Von zu Hause aus das Unternehmen verbessern

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coduco - Susanne Kleider

Diese Krisensituation und die aktuellen Ausgangsbeschränkungen führen zu erheblichen Schwierigkeiten für die meisten deutschen Unternehmen, von Selbstständigen bis zu Großkonzernen. Wir selbst nehmen eine gewisse Entschleunigung wahr: keine Autofahrten, keine Familienbesuche, weniger Kundentermine, kein Vereinssport, …

Gleichzeitig herrscht großes Verständnis, da alle betroffen sind und die Einschränkungen mehr oder weniger stark zu spüren bekommen.

Für manche von uns fühlen sich die Tage aktuell ungewohnt lang an und das Coronavirus ermöglicht uns fast schon so etwas wie eine Verschnaufpause. Die frei gewordenen Kapazitäten möchten wir gerne nutzen, um an den Sachen zu arbeiten, die uns im Alltag sonst immer stören, für deren Optimierung wir uns aber trotzdem nicht immer genug Zeit nehmen.

Wir denken, dass es anderen Unternehmen ähnlich geht. Daher möchten wir unsere Ideen für Verbesserungsprojekte, die von überall aus durchgeführt werden können (solange ein PC und eine Internetverbindung vorhanden sind), mit euch teilen.

Strategische Überlegungen

Darunter verstehen wir die grundsätzliche Ausrichtung des Unternehmens:

  • Welche Stärken hat das Unternehmen?
  • Was sind die Werte des Unternehmens?
  • Wie sieht unsere Vision aus?
  • Welche Zielgruppe wird angesprochen?
  • Was macht dieses Unternehmen anders als andere?
  • Welche Ressourcen werden in der Zukunft benötigt, um den Unternehmenszweck zu erfüllen?
  • Welche Schlussfolgerungen ergeben sich daraus für die langfristige Planung?

Wir selbst stellen jedes Jahr einen Strategieplan zusammen, den wir alle paar Monate anschauen, um zu überlegen, wie wir vorangekommen sind und wo wir nachjustieren müssen. Für Unternehmen, die für dieses Jahr schon eine Strategie entwickelt haben, ist jetzt ein guter Moment um diese genau anzuschauen und zu überprüfen, was angepasst werden muss, um die Strategie an die aktuelle Krise anzupassen. Viele Unternehmen haben noch gar keine definierte Strategie und agieren ausschließlich spontan und kurzfristig. In diesem Fall ist jetzt ein guter Moment, um über die Zukunft nachzudenken.

  1. Zunächst teilen wir dazu jedes Unternehmen in Teilbereiche ein (z. B. „Unsere Mitarbeiter“, „Kunden und Produkte“, „Ressourcen und Finanzen“, etc.).
  2. Anschließend definieren wir langfristige Ziele: Wie wollen wir in 5 Jahren dastehen?
  3. Haben wir für jeden Bereich die langfristigen Ziele festgelegt, geht es weiter mit dem aktuellen Jahr: Was müssen wir dieses Jahr tun, um uns unseren Zielen anzunähern?
  4. Jetzt empfiehlt es sich einmal alle Bereiche anzuschauen und zu prüfen: Ist das, was für dieses Jahr geplant ist, überhaupt zu schaffen? Was sollten wir lieber erst nächstes Jahr anpacken?

Nicht nur Unternehmen brauchen eine Strategie! Auch einzelne Bereiche, Abteilungen, Teams oder Arbeitnehmer können eine langfristige Planung haben, die die Unternehmensstrategie unterstützt.

