Ständig ändert sich etwas! – Mehr Überblick über Corona-Richtlinien im Unternehmen

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Susanne Kleider - coduco

Nach jeder Ansprache gibt es neue Informationen und Empfehlungen. Immer wieder ändern sich rechtliche Vorgaben und Hygiene- und Verhaltenstipps sind zahlreich. Diese Woche ist plötzlich etwas Pflicht, das letzte Woche noch gar nicht relevant war.
In diesem Artikel möchten wir kurz darüber sprechen, wie wir und andere Unternehmen mit der Informationsflut und den ständigen Änderungen umgehen.
Für uns ergeben sich aus dieser Situation vor allem drei Schwierigkeiten:

  1. Aktuelle Informationen erhalten
  2. Darauf basierend Maßnahmen entwickeln
  3. Notwendige Maßnahmen an alle Beteiligten kommunizieren

Wir möchten auf diese Problematik gerne konkret eingehen und deswegen etwas Kontext liefern. Dementsprechend möchten wir das Unternehmen Care Concept kurz vorstellen, welches uns zu diesem Artikel inspiriert hat. Dadurch möchten wir es anderen Lesenden außerdem ermöglichen, sich mit uns und Care Concept zu vergleichen, um abzuschätzen wie sie die Informationen aus diesem Artikel verwenden können. Vielleicht passt es eins zu eins, vielleicht sind jedoch Anpassungen nötig, da unsere Lesenden aus ganz unterschiedlichen Branchen kommen und zu Unternehmen verschiedenster Größe und Organisationsform gehören.

Über die Care Concept AG

Die Care Concept AG mit Sitz in Bonn ist seit 1999 Partner für internationale Krankenversicherungen im Ausland. Der Schwerpunkt des Angebots liegt im Bereich Krankenversicherung für kurz- bis mittelfristige Aufenthalte für Ausländer in Europa, Deutsche im Ausland und Reisende weltweit. Das Unternehmen bietet Versicherungslösungen für Geschäftsreisende, Expatriates, Sprachschüler, Studenten, Saisonarbeiter, Au-pairs und Privatreisende. Bausteine wie Assistance, Haftpflicht- und Unfallversicherung runden das Angebot ab.
Derzeit beschäftigt das Unternehmen 116 Mitarbeiter, davon 15 Auszubildende sowie fünf weitere Mitarbeiter in seiner Tochtergesellschaft „Care Concept Consulting & Services“ in Shanghai. 2017 wurde die Care Concept AG vom renommierten „Great Place to Work“-Institut als einer der besten Arbeitgeber Deutschlands ausgezeichnet.
Die Unternehmenskultur der Care Concept AG ist geprägt von Werten wie Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit und Qualität im verantwortlichen und wertschätzenden Umgang mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern.

Aktuelle Informationen erhalten

Bei coduco haben wir den Eindruck, dass wir es ganz gut schaffen über die uns betreffende Neuigkeiten informiert zu bleiben. Eine wichtige Stellschraube dabei bilden unsere regelmäßigen Teambesprechungen. Im Artikel Homeoffice haben wir berichtet, dass wir täglich für ein paar Minuten telefonieren, um uns über Neuigkeiten auszutauschen, unserer Arbeitsweise anzupassen und unseren Tag zu planen. Mittlerweile haben wir die Frequenz verringert und treffen uns zweimal pro Woche, die Inhalte sind jedoch gleichgeblieben. Da jeder von uns sich über andere Kanäle informiert und andere Schwerpunkte hat, können wir durch einen kurzen Austausch ein breites Spektrum an Informationen zusammentragen. Was wir für Informationskanäle benutzen und wie wir mit Leichtigkeit und ohne zusätzliche Angst informiert bleiben, haben wir bereits in einem Artikel beschrieben: Über Covid-19 informiert bleiben – mit mehr Leichtigkeit

Wir denken, dass unser Vorgehen ausreichend ist für kleine Unternehmen oder einzelne kleine Teams innerhalb eines größeren Unternehmens, die schnell reagieren und sich an äußere Umstände anpassen können.
Größeren Unternehmen empfehlen wir diese Aufgabe zu formalisieren. Das bedeutet, dass es fest eingeteilte Menschen gibt, die dafür verantwortlich sind, die Nachrichten zu verfolgen und den Kontakt zu Ämtern, Beratenden und anderen Organisationen zu erhalten. In manchen Unternehmen gründen sich deswegen Corona Task Forces oder es wird ein Corona-Beauftragter benannt.

