auch unsere persönliche Verbindung zueinander nicht zu verlieren.

Wir telefonieren jeden Tag
Ja, wir telefonieren aktuell zumindest an jedem Werktag für ein paar Minuten. Da manche von uns Frühaufsteher sind und andere lieber länger Schlafen, haben wir uns auf 10Uhr morgens geeinigt. Wir nutzen diese Zeit um folgende Themen zu besprechen:

Check-In
Bevor wir in die inhaltichen Themen einsteigen, checken wir ein. Das bedeutet, dass wir uns gegenseitig kurz berichten, wie es uns gerade geht und was uns beschäftigt. So kriegen wir Ängste, Sorgen, aber auch tolle Neuigkeiten frühzeitig mit. Wir bleiben in persönlichem Austausch und können das Verhalten unserer Kolleginnen und Kollegen besser einschätzen.
Aktuelle Entwicklung der Corona-Krise
Dieser Punkt ist uns deswegen so wichtig, weil jeder von uns eine andere Art hat sich zu informieren. Durch einen Austausch gewährleisten wir, dass jeder von uns alle Informationen hat, die gebraucht werden, um kluge Entscheidungen in Bezug auf coduco und die eigene persönliche Sicherheit zu treffen. Informationen dazu wie und über welche Quellen wir uns informieren, findet ihr in diesem Artikel:
Unser Stand bezüglich unserer Kundenprojekte
Unser Stand bezüglich interner Projekte
Planung des heutigen Tages
Planung und Priorisierung von Maßnahmen für die nächsten Tage/Wochen
Check-Out
Auch den Check-Out machen wir nicht täglich, sondern mindestens 1x pro Woche. Wir reflektieren wie unsere Stimmung und unsere Zufriedenheit mit der aktuellen Arbeitsweise ist. Das hilft uns dabei früh zu erkennen, wenn wir uns an einer Stelle unkompliziert verbessern können und unterstützt unseren persönlichen Austausch. Für die Teilnehmenden bedeutet es außerdem eine kontinuierliche Übung der Selbst- und Fremdreflexion. Denn Feedback gibt es bei uns nicht nur 1x im Jahr.

Da wir mit Microsoft Teams gut eingespielt sind und Webkonferenz-Software in den letzten Jahren generell stetig besser geworden ist, können wir um 10Uhr sofort loslegen und verschwenden keine Zeit für Mikrofoneinstellungen, Rückkopplungen, „Könnt ihr mich hören? Ich kann euch nicht hören. Hallo?“, …
Wir sammeln zu Beginn unsere heutigen Themen und besprechen dann zuerst das, was alle betrifft. Gibt es dann noch Themen, die nur einzelne von uns betreffen, können diese einfach länger in der Leitung bleiben, während die anderen schonmal weiterarbeiten.

Parallel E-Mails lesen und Multitasking ist verboten! (meistens)
Wie im „echten“ Meeting möchten wir auch hier vermeiden, dass einer spricht und keiner zuhört. Das ist nämlich unhöflich, unpersönlich, frustrierend, respektlos, … Ich glaube so eine unangenehme Situation haben die meisten schonmal erlebt. Wer den Eindruck hat, dass er oder sie für den Rest des Meetings nicht gebraucht wird, oder dass das Meeting nicht ausreichend effizient abläuft, darf das jederzeit äußern. Es liegt nämlich in unserem eigenen Einflussbereich daran etwas zu ändern!
Wer genau um 10 Uhr noch ganz dringend etwas erledigen muss, hat die Pflicht die anderen zu informieren und kann um eine Verschiebung bitten. Dazu nutzen wir ebenfalls Microsoft-Teams, denn das haben zu dieser Zeit alle von uns offen.