Hard- und Software recherchieren

Schon ewig steht die Einführung einer Projektmanagement-Software aus? Zum aktuellen ERP-System sollen neue Module hinzugefügt werden? Die Leistung der Firmen-Laptops reicht so langsam nicht mehr aus? Zu Hause ist ein guter Ort, um neue Angebote zu recherchieren, Testversionen auszuprobieren und Reviews zu lesen. Dieses Thema ist aus unserer Sicht gerade besonders wichtig, da viele Unternehmen sich digitaler ausrichten, um die eigene Belegschaft nicht unnötigen Risiken auszusetzen und sich an geltende Ausgangsbeschränkungen zu halten. Über das Thema Homeoffice bzw. ortsunabhängiges Arbeiten haben wir einen Artikel geschrieben, indem wir beschreiben, welche Software wir zu diesem Zweck selbst benutzen und wie wir, trotz „social distancing“ in regelmäßigem Austausch bleiben und den Kontakt zueinander nicht verlieren.

An der Außenwirkung arbeiten

Besonders Kleinstunternehmen haben noch keine Marketing- oder PR-Abteilung und oftmals auch keine Agentur, die sich um die Außenwirkung kümmert. Wir selbst arbeiten gerne mit externen Expertinnen und Experten zusammen, um unser Unternehmen gut darzustellen. Gleichzeitig gibt es viele kleine Aufgaben, die wir selbst übernehmen können. Im nächsten Absatz möchten wir einige, kleine bis große, Ideen zusammenstellen:

  • Visitenkarten, Flyer und andere Printmedien nachbestellen
  • Texte auf der Webseite nachlesen und prüfen, ob Änderungen notwendig sind
    (Ist eine der Formulierungen vielleicht nicht mehr zeitgemäß? Sind Inhalte veraltet? Sind auch unsere neusten Produkte und Dienstleistungen schon online? Sollten Fotos aktualisiert werden?)
  • Vorlagen und Formulare gestalten/aktualisieren
    (Für Visitenkarten, Briefpapier, Rechnungen, Berichte, Präsentationen,…)
  • Soziale Netzwerke aktualisieren
    (Veraltete Öffnungszeiten und Telefonnummern aktualisieren, neue Fotos hochladen, Beiträge veröffentlichen und für die Zukunft planen, Kontakte hinzufügen und anschreiben, Beiträge aus Gruppen lesen und selbst etwas zur Diskussion beitragen,…)

Rollenbeschreibungen anfertigen

Obwohl wir selbst nicht so viele sind, haben wir mehr als 25 Rollenbeschreibungen. Jeder von uns hat mindestens drei verschiedene Rollen. Andrea zum Beispiel ist DSGVO-Beauftragte, Soft- und Hardware-Beauftragte, Co-Managerin, Trainerin und Beraterin. (Ja, das sind drei verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Aufgaben und nicht jeder bei coduco hat alle drei Rollen inne. Fragt gerne bei uns nach, wenn ihr den Unterschied wissen möchtet.)
Leonhard hat die Rollen allgemeine Bürotätigkeiten, Hausmanagement, Außenbereich Nussanger und Seminarverwaltung.
So ergibt sich ein doch recht großes Organigramm, obwohl wir ein kleines Unternehmen sind. Es ist schwer den Überblick über die Aufgabenbereiche, Befugnisse und Vertretungsregeln zu behalten, ohne die Rollen schriftlich festzuhalten.
Manchmal ändert sich auch etwas. Eine Rolle muss zum Beispiel aufgeteilt werden oder es kommen Aufgaben hinzu. Deswegen versuchen wir mindestens 1x im Jahr unsere Rollenbeschreibungen zu aktualisieren.

Eine vollständige Rollenbeschreibung sollte mindestens diese vier Punkte enthalten:

  1. Zweck oder Auftrag der Rolle: Wieso tun die Inhabenden der Rolle das, was sie tun? Wie trägt das zum Unternehmenszweck bei?
  2. Aufgaben: Welche Aufgaben hat die Rolle?
  3. Befugnisse: Was darf die Rolle, was andere Rollen nicht dürfen? Verfügt sie zum Beispiel über bestimmte Budgets? Darf sie Gerätschaften benutzen, die andere nicht bedienen können? Gibt es wichtige Entscheidungen, die die Rolle selbstständig treffen darf?
  4. Stellvertretende: Was passiert, wenn Inhabende dieser Rolle nicht da sind?