Gleichzeitig ist jetzt eine noch engere Zusammenarbeit mit Fachkräften für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragten und Betriebsärzten sinnvoll. Das gilt nicht zuletzt auch deswegen, weil es besonders gefährlich für Einzelpersonen, aber auch für Unternehmen ist, wenn mehrere Sicherheitsrisiken zusammen auftreten. In der Corona-Krise ist es für niemanden von uns hilfreich gleichzeitig auch noch einen Arbeitsunfall zu haben oder zusätzlichen, vermeidbaren Sicherheitsrisiken ausgesetzt zu werden. Nur dadurch, dass Experten, Beauftragte und Belegschaft Informationen gesammelt haben, ist es nicht getan. Die Frage ist jetzt, was auf Basis dieser Informationen geschehen muss, um Risiken zu verringern und Vorgaben einzuhalten. Das führt uns zum nächsten Abschnitt dieses Artikels.

Maßnahmen entwickeln

Letzten Endes handelt es sich beim Entwickeln von Regeln, Handlungsempfehlungen und Sicherheitsmaßnahmen um einen kreativen Prozess: Es muss überlegt werden, wie bekannte Schwierigkeiten mit vorhandenen oder leicht zu beschaffenden Ressourcen gemeistert werden können.

Den Überblick über die Anforderungen und die vorhandenen Ressourcen erhalten wir, indem wir uns umfassend informieren. Oft fallen uns dadurch schon unmittelbar Maßnahmen ein oder wir finden sogar konkrete Anleitungen und Tipps und können direkt etwas umsetzen. Manchmal läuft es jedoch etwas schleppender und wir wissen zwar, dass wir etwas tun müssen, wir wissen aber deswegen noch nicht, was wir tun müssen. Dabei können uns kreativitätsfördernde Methoden weiterhelfen, wie zum Beispiel die folgenden vier:

Brainstorming
Alle Ideen, die jemandem kommen, werden ohne Wertung an einem einzigen, zentralen Ort gesammelt. Das kann eine Mind-Map, eine Pinnwand oder ein für alle Beteiligten verfügbares Textdokument sein. Ob die Idee gut oder schlecht ist wird erst später entschieden. Jeder Beitrag ist gut und wichtig und sollte mit Respekt behandelt werden. Gegebenenfalls ist es hilfreich, die Ideen jetzt schon thematisch zu kategorisieren, um nicht den Überblick zu verlieren.  Beim Brainstorming ist Quantität wichtiger als Qualität, deswegen brainstormt man am besten zusammen. Im Gegenseitigen Austausch entstehen neue Ideen, auf die eine Einzelperson allein vielleicht nie gekommen wäre.

Wenn du einen Flaschengeist hättest, dann …

Bei dieser Methode stellen wir uns folgende Frage: Wenn ich einen Flaschengeist hätte, der mir drei Wünsche erfüllt, was würde ich mir dann wünschen? Eine solche Denkweise erlaubt uns einmal von der Realität Abstand zu nehmen und frei und unabhängig von möglicherweise begrenzenden Faktoren zu denken. Wir können idealistisch sein und unser Optimum definieren. Gleichzeitig heben wir nicht zu weit ab, da wir schließlich nur drei Wünsche haben, nicht unendlich viele.
Sind die drei Wünsche zu Papier gebracht, kann überlegt werden, was die Realität hergibt, um möglichst nah an diese drei Wünsche und an unseren Idealzustand heranzukommen.

Kopfstand
Was müssten wir tun, damit alles noch viel schlimmer wird? Bei coduco könnte das zum Beispiel so aussehen:
Wir werden die maximale Menge an Bußgeldern kassieren, weil wir uns an keine einzige Richtlinie halten. Wir erhöhen die Wahrscheinlichkeit uns anzustecken, indem wir so viele Präsenztermine wie möglich mit unseren Kunden ausmachen. Seminare und Workshops halten wir planmäßig ab und verwenden dabei Interaktionen, die es erfordern, dass Teilnehmende nah beieinanderstehen und sich an den Händen halten. Wir teilen uns die Handtücher im Bad und benutzen am Buffet die gleichen Zangen und Schöpflöffel. Abends sitzen wir alle noch gemütlich zusammen und greifen gemeinsam in dieselbe Chipstüte. Über unsere Finanzen verlieren wir schon nach wenigen Tagen den Überblick, da keiner von uns sich darum kümmert. Dementsprechend bekommen wir von staatlichen und privaten Hilfsangeboten nichts mit und nehmen diese nicht in Anspruch.
Durch diese Herangehensweise können wir uns vor Augen führen, was wir auf jeden Fall vermeiden wollen. Wir können ganz klar sagen: So machen wir das nicht! Kehren wir unser Horror-Szenario dann um, ergeben sich erste Ideen für Maßnahmen, die wir umsetzen können.