Auch ein Online-Meeting muss dokumentiert werden
Während jedem Treffen ist eine Person von uns dafür verantwortlich Projekte und Aufgaben in Nozbe zu erstellen und eine andere Person schreibt Informationen mit. Bei „größeren“ Meetings verfassen wir ein Protokoll, welches wir in orgavision* hochladen. Bei unseren täglichen Absprachen brauchen wir das normalerweise nicht. Da reicht uns die Dokumentation von Projekten und Aufgaben in Nozbe.

Zeiten definieren, in denen man erreichbar/nicht erreichbar ist
Für manche von uns bedeutet Homeoffice auch Kinderbetreuung. Es hilft im Team offen darüber zu sprechen, wer wann verfügbar ist und wann eben nicht. Homeoffice heißt weder, dass man weniger arbeitet, noch bedeutet es, dass man permanent erreichbar sein muss.

Große Teams in kleine Teams einteilen
Wie auch bei „echten“ Meetings ist es so, dass es ab einer gewissen Größe schwer wird den Überblick zu behalten und allen ausreichend Gesprächszeit einzuräumen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht nicht mehr als 10 Personen gleichzeitig per Onlinekonferenz miteinander zu verbinden. Wir sind normalerweise sogar nur 5. Große Abteilungen oder Teams können überlegen sich in kleine Einheiten aufzuteilen. Vielleicht gibt es einzelne Projektgruppen oder Aufgabenbereiche, nach denen das Team aufgeteilt werden kann. Einmal in der Woche sollten sich dann „Delegierte“ aus dem Team treffen. In jeder Kleingruppe wird eine Person bestimmt, die die Gruppe gegenüber den anderen vertritt. So ist gewährleistet, dass die Arbeit koordiniert abläuft und Informationen weitergegeben werden, die alle betreffen.

Unser System kann nicht für jeden funktionieren

Wie bereits weiter oben erläutert, arbeitet nur etwa jede zweite Arbeitskraft überhaupt an einem Büroarbeitsplatz und es gibt große Unterschiede in den technischen und organisatorischen Anforderungen. Einen kleinen Bürolaptop für 450€ extra zu kaufen, damit E-Mails und Präsentationen von zu Hause aus bearbeitet werden können, ist einfach etwas anderes, als eine 4500€ Hochleistungsmaschine für anspruchsvollste Tätigkeiten in Forschung, Videoproduktion und 3D-Modelling anzuschaffen.
Unternehmen mit 200 Mitarbeitern arbeiten anders, als Unternehmen mit 20 Mitarbeitern und auch von Branche zu Branche und von Team zu Team gibt es Unterschiede.

Dennoch sind wir bei coduco davon überzeugt, dass Millionen von Arbeitsplätzen ortsunabhängig hervorragend funktionieren und eine Investition in diese Richtung für Unternehmen absolut lohnenswert ist. Je länger diese Krise andauert, desto wichtiger ist es, dass wir an Lösungen arbeiten, um die Erhaltung der Arbeitskraft zu erhalten und gleichzeitig die Gesundheit aller Menschen zu sichern.

Wir haben mittlerweile einiges an Erfahrung in der Recherche und Einführung von Software und unterstützen KMUs jeder größe und Branche gerne dabei ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Am einfachsten ist es uns über unser Kontaktformular anzusprechen.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

20. März 2020

coduco - Susanne Kleider

Das Warum eines Unternehmens

Allgemein, coduco Tipps

Jedes Unternehmen kann sein Produkt vertreiben. Unabhängig davon, ob es sich bei dem Produkt um eine Dienstleistung oder um materielles Gut handelt, können die meisten Unternehmen ihr Produkt auch ordentlich herstellen. Das ist der Grund, wieso unterschiedliche Firmen auf einem Markt mit den gleichen oder sehr ähnlichen Produkten konkurieren. Auf diesem Märkten gibt es jedoch immer die ein oder andere Firma, die erfolgreicher als alle anderen ist. Nach Simon Sinek gibt es dafür einen eindeutigen Grund: Diese Firmen können für sich selbst und ihre Kunden eine wichtige Frage beantworten. „Warum? Warum genau gibt es unser Unternehmen?“