Wir haben schon in unserem Homeoffice-Artikel erwähnt, dass wir orgavision* als unser digitales Managementsystem verwenden. Dementsprechend legen wir hier auch unsere Rollenbeschreibungen an, was für uns den Vorteil hat, dass wir alle von überall aus darauf zugreifen können, wenn wir etwas nachlesen oder überarbeiten möchten. Außerdem können wir den aktuellen Punkt, Rollenbeschreibungen, und unseren nächsten Punkt, Prozessbeschreibungen, miteinander verbinden, da wir beides im gleichen System abbilden und miteinander verlinken können. Wenn ihr sehen möchtet, wie so etwas aussehen kann, könnt ihr gerne zu uns oder auch zu orgavision Kontakt aufnehmen*.

Prozessbeschreibungen anfertigen

Im letzten Jahr hat Tobias große Teile des kaufmännischen Bereichs übernommen. Um die Übergabe zu vereinfachen, hat Andrea zuvor ein paar Prozessbeschreibungen und Anleitungen erstellt und konnte so alle Aufgaben, die sie zuvor in dem Bereich hatte, in wenigen Tagen übergeben. Wir empfinden solche Prozessbeschreibungen auch dann als hilfreich, wenn wir darüber diskutieren, wo etwas schief läuft, und wie wir es besser machen können. Außerdem können uns gemeinsam erarbeitete und schriftlich festgelegte Prozesse dabei helfen eine möglichst einheitliche Arbeitsweise zu etablieren, sodass zum Beispiel Beratungsberichte immer auf dieselbe Art und Weise angefertigt werden.

Die einfachste Möglichkeit, einen Prozess zu beschreiben, ist vermutlich mithilfe einer nummerierten Liste.

  1. Kaffeefilter raussuchen
  2. Kaffeefilter mit 4 Esslöffeln Pulverkaffee befüllen
  3. Kaffeefilter in die Kaffeemaschine einsetzen
  4. Wasser in die Kaffeemaschine einfüllen
  5. Kaffeemaschine anschalten
  6. Warten, bis der Kaffee durchgelaufen ist (ca. 10 min)
  7. Kaffeemaschine ausschalten
  8. Kaffeefilter im Mülleimer unter der Spüle entsorgen
  9. Kaffee genießen!

Viele Prozesse sind jedoch deutlich komplizierter. Manchmal braucht es mehrere beteiligte Rollen, zahlreiche Schnittstellen oder verschiedene Formulare und Dokumente. In solchen Fällen bieten sich Prozessdiagramme an, die man zu Hause entweder mit Stift und Papier, mit Post-its auf dem Tisch oder mit bestimmter Software am Computer gestalten kann.

Wir arbeiten bei der Verschriftlichung unserer eigenen Prozesse aktuell ausschließlich mit orgavision* und nicht mehr mit Papier. Wenn wir zusammen an einem Prozess arbeiten möchten, nutzen wir dazu Bildschirmübertragungen, solange wir uns nicht persönlich sehen können, und pflegen die Änderungen direkt ein. So sieht zum Beispiel unser Prozess „Seminarnachbereitung am letzten Seminartag“ aus:

Wer schon über Prozessdiagramme oder andere Ablaufbeschreibungen verfügt, kann diese jetzt durchgehen und überlegen, ob sie aktuell sind und ob die beschriebenen Prozesse ihren Zweck erfüllen. Meetings, um an den Prozessen zu arbeiten, kann man wunderbar online durchführen und die besprochenen Änderungen direkt eintragen. Wie wir bei coduco Webmeetings abhalten, könnt ihr in diesem Artikel nachlesen.