Woanders ist das Gras immer grüner
Die Idee hinter dieser Methode ist, dass wir mitunter zu anderen Unternehmen hinüberschauen, die augenscheinlich großartig mit der Krise umgehen. Wir fragen uns dann: Wieso ist das Gras bei denen grüner? Was machen sie anders? Was gefällt mir an deren Vorgehen? Unsere Erkenntnisse versuchen wir dann für unser eigenes Vorgehen zu nutzen.

Viele Kreativitätsmethoden kann man auch gut online durchführen. Dafür können Chats oder Videokonferenzen genutzt werden oder man kann in einem geteilten Dokument arbeiten. Besonders visuell ansprechende Möglichkeiten bieten dabei Mind-Maps oder digitale Whiteboards, die die Integration von Bildern, Videos oder anderen Medien erlauben.

Nachdem Maßnahmen erarbeitet wurden, stellt sich noch eine Frage: Wie kommuniziert man diese möglichst an alle Beteiligten? Die besten Maßnahmen können uns schließlich nicht helfen, wenn niemand davon weiß.

Notwendige Maßnahmen an alle Beteiligten kommunizieren

Bei coduco ist das noch nicht so schwierig: Maßnahmen, die unsere Belegschaft betreffen, können wir noch einfach über Microsoft Teams oder in unserer Teambesprechung weitergeben. Dadurch können wir gewährleisten, dass wir alles mitbekommen, was uns betrifft. Sind unsere Kunden betroffen, so informieren wir sie gezielt telefonisch oder per E-Mail. Ändern wir etwas dauerhaft, so halten wir das in unserem digitalen Managementsystem orgavision* fest. Wenn die Änderung gespeichert wird, bekommt jeder in unserem Team automatisch eine E-Mail mit einer Aufforderung die Änderung zu lesen und mit einem Klick zur Kenntnis zu nehmen.

Deutlich strukturierter geht die Care Concept AG mit dem Thema um. Alle Mitarbeitenden haben einen eigenen Zugang zu orgavision*, da hier perspektivisch alle Informationen hinterlegt sind, die die Belegschaft für ihre Arbeit braucht.
Wird jetzt durch den gebildeten Krisenstab eine neue Maßnahme entschieden, wird diese ebenfalls in orgavision eingepflegt. Die Mitarbeitenden erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung auf die neue Veröffentlichung. Diese können die Änderungen lesen und daraufhin mit einem Klick bestätigen, dass sie die Information erhalten haben. Für die Verantwortlichen ist jederzeit ersichtlich, wer das neue Dokument zur Kenntnis genommen hat und wer noch nicht. Das heißt, dass keine große Besprechung und keine langen E-Mails nötig sind, um Corona-Anweisungen an die Belegschaft weiterzugeben. Wird eine Änderung vorgenommen, werden wieder automatisch alle informiert. Ist jemand krank oder im Urlaub, so kann er auch von zuhause aus bereits alle Änderungen sehen. Nimmt jemand eine Information innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums nicht zur Kenntnis, werden die Führungskräfte benachrichtigt und können bei Bedarf nachhaken.

Jeder Mitarbeitende kann, ähnlich wie in einem sozialen Netzwerk, Kommentare schreiben und Fragen stellen, Anmerkungen machen oder aktuelle Informationen weitergeben. Dadurch ergibt sich eine Rückmeldeschleife: Die Verantwortlichen erfahren, wer die Maßnahmen gelesen hat und was andere darüber denken.

Da sie alle Informationen bezüglich der Corona-Krise in einem Bereich sammeln, ist auch in Zukunft leicht nachvollziehbar, welche Informationen wann und an wen geflossen sind, ohne dass aktiv Dokumentationsaufwand entsteht.

Ein solches Vorgehen finden wir passend für größere Unternehmen oder Unternehmen, die durch die Corona-Krise besonders gefährdet sind. Zusätzlich profitieren können Unternehmen, bei denen ein regelmäßiger persönlicher Austausch mit der gesamten Belegschaft nicht möglich ist. Durch ein System wie orgavision* kann nämlich jede einzelne Person die neuen Informationen zeitnah lesen und zur Kenntnis nehmen.

Wir hoffen sehr, dass es auch in diesem Artikel Informationen gab, die dem ein- oder der anderen Lesenden weiterhelfen und dazu inspirieren, selbst aktiv an dem Thema zu arbeiten und zu gestalten, was im eigenen Einflussbereich liegt.

Viel Kraft, Mut und Gesundheit wünscht euch das gesamte coduco Team!

Ressourcen und Quellen:
https://www.care-concept.de/ zuletzt abgerufen am 06.05.2020
https://coduco.de/ueber-covid-19-informiert-bleiben-mit-mehr-leichtigkeit/ zuletzt abgerufen am 06.05.2020
https://orgavision.com* zuletzt abgerufen am 06.05.2020

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