Seiner Theorie nach müssen sich Unternehmen stets drei verschiedene Fragen stellen und die Antworten auf diese Fragen den potenziellen Kunden kommunizieren. Im „Golden Circle“ hat er diese drei Fragen veranschaulicht. Simon Sinek ist sich sicher, dass die meisten Firmen genau wissen „Was“ (What) sie tun und „Wie“ (How) sie es tun. Sie wissen zum Beispiel was für ein Produkt sie herstellen und sie wissen auch wie sie das tun, das „Warum“ (Why) ist ihnen jedoch unbekannt. Solange ein Unternehmen dieses „Warum“ nicht klar kennt, kann es dieses nicht für seine Komunikation verwenden. Somit kann die Identität des beworben werden und das Unternehmen ist laut Simon Sinek weniger erfolgreich.

Was bedeutet „Warum“?

Bei dem „Warum“ einer Firma, geht es nicht um den Profit oder Umsatz eines Unternehmens, sondern um die Identität des Unternehmens. Denn dadurch kauft der Kunde nicht nur das Produkt, sondern auch ein Gefühl der Marke mit dazu. Das eigendtliche Produkt, der „Was“ Teil, rückt bei der Kaufentscheidung in den Hintergrund. Der Kunde stillt gleichzeitig auch ein tief verankertes biologisches Bedürfnis nach einem Sinn in seinem Handeln. Somit bindet man sein Klientel an die Identität der Marke und nicht nur an ein Produkt. Dafür muss der Kunde jedoch wissen, welche Motivation steckt hinter dem Unternehmen und wofür steht es ein. Aus welchem Grund wurde mit der Produktion begonnen und woran glaubt die Firma. Dieser innerste Kern, die Identität, muss dem Unternehmen in seiner gesamtheit bewusst werden, damit es eine Marke ausbilden kann.

Kommunikation nach Innen

Wie bei den meisten Kommunikationstechniken ist es auch hier wichtig, dass die Botschaft nicht nur nach außen an die Welt, sondern in erster Linie auch nach innen im Unternehmen, weitergegeben wird. So sollten die einzelnen Mitarbeiter sich mit dem „Warum“, der Motivation, des Unternehmens identifizieren. Erst dadurch kann es bei der Tätigkeit zu einer intrinsischen Motivation kommen. Diese sorgt dann dafür, dass die Mitarbeiter eigenständiger und Motivierter ihrer Arbeit nachgehen. So transportieren sie das gelebte „Warum“ an die Kunden weiter und das gesamte Potenzial des Unternehmens kommt zur Geltung. Weiter verbessert sich auch das Arbeitsklima und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da sie sich neben dem „Wie“ und „Was“ nun auch mit dem essentiellen „Warum“ Teil identifizieren.

Kommunikation nach Außen

Neben der Kommunikation nach innen, ist die Identität eines Unternehmens auch bei der Außenkommunikation wichtig. Die meisten Firmen Kommunizieren in erster Linie nur „Was“ und „Wie“ sie etwas Produzieren. So weiß der Kunde zwar, welches Produkt mit welcher Verarbeitung er erhält. Für eine rein rationale Person reichen diese beiden Informationen auch schon aus. Um jedoch die innersten Bedürfnisse nach einem Sinn zu stillen benötigen sie noch das „Warum“. Erst wenn alle drei Komponenten zusammenfließen ergibt sich für den Kunden ein rundes Gesamtbild des Produktes.