Mitarbeitergespräche führen

Im Alltagsstress bleiben Mitarbeitergespräch oft auf der Strecke und werden nicht, oder zu selten, geführt. Wir denken, dass Mitarbeitergespräche auch vor- und nachbereitet werden sollten. Das alles geht auch aus dem Homeoffice oder in kleinen Sitzungen mit nur zwei Personen. Vielleicht ist jetzt sogar eine besonders gute Zeit für Mitarbeitergespräche, da viele von uns weniger mit Kundenaufträgen beschäftigt, wodurch Zeit frei wird. Außerdem denken wir, dass besonders in schwierigen Zeiten persönliche Beziehungen gepflegt und gestärkt werden sollten.

Datei-Chaos beseitigen

Ist der ganze Desktop schon voll mit Text- und Bilddokumenten? Gibt es Dateien auf dem eigenen Rechner, oder in der gemeinsamem Dateiablage, die schon lange niemand mehr braucht? Jetzt ist ein guter Moment Laptop, Diensthandy, Cloud, digitale To-do-Liste und Co. von überflüssigen Dateien zu befreien und das, was dann noch übrig bleibt, gut zu strukturieren. Ohne die Suchfunktion am Laptop zu benutzen, sollten wir jede Datei auf unseren Geräten in weniger als einer Minute finden können. Für Fortgeschrittene gerne auch schneller: weniger als 30 Sekunden Suchzeit. Das kann man hervorragend mit sich selbst testen. Manchmal hilft es uns trotzdem, dabei miteinander zu telefonieren. Es macht ein bisschen mehr Spaß, sich um so was zu kümmern, wenn man es zusammen macht und offene Fragen sofort klären kann (z. B. „Braucht noch irgendwer dieses Formular?“ oder „Ist Projekt XYZ noch in Arbeit, oder kann ich es löschen?“).

Etwas neues Lernen oder die eigenen Kenntnisse vertiefen

Von zu Hause aus kann man hervorragend Bücher lesen, Online-Kurse mitmachen und Webinare anschauen. Dabei kann man gleichzeitig kleine Unternehmen und Selbstständig unterstützen, wenn man darauf achtet Bücher und Kurse nicht unbedingt bei Großkonzernen zu kaufen. Aufgrund des Coronavirus liefern aktuell selbst kleine Buchhandlungen in die eigene Stadt und Bildungsinstitutionen stellen vermehrt ihr Programm digital zur Verfügung. Sich regelmäßig weiterzubilden hilft nicht nur dabei sich selbst und die eigene Arbeit zu verbessern. Es ist gleichzeitig eine Möglichkeit (gesellschaftliche) Trends mitzubekommen. Ein paar Ideen, was wir alles ortsunabhängig lernen können:

  • Neue Funktionen und Tipps für häufig verwendete Software kennenlernen
  • Zeitgemäße Managementliteratur und Ratgeber für Unternehmen lesen
  • Neue Fähigkeiten erlernen (z. B. Grundlagen des Programmierens, Bildbearbeitung, gewaltfreie Kommunikation oder Grundlagen der Suchmaschinenoptimierung)
  • Zertifikate und formelle Qualifikationen erwerben (Fernstudiengänge und Online-Fortbildungen, z. B. zu Qualitätsmanagement, Datenschutz, Marketing, Prozessmanagement, Wirtschaftspsychologie,…)
  • Online-Austausch mit Menschen aus anderen Unternehmen (z. B. über XING oder Unternehmensnetzwerke)

Auch wir möchten gerne Neues lernen und uns mit anderen Unternehmen austauschen. Möchtet ihr gerne mehr zu den Themen dieses Artikels erfahren, oder euch mit uns austauschen, kontaktiert uns bitte. Uns ist es wichtig mit unseren Kunden und Partnern in persönlichem, engem und oft auch freundschaftlichem Kontakt zu bleiben, obwohl wir uns in nächster Zeit vermutlich nicht von Angesicht zu Angesicht treffen können.

Viel Kraft, Mut, Gesundheit und nur das Beste, wünscht euch das gesamte coduco Team!

Quellen und Ressourcen:
https://www.orgavision.com/* zuletzt abgerufen am 31.03.2020

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