Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten: Wie "social distancing" auch im KMU gelingt

Viele Mitarbeitende in kleinen und mittleren Unternehmen genießen den regelmäßigen Austausch mit anderen Kolleginnen und Kollegen. Dabei geht es nur teilweise um soziale Aspekte. Auch kurze Wege, schnelle Absprachen und unkomplizierter Austausch über offene Fragen und Schwierigkeiten ist besonders einfach möglich, wenn sich die gesamte Belegschaft in räumlicher Nähe zueinander befindet.

Wir möchten in diesem Artikel kurz erklären, was „social distancing“ ist, wieso es wichtig ist um die Corona-Krise möglichst gut zu meistern und wie die Arbeit im Homeoffice aussehen kann.

Räumliche Distanzierung = „social distancing“

Quelle: http://signerlab.com/ abgerufen am 20.03.2020 um 08.47

Um die aktuelle Krise möglichst schnell zu überwinden und die langfristigen Auswirkungen auf unsere Angehörigen, unsere Gesellschaft und die Wirtschaft möglichst klein zu halten, ist es notwendig, dass wir uns so gut wie möglich räumlich voneinander distanzieren. Dadurch tragen wir dazu bei, dass jeder Mensch, der ärztliche Behandlung braucht, diese auch bekommt. Das schaffen wir, indem wir die Anzahl der Neuansteckungen so gering wie möglich halten, um eine Überlastung des Gesundheitssystems zu verhindern. Das bedeutet nicht, dass nicht viele von uns krank werden. Es bedeutet nur, dass alle, die krank werden auch adäquat medizinisch versorgt werden.

Für viele von uns bedeutet das in der Praxis: Wir bleiben zu Hause! Raus gehen wir nur, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Und das wiederum bedeutet für viele Arbeitskräfte, dass die alltägliche Arbeit liegen bleiben muss.

Unsere Lösung dafür heißt: Homeoffice!

Natürlich ist uns klar, dass nicht jeder Job von zu Hause aus möglich ist. Jedoch arbeiteten 2016 immerhin 17,6 Millionen Berufstätige an Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen – Tendenz steigend. Wir behaupten, dass für einen Großteil dieser Arbeitskräfte das Homeoffice , zumindest in Krisenzeiten, in Frage kommt. Bei coduco gehen wir noch einen Stück weiter und sprechen vom ortsunabhängigen Arbeiten.

Viele Unternehmen sind schon seit langem so aufgestellt, dass zumindest Teile der Belegschaft einige Tage im Monat von zu Hause aus arbeiten konnten. In diesen Fällen ist es nicht so schwierig Hard- und Software so zu erweitern, dass die meisten Arbeitskräfte dem Büro fernbleiben können. Für manche Firmen ist die Arbeit im Homeoffice allerdings noch neu und es stellt sich die Frage, wie es Arbeitnehmenden schnell, einfach und günstig ermöglicht werden kann, sich räumlich zu distanzieren.

Wir möchten hier über unsere eigenen Erfahrungen mit der ortsunabhängigen Arbeit berichten und die Soft- und Hardware vorstellen, die uns dabei hilft produktiv zu bleiben und nahezu lückenlos weiterzuarbeiten.

Unsere Software für ortsunabhängiges Arbeiten

Bei coduco verwenden wir folgende Software, um auch von zu Hause aus und getrennt voneinander weiterarbeiten zu können:

Microsoft Teams um zu chatten, zu telefonieren, für Meetings und für Kundentermine
Tipp: Microsoft Teams gibt es aktuell bis Januar 2021 kostenlos und Microsoft stellt Informationen zum Thema Homeoffice auf dieser Webseite zur Verfügung. Außerdem speichert Microsoft die Daten deutscher Accounts auf europäischen Servern, um die Einhaltung der DSGVO zu ermöglichen.
GoToMeeting für Kundentermine
Nozbe* für Aufgabenmanagement
Es gibt auch Nozbe Teams, mit verbesserten Funktionen in Bezug auf Kommunikation und Kollaboration.
OneNote als digitales Notizbuch: um recherchierte Informationen festzuhalten, Notizen zu machen und den Überblick über Projekte zu behalten (nicht geeignet für große Projekte!)
orgavision* als digitales Managementsystem (für Vorlagen, Formulare, Besprechungsprotokolle, Prozesse, Organigramme, Hygienerichtlinien, …)
LexOffice* für die digitale Buchhaltung, Controlling und Rechnungsstellung
Clockodo* zur Zeiterfassung, für projektspezifisches Controlling und als Grundlage für die Rechnungsstellung
pm k.i.s.s. für digitales Projektmanagement (bei größeren Projekten)

Wir benutzen übrigens Geräte mit Windows 10, iOS und Android und jede Software, die wir benutzen, funktioniert auf all unseren Geräten.