Hierbei ist es jedoch wichtig in welcher Reihnfolge das Produkt kommuniziert wird. Beginnt man mit dem „Was“ Teil und Arbeitet sich zum „Warum“ vor, bekommt der Kunde die Informationen in der falschen Reihnfolge und es fehlt ihm bis zuletzt ein Puzzelstück. Ein Beispiel:
„Unser Produkt besteht aus den besten Materialien damit es das Leben einfacher machen kann“
Beginnt man jedoch bei dem „Warum“ und arbeitet sich zum „Was“ vor, spricht man von anfang an das innerste Bedüfnis des Kunden an. Dafür muss man das Beispiel von gerade nur etwas umstellen:
„Damit dir das Leben einfach gemacht wird, haben wir aus den besten Materialien dieses Produkt für sie erschaffen.
Erst dann erreicht man den Kunden und kann zu einem erfolgreichen Unternehmen heranwachsen.

28. Mai 2019

UnternehmensWert:Mensch die Förderung vom Staat

Allgemein, coduco Tipps

Aufgrund des anhaltenden Wirtschaftswachstums wachsen und gedeihen auch immer mehr Unternehmen. Dabei stehen viele Inhaber vor Herausforderungen, die ihnen meist erst zu spät bewusst werden. So muss nach Larry E. Greiner bei einemen wachsenden Geschäft stetig die Unternehmensstrukturen angepasst werden. Erst dann kann ein Unternehmen bei stetigem Wachstum gleichbleibende Erfolge erziehlen. Ist man sich dessen nicht bewusst häufen sich mit der Zeit immer weitere strukturelle und koordinative Probleme an. Diese führen häufig zu einem schlechteren Arbeitklima von dem Mitarbeiter und Führungspersonen gleichermaßen betroffen sind. In Folge dessen sinken häufig die Einnahmen, was wiederum zu einer verschlechterung des Arbeitsklimas führt. Somit steigt der Leidensdruck innerhalb der Firmen kontinuierlich. Gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlen genau in diesen Situationen die wirtschaftlichen Mittel, um sich bei den nötigen Prozessen fachlich beraten zu lassen.

Um Firmen bei der Finanzierung für eine ordentliche Beratung unterstützen zu können wurde vom Bund die Initiative „Neue Qualität der Arbeit“ ins Leben gerufen. Diese Initiative fördert seit 2002 mit verschiedensten Programmen die Qualität am Arbeitsplatz. Mit dem Förderprogramm unternehmensWert:Mensch gibt es für Unternehmen die Möglichkeit bei der Finanzierung von Beratungsprojekten unterstützung zu erhalten. im Idealfall kann sich ein Unternehmen bis zu 80% der entstandenen Beratungskosten wieder zurückholen. So kann soll sicher gestellt werden, dass der Leidensdruck innerhalb von Unternehmen nicht aufgrund fehlender Mittel unnötig hoch ist.

Gerade kleine Unternehmen sollten hier die Möglichkeit für Professionelle Beratung ergreifen. Bei ihnen können in den meisten Fällen die vollen 80% der anfallenden Kosten zurückerstattet werden. So kann das Arbeitsklima innerhalb des Unternehmens gefördert werden und gleichzeitig steigt damit auch die Produktivität des gesamten Betriebs. Es geht hier nicht nur darum schwarze Zahlen zu schreiben, sondern auch um die Zufriedenheit der Mitarbeiter und um den gesellschaftlichen Beitrag von Unternehmen. Deswegen ist ein Projekt mit unternehmensWert:Mensch keine kleine Kurzzeitmaßnahme. Über mehrere Wochen oder Monate hinweg wird professionelle Begleitung durch erfahrene und lizensierte Berater ermöglicht. So können mehrere knifflige Themen angegangen werden, ohne den begrenzten finanziellen und zeitlichen Rahmen der Mitarbeiter und Führungskräfte zu sprengen.

Wir von coduco haben zusammen mit unseren Kunden bisher sehr positive Erfahrungen mit der finanziellen Unterstützung durch dieses Förderprogramm sammeln können. Deshalb empfehlen wir unternehmensWert:M gerne an die unterschiedlichsten Unternehmen weiter. Für weitere Informationen erreichen Sie uns per Telefon oder über unser Kontaktformular.

23. Mai 2019