Unsere Hardware für ortsunabhängiges Arbeiten

Diesen Punkt möchte ich gerne sehr kurz halten: Alle unsere Geräte verfügen über eine Kamera, ein Mikrofon und Lautsprecher in ausreichender Qualität, so dass wir stets an Webkonferenzen teilnehmen können. Diese Voraussetzungen erfüllt für gewöhnlich jeder normale Bürolaptop.
Zusätzlich benutzen manche von uns gerne Geräte mit Touchscreen, um beispielsweise während eines Online-Termins Zeichnungen direkt auf dem Bildschirm anzufertigen und mit den anderen zu teilen. Wir machen auch gerne handschriftlich Notizen oder schreiben und unterstreichen in PDF-Dokumenten und Präsentationen Inhalte. Dazu haben wir sowohl iPads, als auch Convertibles mit Windows 10 im Einsatz.

Den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen behalten, obwohl man sich nicht persönlich trifft?

Auch wir genießen es, wie zu Beginn des Artikels beschrieben, wenn Kommunikation und Zusammenarbeit einfach und schnell funktionieren, weil wir alle im Büro sind oder direkt bei unseren Kunden im Haus sein können. Da uns das aktuell nicht möglich ist ohne hohe Risiken einzugehen, haben wir bestimmte Regeln aufgestellt, um trotz räumlicher Distanzierung in regem Austausch zu bleiben und auch unsere persönliche Verbindung zueinander nicht zu verlieren.

Wir telefonieren jeden Tag
Ja, wir telefonieren aktuell zumindest an jedem Werktag für ein paar Minuten. Da manche von uns Frühaufsteher sind und andere lieber länger Schlafen, haben wir uns auf 10Uhr morgens geeinigt. Wir nutzen diese Zeit um folgende Themen zu besprechen:

Check-In
Bevor wir in die inhaltichen Themen einsteigen, checken wir ein. Das bedeutet, dass wir uns gegenseitig kurz berichten, wie es uns gerade geht und was uns beschäftigt. So kriegen wir Ängste, Sorgen, aber auch tolle Neuigkeiten frühzeitig mit. Wir bleiben in persönlichem Austausch und können das Verhalten unserer Kolleginnen und Kollegen besser einschätzen.
Aktuelle Entwicklung der Corona-Krise
Dieser Punkt ist uns deswegen so wichtig, weil jeder von uns eine andere Art hat sich zu informieren. Durch einen Austausch gewährleisten wir, dass jeder von uns alle Informationen hat, die gebraucht werden, um kluge Entscheidungen in Bezug auf coduco und die eigene persönliche Sicherheit zu treffen. Informationen dazu wie und über welche Quellen wir uns informieren, findet ihr in diesem Artikel:
Unser Stand bezüglich unserer Kundenprojekte
Unser Stand bezüglich interner Projekte
Planung des heutigen Tages
Planung und Priorisierung von Maßnahmen für die nächsten Tage/Wochen
Check-Out
Auch den Check-Out machen wir nicht täglich, sondern mindestens 1x pro Woche. Wir reflektieren wie unsere Stimmung und unsere Zufriedenheit mit der aktuellen Arbeitsweise ist. Das hilft uns dabei früh zu erkennen, wenn wir uns an einer Stelle unkompliziert verbessern können und unterstützt unseren persönlichen Austausch. Für die Teilnehmenden bedeutet es außerdem eine kontinuierliche Übung der Selbst- und Fremdreflexion. Denn Feedback gibt es bei uns nicht nur 1x im Jahr.

Da wir mit Microsoft Teams gut eingespielt sind und Webkonferenz-Software in den letzten Jahren generell stetig besser geworden ist, können wir um 10Uhr sofort loslegen und verschwenden keine Zeit für Mikrofoneinstellungen, Rückkopplungen, „Könnt ihr mich hören? Ich kann euch nicht hören. Hallo?“, …
Wir sammeln zu Beginn unsere heutigen Themen und besprechen dann zuerst das, was alle betrifft. Gibt es dann noch Themen, die nur einzelne von uns betreffen, können diese einfach länger in der Leitung bleiben, während die anderen schonmal weiterarbeiten.

Parallel E-Mails lesen und Multitasking ist verboten! (meistens)
Wie im „echten“ Meeting möchten wir auch hier vermeiden, dass einer spricht und keiner zuhört. Das ist nämlich unhöflich, unpersönlich, frustrierend, respektlos, … Ich glaube so eine unangenehme Situation haben die meisten schonmal erlebt. Wer den Eindruck hat, dass er oder sie für den Rest des Meetings nicht gebraucht wird, oder dass das Meeting nicht ausreichend effizient abläuft, darf das jederzeit äußern. Es liegt nämlich in unserem eigenen Einflussbereich daran etwas zu ändern!
Wer genau um 10 Uhr noch ganz dringend etwas erledigen muss, hat die Pflicht die anderen zu informieren und kann um eine Verschiebung bitten. Dazu nutzen wir ebenfalls Microsoft-Teams, denn das haben zu dieser Zeit alle von uns offen.

Auch ein Online-Meeting muss dokumentiert werden
Während jedem Treffen ist eine Person von uns dafür verantwortlich Projekte und Aufgaben in Nozbe zu erstellen und eine andere Person schreibt Informationen mit. Bei „größeren“ Meetings verfassen wir ein Protokoll, welches wir in orgavision* hochladen. Bei unseren täglichen Absprachen brauchen wir das normalerweise nicht. Da reicht uns die Dokumentation von Projekten und Aufgaben in Nozbe.

Zeiten definieren, in denen man erreichbar/nicht erreichbar ist
Für manche von uns bedeutet Homeoffice auch Kinderbetreuung. Es hilft im Team offen darüber zu sprechen, wer wann verfügbar ist und wann eben nicht. Homeoffice heißt weder, dass man weniger arbeitet, noch bedeutet es, dass man permanent erreichbar sein muss.

Große Teams in kleine Teams einteilen
Wie auch bei „echten“ Meetings ist es so, dass es ab einer gewissen Größe schwer wird den Überblick zu behalten und allen ausreichend Gesprächszeit einzuräumen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht nicht mehr als 10 Personen gleichzeitig per Onlinekonferenz miteinander zu verbinden. Wir sind normalerweise sogar nur 5. Große Abteilungen oder Teams können überlegen sich in kleine Einheiten aufzuteilen. Vielleicht gibt es einzelne Projektgruppen oder Aufgabenbereiche, nach denen das Team aufgeteilt werden kann. Einmal in der Woche sollten sich dann „Delegierte“ aus dem Team treffen. In jeder Kleingruppe wird eine Person bestimmt, die die Gruppe gegenüber den anderen vertritt. So ist gewährleistet, dass die Arbeit koordiniert abläuft und Informationen weitergegeben werden, die alle betreffen.

Unser System kann nicht für jeden funktionieren

Wie bereits weiter oben erläutert, arbeitet nur etwa jede zweite Arbeitskraft überhaupt an einem Büroarbeitsplatz und es gibt große Unterschiede in den technischen und organisatorischen Anforderungen. Einen kleinen Bürolaptop für 450€ extra zu kaufen, damit E-Mails und Präsentationen von zu Hause aus bearbeitet werden können, ist einfach etwas anderes, als eine 4500€ Hochleistungsmaschine für anspruchsvollste Tätigkeiten in Forschung, Videoproduktion und 3D-Modelling anzuschaffen.
Unternehmen mit 200 Mitarbeitern arbeiten anders, als Unternehmen mit 20 Mitarbeitern und auch von Branche zu Branche und von Team zu Team gibt es Unterschiede.

Dennoch sind wir bei coduco davon überzeugt, dass Millionen von Arbeitsplätzen ortsunabhängig hervorragend funktionieren und eine Investition in diese Richtung für Unternehmen absolut lohnenswert ist. Je länger diese Krise andauert, desto wichtiger ist es, dass wir an Lösungen arbeiten, um die Erhaltung der Arbeitskraft zu erhalten und gleichzeitig die Gesundheit aller Menschen zu sichern.

Wir haben mittlerweile einiges an Erfahrung in der Recherche und Einführung von Software und unterstützen KMUs jeder größe und Branche gerne dabei ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Am einfachsten ist es uns über unser Kontaktformular anzusprechen.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

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